Die Vollmacht für die Eigentümerversammlung: Tipps und Muster-Vorlage

Vollmacht Eigentümerversammlung: Weshalb ist sie wichtig?

Die Eigentümerversammlung stellt das zentrale Entscheidungsgremium in der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) dar. Hier werden wichtige Beschlüsse gefasst, die alle Eigentümer/-innen sowie das Gemeinschaftseigentum betreffen. Um sicherzustellen, dass auch abwesende Eigentümer/-innen ihre Interessen und Stimmrechte wahrnehmen können, dient die Vollmacht für die Eigentümerversammlung als Vertretungsinstrument. Grundsätzlich ist die Teilnahme an der Eigentümerversammlung  für die Eigentümer/-innen zwar nicht verpflichtend, aber aufgrund der wichtigen Beschlüsse empfehlenswert.

Sollte ein/e Wohnungseigentümer/-in verhindert sein, ermöglicht die Vollmacht, eine andere Person mit der Vertretung seiner oder ihrer Interessen zu beauftragen. Dabei kann der/die Vollmachtgeber/-in festlegen, ob die bevollmächtigte Person konkrete Anweisungen zur Stimmabgabe erhalten soll oder ob er/sie freie Entscheidungsbefugnis hat.

Zwei Arten von Eigentümerversammlungen

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen ordentlichen Eigentümerversammlungen und außerordentlichen Eigentümerversammlungen:

• Ordentliche Eigentümerversammlung: Die ordentliche Eigentümerversammlung findet mindestens einmal jährlich statt und wird von dem/der Verwalter/-in einberufen.
• Außerordentliche Eigentümerversammlung: Die außerordentliche Eigentümerversammlung kann bei Bedarf jederzeit einberufen werden, um dringende Angelegenheiten zu klären und die Handlungsfähigkeit der WEG zu gewährleisten.

Die Themen und Punkte der Eigentümerversammlung

Die Themen, die auf einer Eigentümerversammlung behandelt und beschlossen werden, sind vielfältig und reichen von Verwaltungs- und Finanzangelegenheiten bis hin zu baulichen Veränderungen und der Festlegung von Regeln zur Nutzung des Gemeinschaftseigentums.

Verwaltungsangelegenheiten

• Bestellung und Abberufung des WEG-Verwaltung
  • Die Eigentümer/-innen wählen eine Hausverwaltung für die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums aus.
  • Der Verwaltervertrag, der Aufgaben und Vergütung regelt, wird ebenfalls hier verhandelt und beschlossen.
  • Bei Unzufriedenheit oder Fehlverhalten können sie die Verwaltung in der Versammlung auch wieder abberufen.
• Verwaltungsmaßnahmen
  • In der Eigentümerversammlung werden Beschlüsse zu technischen (z. B. Reparaturen) und kaufmännischen (z. B. Versicherungen) Verwaltungsaufgaben gefasst.
  • Ebenso werden Verträge mit Dienstleister/-innen für Reinigungs-, Garten- oder Winterdienste besprochen und durch die Hausverwaltung abgeschlossen.
• Wahl des Verwaltungsbeirats
  • Die Eigentümerversammlung wählt aus ihren Reihen einen Beirat, der die Verwaltung unterstützt und kontrolliert.

Finanzielle Angelegenheiten

• Jahresabrechnung (Hausgeldabrechnung)
  • Die Verwaltung legt eine Abrechnung der Einnahmen und Ausgaben des vergangenen Jahres vor.
  • Die Eigentümerversammlung prüft und genehmigt diese Abrechnung.
• Wirtschaftsplan
  • Für das kommende Jahr wird ein Wirtschaftsplan erstellt, der die voraussichtlichen Kosten und Einnahmen enthält.
  • Die Eigentümer/-innen beschließen diesen Plan und legen damit die Höhe des Hausgeldes fest.
• Sonderumlagen
  • Bei unerwarteten oder größeren Ausgaben, wie z. B. Sanierungen, können Sonderumlagen beschlossen werden.
  • Diese dienen der Deckung von Kosten, die nicht im regulären Wirtschaftsplan enthalten sind.
• Finanzierung von Maßnahmen
  • Die Eigentümerversammlung entscheidet über die Finanzierung von Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen.
  • Dies kann durch Rücklagen, Sonderumlagen oder Kredite erfolgen.

