Wirtschaftsplan WEG: Finanzplan erstellen [2025]

Als Mitglied einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) sind Sie Teil einer Gemeinschaft, die gemeinsam für den Erhalt und die Wertsteigerung einer Immobilie verantwortlich ist. Ein zentraler Bestandteil dieser gemeinsamen Aufgabe ist der Wirtschaftsplan. In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie über den Wirtschaftsplan wissen sollten.

Der Wirtschaftsplan: Das finanzielle Fundament Ihrer WEG

Der Wirtschaftsplan ist nichts anderes als Ihr finanzieller Kompass für das kommende Wirtschaftsjahr. Er stellt eine detaillierte Prognose aller erwarteten Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft dar. Der Wirtschaftsplan dient in erster Linie dem Werterhalt und der Wertsteigerung Ihrer Immobilie. Durch eine sorgfältige Planung von Ausgaben für Instandhaltung, Reparaturen und Modernisierungen wird sichergestellt, dass Ihr Eigentum seinen Wert behält und im Idealfall sogar steigert.

Darüber hinaus dient der Wirtschaftsplan als Indikator für die finanzielle Lage der Gemeinschaft und ist eine wichtige Entscheidungsgrundlage für sowohl bestehende als auch potenzielle Eigentümer/-innen.

Durch eine vorausschauende Planung trägt der Wirtschaftsplan zur Risikominimierung bei und schützt die Eigentümer/-innen vor Wertverlusten, die durch finanzielle Engpässe oder eine Zahlungsunfähigkeit der WEG entstehen könnten. Die Funktionen des Wirtschaftsplanes sind:

• Finanzielle Vorausschau: Der Wirtschaftsplan prognostiziert die erwarteten Einnahmen und Ausgaben der WEG für das nächste Wirtschaftsjahr.
• Liquiditätssicherung: Er stellt sicher, dass ausreichend Mittel für die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums vorhanden sind.
• Kostenverteilung: Der Wirtschaftsplan legt fest, wie viel jede/r Eigentümer/-in in Form von Hausgeld zur Gemeinschaft beitragen muss.

Einen Wirtschaftsplan zu erstellen, ist Pflicht

Muss Ihre Eigentümergemeinschaft einen Wirtschaftsplan erstellt bekommen? Die Antwort ist eindeutig: Ja. Die gesetzliche Verpflichtung hierzu ergibt sich aus § 28 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG Gesetz). Der Wirtschaftsplan ist nicht nur für die finanzielle Stabilität der Eigentümergemeinschaft wichtig, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben.

Sollte für ein neues Wirtschaftsjahr kein neuer Wirtschaftsplan vorliegen, so kann die Gültigkeit des bestehenden Plans grundsätzlich verlängert werden. Dies kann entweder durch eine ausdrückliche Vereinbarung über eine längere Geltungsdauer oder durch eine sogenannte Fortgeltungsklausel erfolgen.

Fehlt ein aktueller Wirtschaftsplan gänzlich, so bleibt der zuletzt beschlossene Wirtschaftsplan solange gültig, bis ein neuer beschlossen wird. Eine unbefristete Fortgeltung eines alten Plans ist jedoch rechtlich nicht zulässig.

Der Wirtschaftsplan Ihrer WEG - Hausverwaltung ist für Erstellung zuständig

Als Mitglied Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft werden Sie jährlich mit dem Wirtschaftsplan konfrontiert. Aber wer erstellt diesen wichtigen finanziellen Fahrplan eigentlich? Die Hauptverantwortung liegt bei Ihrer Hausverwaltung:

• Gesetzliche Verpflichtung: Die Hausverwaltung ist per Gesetz dazu verpflichtet, den Wirtschaftsplan zu erstellen.
• Fachkompetenz: Professionelle Verwaltungen verfügen über einen Überblick über laufende Kosten und geplante Instandhaltungsmaßnahmen, Erfahrungswerte aus vergangenen Jahren und ein Netzwerk zu Dienstleister/-innen für aktuelle Kostenschätzungen.
• Zusammenarbeit: Die Erstellung erfolgt oft in Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat, einem Gremium aus Eigentümer/-innen, das den/die Verwalter/-in unterstützt und kontrolliert.
• Transparenz ist Pflicht: Der Wirtschaftsplan muss klar und nachvollziehbar sein, damit Sie als Eigentümer/-in die finanzielle Lage der WEG verstehen können.
• Genehmigungsprozess: Der fertige Wirtschaftsplan wird Ihnen zur Abstimmung vorgelegt und muss von der Mehrheit der Eigentümer/-innen angenommen werden.

