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In diesem Artikel möchten wir Ihnen einen Einblick in die Aufgaben und Verantwortlichkeiten einer WEG-Verwaltung geben. Sie erfahren, welche Leistungen Sie als Eigentümer/-innen erwarten können und wie professionelle Immobilienverwalter/-innen dazu beitragen können, den Wert Ihres Wohn- und Gemeinschaftseigentums zu erhalten und die Interessen der Wohnungseigentümergemeinschaft zu wahren.
Was ist eine WEG-Verwaltung?
Die WEG-Verwaltung, auch Hausverwaltung genannt, ist für die ordnungsgemäße Organisation und Betreuung von Wohnungseigentümergemeinschaften zuständig. Sie übernimmt Aufgaben im Auftrag der Eigentümer/-innen, die rund um die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums einer WEG entstehen.
Die WEG-Verwaltung wird von den Eigentümer/-innen in der Eigentümerversammlung durch Mehrheitsbeschluss bestellt. Die Bestellung beträgt in der Regel fünf Jahre, bei Neubauten und erstmaliger Bestellung jedoch höchstens drei Jahre.
Die Rechtsgrundlage für die Arbeit einer Hausverwaltung bildet das Wohneigentumsgesetz. Dieses regelt die Rechte und Pflichten von Eigentümer/-innen und der Verwaltung.
Die Rechte und Pflichten der WEG-Verwaltung: Ein Überblick
Die Rechte und Pflichten eines/r WEG-Verwalter/-in sind in § 27 Abs. 1 des Wohnungseigentumsgesetz festgelegt. Demnach ist die Wohnungseigentumsverwaltung sowohl berechtigt als auch verpflichtet, im Interesse der Eigentümergemeinschaft tätig zu werden und alle Maßnahmen zu ergreifen, die für eine ordnungsgemäße Verwaltung notwendig sind.
Dies beinhaltet insbesondere die Erledigung allgemeiner Aufgaben, die keine großen finanziellen Auswirkungen auf die Wohnungseigentümergemeinschaft haben, aber notwendig sind, wenn die Abwendung eines Nachteils erforderlich ist (etwa beim Einhalten wichtiger WEG-Fristen).
Alles in allem ist der/die WEG-Verwalter/-in für den Werterhalt des gemeinschaftlichen Eigentums im Sinne der Wohnungseigentümer/-innen verantwortlich. Zum Gemeinschaftseigentum gehören beispielsweise Treppenhäuser, Fassaden und Hofflächen. Um diese Tätigkeiten zu erfüllen, sind technische, administrative und finanzielle Tätigkeiten erforderlich, auf die wir später eingehen.
Die genauen Rechte und Pflichten des WEG-Verwalters werden im Verwaltervertrag detailliert beschrieben und festgelegt.
Die Pflichten der WEG-Verwaltung
Die WEG-Verwaltung hat eine Vielzahl von Pflichten zu erfüllen, die das reibungslose Funktionieren einer Wohnungseigentümergemeinschaft gewährleisten.
- Beschlüsse: Dazu gehört zunächst die Führung der Beschlusssammlung, in der alle gefassten WEG-Beschlüsse dokumentiert werden. Ein wesentlicher Bestandteil dieser Arbeit ist die Umsetzung und Überwachung der WEG-Beschlüsse. Der/die WEG-Verwalter/-in ist dafür verantwortlich, dass die Beschlüsse eingehalten werden und die Wohnungseigentümer/-innen über eventuelle Nichteinhaltungen zu informieren
- Eigentümerversammlung: Der/die WEG-Verwalter/-in muss mindestens einmal jährlich eine Eigentümerversammlung einberufen, organisieren und leiten
- Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung: Die Erstellung des Wirtschaftsplans und die Anfertigung der Jahresabrechnung gehören ebenfalls zu den Pflichten der WEG-Verwaltung
- Buchführung: Eng damit verbunden ist die Buchführung für die WEG. Dazu gehört insbesondere der Einzug des Hausgeldes, die Verfolgung von Zahlungsrückständen und die Bearbeitung sowie fristgerechte Begleichung von Rechnungen externer Dienstleister/-innen
Die Rechte der WEG-Verwaltung
Die WEG-Verwaltung hat aber nicht nur Pflichten, sondern auch Rechte. So ist sie beispielsweise für die Vorsitzführung bei Eigentümerversammlungen zuständig und vertritt die WEG nach außen, einschließlich der Vertretung vor Gerichten.
Zudem besitzt die WEG-Verwaltung die Befugnis zur Anfechtungsklage. Sollte ein Beschluss gefasst werden, der die Wohneigentumsverwaltung in ihren Rechten beeinträchtigt, kann sie diesen anfechten. Ein häufiges Beispiel hierfür ist die Anfechtung eines Beschlusses zur eigenen Abberufung.
Die Aufgaben der WEG-Verwaltung
Die Aufgaben der WEG-Verwaltung umfassen verschiedene Bereiche, die im WEG-Gesetz (§ 27 WEG) geregelt sind. Grob lassen sich die Tätigkeiten in allgemeine, kaufmännische, rechtliche und technische Aufgaben unterteilen. Bei der Umsetzung der Aufgaben kann der/die WEG-Verwalter/-in mit Partner/-innen bzw. externen Dienstleister/-innen zusammenarbeiten.
Allgemeine Aufgaben
Zu den allgemeinen Aufgaben der Hausverwaltung gehört die umfassende Korrespondenz mit den Eigentümer/-innen, sei es in Bezug auf Anfragen, Informationen oder die Weiterleitung wichtiger Dokumente.