Bauliche Angelegenheiten:

• Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen
  • Notwendige Reparaturen und Instandhaltungsarbeiten durch die Instandhaltungsrücklage am Gemeinschaftseigentum werden hier beschlossen.
  • Dies sichert den Werterhalt der Immobilie.
• Modernisierungsmaßnahmen
  • Maßnahmen zur Modernisierung, wie z. B. energetische Sanierungen, werden ebenfalls in der Versammlung diskutiert und beschlossen.
• Bauliche Veränderungen
  • Bauliche Veränderungen am Gemeinschaftseigentum, die über die Instandhaltung hinausgehen, bedürfen der Zustimmung der Eigentümerversammlung.

Sonstige Angelegenheiten:

• Hausordnung
  • Beschlüsse über Änderungen oder Ergänzungen der Hausordnung.
• Gebrauchsregelungen des Gemeinschaftseigentums
  • Festlegung von Regeln zur Nutzung des Gemeinschaftseigentums (z. B. Garten, Waschküche).

Wer darf an der Eigentümerversammlung teilnehmen?

Die Teilnahme an der Eigentümerversammlung ist auf bestimmte Personen beschränkt, da diese Versammlungen nicht öffentlich sind. Berechtigt sind in erster Linie die Eigentümer/-innen selbst, der/die Verwalter/-in sowie bevollmächtigte Vertreter/-innen der Eigentümer/-innen.

In Sonderfällen können auch Zwangsverwalter/-innen, Insolvenzverwalter/-innen und Betreuer/-innen teilnehmen. Die Anwesenheit von externen Fachleuten wie Rechtsanwält/-innen oder Architekt/-innen kann durch einen Beschluss der Versammlung gestattet werden, sofern dies für einzelne Tagesordnungspunkte erforderlich ist.

Das Stimmrecht der Eigentümer/-innen ist untrennbar mit ihrem Eigentum verbunden und kann nicht separat an Dritte übertragen werden. Die Eigentümerversammlung kann jedoch die Teilnahme weiterer Personen wie Rechtsbeistände oder Sachverständige beschließen. Wenn ein/e Eigentümer/-in sich durch mehrere Bevollmächtigte vertreten lässt, müssen diese bei Anwesenheit in der Versammlung einheitlich abstimmen. Die Vollmacht muss schriftlich vorliegen und die Identität des Vertreters eindeutig nachweisen.

Wer darf im Rahmen einer Vollmacht an der Eigentümerversammlung teilnehmen?

Da Eigentümerversammlungen nicht öffentlich sind, wird in der Gemeinschaftsordnung üblicherweise festgelegt, dass die Vertretung von Wohnungseigentümer/-innen einem bestimmten Personenkreis angehören muss. Zu diesem Kreis gehören in der Regel:

• Miteigentümer/-innen: Dies können beispielsweise Ehepartner/-innen sein, die ebenfalls eine Wohnung in der WEG besitzen.
• Der/die Verwalter/-in der WEG: In einigen Fällen kann der/die Verwalter/-in selbst als bevollmächtigte Person fungieren.
• Mitglieder des Verwaltungsbeirats: Auch Beiratsmitglieder/-innen können zur Vertretung bevollmächtigt werden.

Die genauen Bestimmungen der Vollmacht für eine Eigentümerversammlung können von WEG zu WEG variieren. Aus diesem Grund sollten Sie die individuellen Regelungen in der Teilungserklärung und der Gemeinschaftsordnung beachten, um sicherzustellen, dass die Vollmacht für die Eigentümerversammlung gültig ist.

Für die Vertretung in der Eigentümerversammlung, ist es wichtig, die Teilungserklärung und die Gemeinschaftsordnung der WEG vor der Erteilung einer Vollmachtsorgfältig zu prüfen. Diese Dokumente enthalten oft spezifische Regelungen zur Stimmrechtsvertretung und können Einschränkungen hinsichtlich der Bevollmächtigung vorsehen.