Worauf Sie achten sollten:

• Realistische Planung: Ein/e gute/r Verwalter/-in berücksichtigt Faktoren wie Inflation und langfristige Investitionen.
• Ausgewogenes Hausgeld: Ist das Hausgeld zu niedrig angesetzt? Dann besteht ein Risiko von Finanzierungsproblemen bei unerwarteten Ausgaben. Ist das Hausgeld zu hoch angesetzt? Kann könnte es zu Unmut und Misstrauen innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft kommen.

Tipp: Ein sorgfältig erstellter Wirtschaftsplan ist das Fundament für eine stabile finanzielle Zukunft Ihrer WEG. Scheuen Sie sich nicht, in der Eigentümerversammlung Fragen zu stellen und sich aktiv in den Prozess einzubringen.

Wirtschaftsplan beinhaltet eine Aufstellung aller Einnahmen und Ausgaben

Der Wirtschaftsplan gibt Ihnen einen Überblick über alle geplanten voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft.

Einnahmen sind alle Gelder, die der Eigentümergemeinschaft zufließen und die die monatlichen Zahlungen der Eigentümer/-innen reduzieren können. Dazu gehören beispielsweise:

• Hausgeld: Die regelmäßigen Zahlungen der Eigentümer/-innen.
• Mieteinnahmen: Wenn die Gemeinschaft Teile des gemeinschaftlichen Eigentums vermietet.
• Sonstige Einnahmen: Dazu zählen zum Beispiel Erlöse aus dem Verkauf von Altmetall oder Spenden.

Ausgaben sind alle Kosten, die die Eigentümergemeinschaft im Laufe des Wirtschaftsjahres zu tragen hat. Typische Kosten sind:

• Kosten für die Verwaltung: Gebühren für die Verwaltung der WEG durch eine Hausverwaltung.
• Instandhaltung: Kosten für Reparaturen, Sanierungen und Erneuerungen des gemeinschaftlichen Eigentums.
• Betriebskosten: Ausgaben für Heizung, Wasser, Strom, Müllentsorgung, Reinigung und Gartenpflege.
• Versicherungen: Beiträge für Gebäude- und Haftpflichtversicherungen.
• Rücklagen: Ein Teil der Einnahmen wird für größere Anschaffungen oder unerwartete Kosten zurückgelegt.

Der Wirtschaftsplan hilft Ihnen Eigentümer/-innen also dabei, transparent zu sehen, wofür Ihr Geld verwendet wird und wie sich die Finanzen der Eigentümergemeinschaft entwickeln.

Der Beschluss des Wirtschaftsplans: Ein Leitfaden für Ihre WEG

Der Wirtschaftsplan wird jedes Jahr neu in der Eigentümerversammlung beschlossen. Um sicherzustellen, dass alle Eigentümer/-innen an diesem wichtigen Entscheidungsprozess beteiligt sind, folgt der Beschluss des Wirtschaftsplans einem klar strukturierten Ablauf:

Jährlicher Rhythmus und Vorbereitung: Der Wirtschaftsplan wird in der Regel einmal jährlich erstellt und von der Gemeinschaft beschlossen. Er gilt üblicherweise für ein Wirtschaftsjahr. Die Verwalter/-innen übernimmt die Aufgabe, den Plan zu erstellen und die Wohnungseigentümer/-innen rechtzeitig darüber zu informieren. Hierzu erhalten alle Eigentümer/-innen den Wirtschaftsplan zusammen mit der Einladung zur Eigentümerversammlung.

Ankündigung und Transparenz: Damit alle Wohnungseigentümer/-innen die Möglichkeit haben, sich mit dem Wirtschaftsplan vertraut zu machen und ihre Fragen zu klären, muss dieser als fester Tagesordnungspunkt in der Einladung zur Eigentümerversammlung aufgeführt werden. Eine Beschlussfassung ohne vorherige Ankündigung ist rechtlich unzulässig.

