Der Verwaltervertrag zwischen WEG & Hausverwaltung: wichtige Punkte für die Zusammenarbeit

Die Verwaltung von Gemeinschaftseigentum, Sondereigentum oder Mietwohnungen ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die Fachwissen und Sorgfalt erfordert. Umso wichtiger ist ein klar definierter Verwaltervertrag, der die Zusammenarbeit zwischen Eigentümer/-innen bzw. Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) und Verwalter/-innen regelt. Dieser Artikel beleuchtet alle wichtigen Punkte des Verwaltervertrags. Außerderm erhalten Sie Hinweise zu rechtlichen Vorgaben sowie einen Mustervertrag.

Definition: Was ist der Verwaltervertrag?

Der Verwaltervertrag bildet die rechtliche Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen einem/r WEG-Verwalter/-in und den Eigentümer/-innen (Wohnungseigentümergemeinschaften, Mietwohnungen oder Mietshäusern). Der Vertrag definiert klar und präzise die Rechte und Pflichten aller Parteien und schafft somit Transparenz und Sicherheit.

Die Kerninhalte eines Verwaltervertrags

• Aufgaben und Verantwortlichkeiten der WEG-Verwaltung: Hier werden die konkreten Tätigkeiten der Verwaltung detailliert aufgeführt. Dies kann die Organisation von Eigentümerversammlungen, die Erstellung von Wirtschaftsplänen und Jahresabrechnungen, die Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums oder die Betreuung von Mietangelegenheiten umfassen.
• Vergütung und Kosten: Der Vertrag legt die Höhe der Vergütung der/s Verwalter/-in fest und regelt, welche Kosten durch die Verwaltung abgedeckt sind. Zudem werden mögliche Sonderleistungen und deren Abrechnung klar definiert.
• Vertragslaufzeit: Die Dauer des Vertragsverhältnisses zwischen der Wohnungseigentümergemeinschaft und dem/r Verwalter/-in wird festgelegt, ebenso wie Regelungen zur Kündigung.
• Leistungsumfang: Der „Basis-Leistungsumfang“ variiert je nach Art der/des Verwalters und den individuellen Vereinbarungen, basierend auf den gesetzlichen Pflichten.

Die rechtlichen Grundlagen und Bedeutung eines Verwaltervertrags

• Der WEG-Verwaltervertrag ist ein Geschäftsbesorgungsvertrag gemäß §§ 675 ff. BGB.
• Ein Vertragsverhältnis zwischen Verwalter/-innen und Wohnungseigentümer/-innen entsteht, sobald eine Vergütung vereinbart wird.
• Obwohl eine schriftliche Form gesetzlich nicht zwingend vorgeschrieben ist, ist sie dringend anzuraten, um Rechtssicherheit für Verwalter/-innen und der Gemeinschaft zu gewährleisten.

Verwaltervertrag: Wichtige Vertragsinhalte für eine reibungslose Zusammenarbeit mit dem/r Verwalter/-in

Um eine solide Basis für die Zusammenarbeit zwischen der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) und der Verwaltung zu schaffen, sollte der Verwaltervertrag präzise und umfassend die folgenden Punkte regeln:

• Vertragsdauer und Beendigung der Zusammenarbeit
  • Klare Festlegung der Vertragslaufzeit zwischen Gemeinschaft und Verwalter/-in
  • Eindeutige Kündigungsfristen und -bedingungen, um unerwartete Vertragsauflösungen zu vermeiden.
• Haftungsfragen
  • Detaillierte Haftungsbestimmungen, die die Verantwortlichkeiten beider Parteien im Schadensfall definieren.
• Leistungsumfang der Verwaltung
  • Eine vollständige und nachvollziehbare Aufstellung aller Aufgaben, die der/die Verwalter/-in für das jeweilige Haus bzw. die WEG-Immobilie übernimmt.
  • Dies beinhaltet auch die Abgrenzung von Sonderleistungen.
• Befugnisse und Vollmachten
  • Eine klare Definition der Rechte und Pflichten, die der Verwaltung im Rahmen ihrer Tätigkeit zustehen.
• Grundlegende Informationen
  • Vollständige Angaben zur Verwaltung und zur WEG, um eine klare Identifizierung der Vertragspartner/-innen zu gewährleisten.
  • Genaue Angaben zum Verwaltungsobjekt der Eigentümer/-innen
• Dokumentation und Übergabe
  • Eine Übersicht über die von dem/r Verwalter/-in zu übernehmenden Dokumente.
• Vergütungsvereinbarungen
  • Transparente Regelungen zur Vergütung der Verwaltung, einschließlich eventueller Sondervergütungen.

Typische Vertragslaufzeiten von Immobilienverwalter/-innen: zwischen Stabilität und Flexibilität

Die Dauer eines Verwaltervertrags pendelt sich üblicherweise zwischen drei und fünf Jahren ein.

Die WEG-Reform hat hierbei einen wichtigen Rahmen geschaffen: Für die Erstbestellung einer Verwaltung, insbesondere bei neu gegründeten WEGs, ist eine maximale Laufzeit von drei Jahren vorgesehen. Dies dient dem Schutz der Gemeinschaft und ermöglicht eine erste Bewertung der Zusammenarbeit.

Bei Folgeverträgen, also wenn eine bestehende Verwaltung durch eine neue ersetzt wird, können Laufzeiten von bis zu fünf Jahren vereinbart werden. Diese längere Perspektive ist oft sinnvoll, da neue Verwalter/-innen in der Regel Zeit benötigen, um sich einzuarbeiten und eventuelle Altlasten des Vorgängers zu beseitigen. Ein Zeitraum von fünf Jahren bietet somit die Möglichkeit, eine nachhaltige und effiziente Verwaltung zu etablieren.

Vergütung: Wie viel kostet ein/e Verwalter/-in?

Die Kosten für die Bestellung eines/r Verwalter/-in sind nicht standardisiert, sondern richten sich nach den spezifischen Anforderungen der Immobilie. Für die Verwaltung einer typischen Wohnungseinheit können monatliche Kosten zwischen 20 und 40 Euro anfallen.

Diese Spanne je nach folgenden Faktoren variieren:

• Art der Verwaltung (WEG-Verwaltung, Mietverwaltung usw.)
• Anzahl der Einheiten im Objekt
• Alter des Gebäudes
• Lage der Immobilie
• Ausstattung und technische Einrichtungen
• Zustand der Immobilie (eventueller Sanierungsbedarf)

Wann und wie kann eine Hausverwaltung gewechselt werden?

Die rechtliche Unterscheidung zwischen der Bestellung einer Verwaltung und dem dazugehörigen Verwaltervertrag ist hier entscheidend. Die Bestellung der/s Verwalter/-in kann unmittelbar aufgehoben werden, was jedoch nicht automatisch das Ende des Verwaltervertrags bedeutet.

Dieser läuft spätestens sechs Monate nach Beendigung der Bestellung aus. Diese Regelung wurde vom Gesetzgeber eingeführt, um Hausverwaltungen vor einer plötzlichen Vertragsbeendigung zu schützen.

Gleichzeitig bietet diese Regelung auch Eigentümer/-innen Sicherheit und bedeutet Folgendes:

Unabhängig von der vereinbarten Laufzeit des aktuellen Vertrags und ohne Angabe von Gründen kann ein/e Verwalter/-in nach einem entsprechenden Beschluss der Eigentümergemeinschaft mit einer Frist von maximal sechs Monaten abberufen werden.

Bei einer Pflichtverletzung durch die aktuelle Hausverwaltung ist sogar eine fristlose Kündigung des Vertrags möglich.

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