Auch die Kommunikation und Verhandlung mit Miteigentümer/-innen, etwa bei der Durchsetzung der Hausordnung oder der Klärung gemeinsamer Anliegen, fällt in ihren Aufgabenbereich. Mindestens einmal im Jahr beruft die Hausverwaltung eine Eigentümerversammlung ein.
Kaufmännische Aufgaben
Im kaufmännischen Bereich ist der/die WEG-Verwalter/-in für eine ordnungsgemäße Buchführung zuständig. Dazu gehört die Verbuchung sämtlicher Geldeingänge und -ausgänge, um einen transparenten Überblick über die finanzielle Situation der WEG zu gewährleisten.
Monatlich werden die Hausgeldbeiträge von den Wohnungseigentümer/-innen angefordert. Die Verwaltung bearbeitet Lastschriftbuchungen und überwacht die Zahlungseingänge. Bei Zahlungsverzug der Eigentümer/-innen ist die WEG-Verwaltung für das Mahnwesen zuständig und leitet gegebenenfalls gerichtliche Mahnverfahren oder Klagen ein, um die ausstehenden Beträge einzufordern.
Die Verwaltung und Disposition der Geldmittel auf ein WEG-Konto obliegt ebenfalls der WEG-Verwaltung. Sie ist für die Rechnungskontrolle zuständig, weist Zahlungen an und veranlasst diese.
Bei Bedarf errechnet und fordert die Hausverwaltung beschlossene Sonderumlagen von den Wohnungseigentümer/-innen an, beispielsweise für größere Reparaturen oder Sanierungsmaßnahmen. Abschließend erstellt sie die Wirtschaftspläne und Jahresabrechnung, die der Eigentümergemeinschaft einen detaillierten Einblick in die finanzielle Entwicklung der WEG ermöglichen.
Rechtliche Aufgaben
Zum rechtlichen Aufgabengebiet gehört die Vertretung der Eigentümergemeinschaft nach außen und innen mit dem Ziel, Rechtsnachteile für die Wohnungseigentümer/-innen abzuwenden. Die Verwaltung kümmert sich also um das Einhalten gesetzlicher Vorgaben in und für die Eigentümergemeinschaft.
Dazu gehört auch der Abschluss von Verträgen im Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft, beispielsweise von Wartungsverträgen für Aufzüge und Heizungsanlagen sowie Versicherungsverträgen (Gebäude-, Gewässerschutz-, Glasbruch-, Haftpflichtversicherung).
Darüber hinaus führt die Hausverwaltung Verhandlungen mit Behörden, beispielsweise bei Baugenehmigungen oder anderen behördlichen Angelegenheiten. Sie verhandelt mit Lieferanten über Verträge und Preise für notwendige Dienstleistungen.
Technische Aufgaben
Im technischen Bereich kümmert sich der/die WEG-Verwalter/-in um die Beurteilung des Bauzustandes der Eigentumswohnanlage und etwaiger Renovierungsarbeiten im und am Haus, die das Gemeinschaftseigentum betreffen. Auch die Vergabe und Überwachung von Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen einschließlich Abrechnung übernimmt die Verwaltung für die Gemeinschaft.
Außerdem werden technische Einrichtungen auf dem Grundstück kontrolliert, Nutzungskonzepte aufgestellt und Verbrauchswerte (Heizölbestand, Wasser und Strom) erfasst.
Die WEG-Verwaltung steht hierfür im Regelfall im Austausch mit den Hausmeister/-innen, um einen ordnungsgemäßen Zustand des Gebäudes zu gewährleisten.
Der Wechsel zu Ralph ist unkompliziert.
Die Kosten eines WEG-Verwalters
Die Kosten für eine Hausverwaltung lassen sich nicht pauschal bestimmen, da sie von einer Vielzahl von Faktoren abhängen. Zu den Faktoren gehören u. a. die Lage und die Anzahl der Wohneinheiten.
Die folgende Übersicht gilt als Orientierung. Die tatsächlichen Kosten können davon abweichen.
- Ländliche Region: 26,61 € pro Wohneinheit/Monat (weniger als 10 Wohneinheiten)
- Ballungsgebiete: 32 € pro Wohneinheit/Monat (weniger als 10 Wohneinheiten)
- Größere Wohnanlagen: Geringere Kostenunterschiede zwischen ländlichen und Ballungsgebieten. 50-99 Wohneinheiten: Ballungsgebiet: 19,75 €, Ländlicher Raum: 18,86 €
Außerdem spielt die Größe der Hausverwaltung eine Rolle.
- Kleine Hausverwaltung (weniger als 40 Verrechnungseinheiten) und kleine Wohngebäude (weniger als 10 Wohneinheiten): 27,52 €
- Große Hausverwaltung (mehr als 3.000 Verrechnungseinheiten) und kleine Wohngebäude (weniger als 10 Wohneinheiten): 34,68 €
- Durchschnittspreis: 29,35 €
Auch der Umfang der abgedeckten Leistungen und ab welchem Punkt gewisse Sonderleistungen mit den Wohnungseigentümern abgerechnet werden, ist unterschiedlich und beeinflusst die Hausverwalterkosten. Es lohnt also immer, ein kostenloses Angebot einzuholen.
Kennen Sie schon Ralph? Informieren Sie sich über unsere Hausverwalterkosten und holen Sie sich jetzt ein Angebot ein. Wir freuen uns schon auf Sie!