Ablauf der Eigentümerversammlung: Während der Versammlung wird der Wirtschaftsplan in der Regel von der Hausverwaltung oder einem Bevollmächtigten vorgestellt. Anschließend haben alle Anwesenden die Möglichkeit, Fragen zu stellen, ihre Meinung zu äußern und gegebenenfalls Änderungsvorschläge einzubringen. Die endgültige Entscheidung über den Wirtschaftsplan erfolgt dann durch Abstimmung. Diese kann schriftlich, mündlich oder auch digital durchgeführt werden. In der Regel genügt die einfache Mehrheit der Stimmen, um einen Beschluss zu fassen. Abweichende Regelungen können jedoch in der Teilungserklärung festgelegt sein.

Verbindlichkeit und Bestätigung: Nach erfolgreicher Beschlussfassung gilt der genehmigte Wirtschaftsplan für die kommende Wirtschaftsperiode. Um die Gültigkeit des Beschlusses zu bestätigen, wird er in der Regel von dem Verwaltungsbeirat oder der gesamten Gemeinschaft unterzeichnet.

Die rechtliche Grundlage bildet das Wohnungseigentumsgesetz (WEG)

Die rechtliche Grundlage für den Wirtschaftsplan einer WEG bildet das Wohnungseigentumsgesetz. Insbesondere § 28 Absatz 1 WEG verpflichtet die Verwaltung zur jährlichen Erstellung eines Wirtschaftsplans. Nur so wird die Funktion erfüllt, die gemeinschaftlichen Finanzen transparent zu kontrollieren und zu planen.

Erstellung durch die Hausverwaltung

WEG § 28 Absatz 1 legt fest, dass für jedes Kalenderjahr die WEG-Verwaltung einen Wirtschaftsplan erstellen muss. Gemäß § 28 Absatz 2 WEG ist nach Ablauf des Jahres ein Abgleich zwischen den tatsächlichen Kosten und dem Wirtschaftsplan erforderlich. Zu diesem Zweck erstellt die Verwaltung eine detaillierte Jahresabrechnung, die alle realen Einnahmen und Ausgaben auflistet und die allen Wohnungseigentümer/-innen zur Prüfung vorgelegt wird. Auf Basis dieser Abrechnung können gegebenenfalls Nachzahlungen eingefordert oder die Vorschüsse für das kommende Wirtschaftsjahr angepasst werden.

Prüfung durch den Verwaltungsbeirat

Gemäß WEG § 29 Absatz 2 obliegt es der WEG, den Wirtschaftsplan zu beschließen. In diesem Zusammenhang ist der Verwaltungsbeirat verpflichtet, die von der Verwaltung erarbeiteten Dokumente – sowohl den Wirtschaftsplan als auch die Jahresabrechnung – einer gründlichen Prüfung zu unterziehen und Stellung dazu zu nehmen.

Der Beirat sorgt dafür, dass Ihre Interessen als Eigentümer/-in gewahrt werden. Er überprüft, ob der Wirtschaftsplan realistisch ist und ob die Kosten angemessen sind. Zudem kann er Ihnen helfen, die komplexen Zusammenhänge im Wirtschaftsplan besser zu verstehen. Nach diesem Prozess können Sie als Eigentümer/-in in der Eigentümerversammlung über den Wirtschaftsplan abstimmen.

Dies verdeutlicht die enge Verknüpfung zwischen dem Wirtschaftsplan Ihrer WEG für das bevorstehende Wirtschaftsjahr und der Jahresabrechnung des vergangenen Zeitraums. Es ist ratsam für alle Miteigentümer/-innen, signifikante Abweichungen in den Kostenvoranschlägen – sei es nach oben oder unten – im Vergleich zum Vorjahr kritisch zu hinterfragen und genau zu prüfen.

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Der Einzelwirtschaftsplan

Neben dem Gesamtwirtschaftsplan für die gesamte Eigentümergemeinschaft erstellt die Hausverwaltung für jede/n Miteigentümer/-in einen individuellen Einzelwirtschaftsplan. Dieses System ermöglicht es den Eigentümer/-innen, ihre finanziellen Pflichten klarer zu überblicken. Der Einzelwirtschaftsplan als Bestandteil der WEG-Verwaltung erfüllt mehrere Zwecke:

1. Monatliches Hausgeld: Der Plan zeigt Ihnen als Wohnungseigentümer/-in genau, wie viel Sie monatlich als Hausgeld zu zahlen haben.
2. Fokus auf Gemeinschaftseigentum: Beachten Sie, dass der Einzelwirtschaftsplan sich ausschließlich auf Zahlungen für das Gemeinschaftseigentum bezieht. Kosten für Ihre private Wohnung oder die Verwaltung des Sondereigentums sind hier nicht enthalten.
3. Transparenter Verteilungsschlüssel: Der Plan offenbart, wie die Kosten für das Gemeinschaftseigentum auf die einzelnen Wohnungseigentümer/-innen verteilt werden. Dieser Schlüssel basiert in der Regel auf dem Miteigentumsanteil (MEA), der in der Gemeinschaftsordnung oder Teilungserklärung festgelegt ist.