Stimmrechtsvollmacht bei Abberufung der Verwaltung

Steht bei einer Versammlung die Abberufung der/s Verwalter/-in aufgrund von Fehlverhalten zur Debatte, ist es ratsam, einer/m Miteigentümer/-in und nicht der/m betroffenen Verwalter/-in eine Stimmrechtsvollmacht zu erteilen. Das Landgericht Köln hat in einem Urteil (Az. 29 S 180/15) klargestellt, dass ein/e Verwalter/-in ohne konkrete Weisungen nicht über seine eigene Abberufung abstimmen darf.

Vertretung von Eigentümer/-innen durch einen Rechtsanwalt oder Rechtsanwältin

Die Vertretung von Eigentümer/-innen durch einen Rechtsanwalt oder Rechtsanwältin in der Eigentümerversammlung kann zu Problemen führen, insbesondere wenn die Person gleichzeitig gegen die Interessen anderer Wohnungseigentümer/-innen der Eigentümergemeinschaft vorgeht.

Das Amtsgericht Schöneberg hat in einem Urteil (Az. 771 C 64/15) entschieden, dass der/die betroffene Wohnungseigentümer/-in in einem solchen Fall das Recht hat, sich ebenfalls anwaltlich vertreten zu lassen, um die durch die einseitige anwaltliche Vertretung entstandene Ungleichheit auszugleichen. Zudem würde ein solches 'Machtgefälle' dem Gebot der gemeinschaftlichen Rücksichtnahme widersprechen.

Der/die Eigentümer/-in sollte grundsätzlich nur Personen des Vertrauens bevollmächtigen, insbesondere bei weitreichenden Befugnissen, die erhebliche Auswirkungen auf die Wohnungseigentümergemeinschaft haben können

Welche Form ist für eine Vollmacht für die Eigentümerversammlung erforderlich?

Grundsätzlich ist für eine Vollmacht nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) keine bestimmte Form vorgeschrieben. Für Eigentümerversammlungen gilt jedoch eine Besonderheit: Gemäß dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) muss die Vollmacht in Textform vorliegen.

Textform bedeutet, dass die Vollmachtserteilung schriftlich festgehalten werden muss, aber keine handschriftliche Unterschrift erfordert. So kann die Vollmacht dem/der Verwalter/-in gegenüber leicht nachgewiesen und mögliche Beweisprobleme vermieden werden. Alternativ können Eigentümer/-innen die Erteilung der Vollmacht auch in Schriftform verfassen, also mit handschriftlicher Unterschrift.

Der Unterschied zwischen Text- und Schriftform liegt darin, dass die Schriftform eine handschriftliche Unterschrift erfordert, während die Textform dies nicht tut. Dadurch sind bei der Textform auch elektronische Übermittlungswege wie E-Mail zulässig.

Inhalt: Diese Infos sollte die Vollmacht für die Eigentümerversammlung enthalten

Die Vollmacht für eine Eigentümerversammlung sollte folgende Kerninformationen enthalten:

• Die vollständigen Namen des Eigentümer/-innen und des Bevollmächtigten.
• Die genaue Bezeichnung und Adresse der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG).
• Alle relevanten Details zur WEG-Versammlung, einschließlich Ort, Datum und Uhrzeit.
• Die Angabe, ob die Vollmacht einmalig oder dauerhaft gilt.

Obwohl für die Vollmachtserteilung keine Unterschrift laut § 25 Abs. 3 WEG erforderlich ist, kann sie zur Klarheit beitragen. Um sicherzustellen, dass die Interessen der/s Eigentümer/-in präzise vertreten werden, empfiehlt es sich, der Vollmacht detaillierte Anweisungen zum Abstimmungsverhalten beizufügen. Da die Tagesordnung im Voraus bekannt gegeben wird, kann der/die Eigentümer/-in diese zur Vorbereitung nutzen.

Vollmacht für die Eigentümerversammlung: Ihre Muster-Vorlage

Damit alle notwendigen Informationen in Ihrer Vollmacht enthalten sind und die Vollmacht rechtlich wirksam ist, empfehlen wir Ihnen die Verwendung einer Mustervorlage. Diese erleichtert sowohl dem/der Vollmachtgeber/-in als auch der bevollmächtigten Person den Prozess und minimiert das Risiko von Formfehlern.

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Wer kann eine Eigentümerin oder einen Eigentümer in der Eigentümerversammlung vertreten?