Der Einzelwirtschaftsplan ist somit Ihr persönlicher finanzieller Kompass innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft. Er gibt Ihnen Klarheit über Ihre Verpflichtungen und hilft Ihnen, Ihre Ausgaben für das gemeinschaftliche Eigentum nachzuvollziehen und zu planen. Die Kombination aus Gesamt- und Einzelwirtschaftsplänen in einer WEG dient dazu, ein hohes Maß an Transparenz und Fairness in allen finanziellen Angelegenheiten zu gewährleisten.

Tipp: Wenn Sie als Miteigentümer/-in einer WEG Ihre monatlichen Kosten einschätzen möchten, können Sie sich an einer Faustregel orientieren: Das Hausgeld liegt typischerweise etwa 20 bis 30 Prozent über den monatlichen Nebenkosten einer vergleichbaren Wohnung. Dieser Unterschied erklärt sich hauptsächlich durch zusätzliche Ausgaben, die bei Mietwohnungen nicht anfallen, wie etwa die Kosten für die Hausverwaltung und Instandhaltungsmaßnahmen.

Beachten Sie außerdem, dass neben dem Hausgeld noch weitere finanzielle Verpflichtungen auf Sie zukommen. Ein bedeutender Posten ist die Grundsteuer, die separat zu entrichten ist und weder im Hausgeld noch im Wirtschaftsplan berücksichtigt wird.

Mehr Tipps? In diesem Blogartikel beantworten wir die Frage, ob das Hausgeld umlagefähig ist.

Wirtschaftsplan vs. Jahresabrechnung: Der Unterschied für Wohnungseigentümer/-innen

In Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft spielen zwei zentrale finanzielle Dokumente eine wichtige Rolle: der Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung. Beide sind eng miteinander verknüpft und bieten zusammen einen umfassenden Überblick über die finanzielle Lage Ihrer Gemeinschaft. Gerne erklären wir Ihnen den Unterschied zwischen Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung:

Der Wirtschaftsplan: Ein Blick in die Zukunft

Der Wirtschaftsplan ist im Wesentlichen der Haushaltsplan einer WEG. Er wird in der Regel zu Beginn eines jeden Jahres erstellt und gibt eine Prognose über die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben für das kommende Kalenderjahr. Der Wirtschaftsplan dient als Grundlage für die Festlegung der monatlichen Hausgeldzahlungen, die von den Eigentümer/-innen zu leisten sind.

• Zweck: Finanzielle Planung für das kommende Jahr.
• Zeitrahmen: Bezieht sich auf das kommende Jahr.
• Inhalt: Prognostizierte Einnahmen (z.B. Hausgeldzahlungen) und Ausgaben (z.B. Instandhaltungskosten, Versicherungen).
• Erstellung: Durch den/die Verwalter/-in vor Beginn des Planungszeitraums.
• Genehmigung: Muss von der Gemeinschaft in einer Eigentümerversammlung beschlossen werden.

Die Jahresabrechnung: Ein Blick zurück

Im Gegensatz zum Wirtschaftsplan, der in die Zukunft gerichtet ist, fasst die Jahresabrechnung die tatsächlichen finanziellen Vorgänge des vergangenen Jahres zusammen. Sie stellt eine Art "Rechnung" dar, die finanziellen Aktivitäten der WEG detailliert auflistet.

• Zweck: Dokumentation der tatsächlichen finanziellen Aktivitäten.
• Zeitrahmen: Bezieht sich auf das abgelaufene Wirtschaftsjahr.
• Inhalt: Reale Einnahmen und Ausgaben, sowie eine Gegenüberstellung mit dem Wirtschaftsplan.
• Erstellung: Nach Abschluss des Wirtschaftsjahres durch die Verwaltung.
• Bedeutung: Ermöglicht eine genaue Analyse der finanziellen Situation und zeigt mögliche Abweichungen zwischen Planung und Realität auf.

Der Zusammenhang zwischen Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung

Der Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung bilden einen Kreislauf. Die Erkenntnisse aus der Jahresabrechnung fließen in das Erstellen des neuen Wirtschaftsplans ein. So können mögliche Fehler oder unvorhergesehene Ereignisse berücksichtigt werden, um eine genauere Prognose für das kommende Wirtschaftsjahr zu erstellen. Sowohl der Wirtschaftsplan als auch die Jahresabrechnung sind ein unverzichtbarer Gegenstand für die Stabilität der WEG.

Herausforderungen beim Erstellen des Wirtschaftsplans

Das Erstellen eines Wirtschaftsplans für Ihre WEG kann mit verschiedenen Hürden verbunden sein. Hier ein Überblick über mögliche Probleme:

• Ein häufiges Problem sind zeitliche Verzögerungen. Obwohl es keine gesetzlich vorgeschriebene Frist für die Vorlage gibt, erwarten Eigentümer/-innen in der Regel eine rechtzeitige Vorlage des Wirtschaftsplans, oft in den ersten Monaten des Jahres. Vielleicht kennen Sie es bereits aus eigener Erfahrung: Verspätungen können zu Unmut und Unstimmigkeiten zwischen Ihrer WEG und der Hausverwaltung führen.
• Eine weitere Schwierigkeit liegt in lückenhaften Informationen. Fehlen verlässliche Daten über vergangene Einnahmen und Ausgaben, erschwert dies eine realistische Planung für die Zukunft. Hier haben erfahrene Verwaltungen wie Ralph den Vorteil, da wir auf Vergleichswerte zurückgreifen können.
• Unvorhersehbare Kostenentwicklungen stellen ebenfalls eine Herausforderung dar. Schwankende Ausgaben für Instandhaltung, Reparaturen und Betriebskosten machen genaue Prognosen schwierig.
• Fehlende Transparenz kann das Vertrauen der WEG in die Hausverwaltung untergraben. Eine detaillierte Aufschlüsselung aller Kosten und deren Verwendung ist daher extrem wichtig.
• Besonders in größeren WEGs können Meinungsverschiedenheiten über die Notwendigkeit bestimmter Ausgaben den Erstellungsprozess vom Wirtschaftsplan verzögern.
• Die Rücklagenbildung ist ein weiterer Streitpunkt. Die Festlegung angemessener Rücklagen für zukünftige Maßnahmen kann zu Konflikten führen.
• Unrealistische Ansätze bei der Planung, sei es zu optimistisch oder zu pessimistisch, können in finanzielle Schieflagen resultieren.

Unser Tipp: Digitale Lösungen können bei der Bewältigung dieser Herausforderungen helfen, indem sie Prozesse beschleunigen und die Transparenz erhöhen.

Eine sorgfältige, transparente und realistische Planung ist der Schlüssel zur Vermeidung dieser Probleme. Eine moderne Verwaltung mit Erfahrung und neuerster Technologie kann dabei eine entscheidende Rolle spielen. Kennen Sie schon Ralph? Durch eine enge Zusammenarbeit mit den Eigentümer/-innen und einer offenen Kommunikation konnten wir schon viele Herausforderungen meistern.

Fehler im Wirtschaftsplan – Das können Sie tun

Ein fehlerhafter Wirtschaftsplan in Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft könnte negative Folgen haben. Ein Beispiel: Ungenaue Berechnungen der Hausgeldzahlungen können zu finanziellen Engpässen führen, während unzureichende Rücklagen unerwartete Sonderumlagen nach sich ziehen. Diese zusätzlichen Kosten können einzelne Eigentümer/-innen finanziell überfordern und zu einer Belastung werden.

Darüber hinaus birgt ein fehlerhafter Wirtschaftsplan rechtliche Risiken, insbesondere wenn aufgrund falscher Kalkulationen Schäden entstehen. Das Vertrauen in den/die Verwalter/-in und die Gemeinschaft kann durch diese Fehler nachhaltig beschädigt werden.

Um solche Szenarien zu vermeiden, ist ein sorgfältiges und präzises Erstellen des Wirtschaftsplans wichtig. Regelmäßige Überprüfungen durch die den/die Verwalter/-in sowie eine transparente Kommunikation innerhalb der WEG können dazu beitragen, Fehlerquellen frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Ein akkurater und zuverlässiger Wirtschaftsplan ist somit die Grundlage für eine reibungslose Koexistenz und Zusammenarbeit in Ihrer WEG und schafft finanzielle Sicherheit für alle Beteiligten.

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