Da Eigentümerversammlungen grundsätzlich nicht öffentlich sind, regelt die Gemeinschaftsordnung häufig, wer als Vertreter/-in zugelassen ist. Üblicherweise kommen folgende Personen in Frage:

• Miteigentümer/-innen
• Verwalter/-innen
• Mitglieder des Verwaltungsbeirats
• Ehepartner/-innen
• Direkte Verwandte

Typische Szenarien für die Wahl eines/einer Vertretung:

• Sie möchten Ihre/n Lebensgefährt/-in vertreten lassen, sind aber nicht verheiratet: Prüfen Sie die Regelungen Ihrer WEG genau.
• Sie sind Eigentümer/-in einer GmbH und möchten eine/n Mitarbeiter/-in schicken: Auch hier gibt es möglicherweise Einschränkungen.
• Sie möchten einer/m Anwält/-in eine Vollmacht erteilen: In den meisten Fällen ist dies nicht zulässig.
• Falls die Gemeinschaftsordnung keine Einschränkungen vorsieht, können die Eigentümer/-innen frei wählen, wen er oder sie bevollmächtigt. Es ist jedoch ratsam, eine Vertrauensperson zu wählen, da in diesen WEG-Versammlungen wichtige finanzielle und organisatorische Entscheidungen getroffen werden.

Unsere Empfehlungen:

• Lesen Sie die Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung sorgfältig durch.
• Klären Sie Unklarheiten rechtzeitig mit dem WEG-Verwalter.
• Erteilen Sie Vollmachten schriftlich und eindeutig.

Wann kann eine Vollmacht abgelehnt werden?

Die Vollmacht für eine Eigentümerversammlung kann in folgenden Fällen abgelehnt werden:

• Wenn der/die Bevollmächtigte oder Eigentümer/-in die Vollmacht vor Beginn der Versammlung nicht dem/r Verwalter/-in oder Versammlungsleitung vorlegt.
• Wenn die Vollmacht nicht ordnungsgemäß nachgewiesen werden kann.
• Wenn die bevollmächtigte Person laut Gemeinschaftsordnung nicht zur Vertretung berechtigt ist.

Der/die Verwalter/-in oder Versammlungsleitung muss die Vollmacht überprüfen und dokumentieren. Dauervollmachten sind gesondert zu kennzeichnen.

Vollmacht für die virtuelle Teilnahme an der Eigentümerversammlung

Die WEG-Reform 2020 hat die Möglichkeit geschaffen, dass Eigentümerversammlungen auch virtuell stattfinden können. Dies bietet den Vorteil, dass Eigentümer/-innen, die nicht persönlich anwesend sein können, dennoch teilnehmen können. Dadurch wird die Notwendigkeit einer Vollmacht in vielen Fällen überflüssig.

Diese Art der Versammlungen werden als hybride Eigentümerversammlungen bezeichnet (§ 23 Abs. 1 WEG). Reine Online-Versammlungen sind jedoch nicht erlaubt.

Das WEG besagt, dass Eigentümer/-innen beschließen können, dass die Teilnahme und die Ausübung von Rechten teilweise oder vollständig elektronisch erfolgen kann. Selbst wenn alle Eigentümer/-innen digital teilnehmen möchten, muss der/die Versammlungsleiter/-inn einen Raum für diejenigen bereitstellen, die persönlich erscheinen möchten. Zudem muss die Möglichkeit der hybriden oder digitalen Teilnahme durch einen Beschluss in die Gemeinschaftsordnung aufgenommen werden.

Wann werden Eigentümer/-innen von ihrem Stimmrecht ausgeschlossen?

Unter bestimmten Umständen kann das Stimmrecht von Eigentümer/-innen ruhen. Dies bedeutet, dass sie weder selbst abstimmen noch ihr Stimmrecht übertragen dürfen, da sie keine Rechte übertragen können, die sie nicht besitzen. Solche Situationen treten typischerweise auf, wenn ein Rechtsgeschäft mit den Eigentümer/-innen selbst ansteht, wenn ein Beschluss im Zusammenhang mit einem Rechtsstreit gegen sie gefasst wird oder wenn sie rechtskräftig zur Entziehung des Wohneigentums verurteilt wurden.

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