Verwaltungsbeirat: Alles, was Sie wissen sollten

Was ist der Verwaltungsbeirat?

In Wohnungseigentümergemeinschaften spielt der Verwaltungsbeirat eine wichtige Rolle als Bindeglied zwischen Eigentümer/-innen und Verwaltung. Der von den Eigentümer/-innen gewählte Beirat hat die Aufgabe, die Arbeit der Verwaltung zu beaufsichtigen und zu unterstützen, ohne jedoch selbst Entscheidungsgewalt zu besitzen. Grundsätzlich darf der Verwaltungsbeirat nur Vorschläge machen. Die endgültige Entscheidung treffen die Eigentümer/-innen gemeinsam.

Wie wird der Verwaltungsbeirat besetzt?

Die Bestellung und Organisation des Verwaltungsbeirats richtet sich nach § 29 Abs 2 WEG.  Demnach ist die Bestellung eines Verwaltungsbeirats in einer WEG nicht zwingend vorgeschrieben. Ob er sinnvoll für die Eigentümergemeinschaft ist, hängt von den individuellen Aufgaben in der WEG ab. Wird jedoch ein Beirat bestellt, besteht dieser in der Regel aus drei Mitglieder/-innen. Eine abweichende Besetzung ist zulässig.

Sobald der Verwaltungsbeirat aus mehr als einem Mitglieder/-innen besteht,  ist ein/e Vorsitzende/r und ein/e  Stellvertrete/r zu wählen. Die Anzahl der Beiratsmitglieder/-innen ist nicht gesetzlich festgelegt, sollte jedoch immer an der Größe der Wohnanlage und dem Umfang der Verwaltungsaufgaben orientiert werden. Im Rahmen der Bestellung der Beiratsmitglieder/-innen kann die WEG auch gleich festlegen, wer den Vorsitz und die Stellvertretung übernehmen soll. Bestimmt wird der Verwaltungsbeirat durch Mehrheitsbeschluss. Trifft die WEG keine entsprechende Vereinbarung, so obliegt diese Entscheidung dem Beirat selbst.

Wie oft wird der Verwaltungsbeirat gewählt?

Wie oft ein neuer Beirat gewählt wird, ist nicht im WEG-Gesetz festgelegt. Dies entscheiden die Wohnungseigentümer/-innen selbst. In der Regel findet die Wahl der Mitgliederinnen und Mitglieder des Verwaltungsbeirats einmal jährlich statt, aber auch andere Regelungen sind möglich.

Die Mitgliedschaft im Verwaltungsbeirat ist nicht unbefristet. Sie kann aus verschiedenen Gründen beendet werden:

• Ende der Mitgliedschaft bei Verkauf: Scheidet ein/e Wohnungseigentümer/-in durch Verkauf der Wohnung aus der Eigentümergemeinschaft aus, verliert er oder sie gleichzeitig das Amt im Verwaltungsbeirat.
• Abberufung durch Beschluss: Die Eigentümerversammlung kann ein bestehendes Beiratsmitglied abberufen, wenn die WEG mit dessen Tätigkeit unzufrieden ist.
• Stillschweigende Abberufung: Eine Abberufung kann auch indirekt erfolgen, wenn die Wohnungseigentümer/-innen einen neuen Beirat wählen.
• Recht auf Rücktritt: Jedes Beiratsmitglied hat das Recht, das Amt jederzeit freiwillig niederzulegen.

Wer kann in den Verwaltungsbeirat?

Grundsätzlich kann jede/e Eigentümer/-in Mitglied im Verwaltungsbeirat werden (§ 29 Abs. 1 S. 1 WEG) und die Aufgaben und Pflichten übernehmen. Ausnahmen können in der Gemeinschaftsordnung geregelt sein, beispielsweise für Nichteigentümer/-innen. Der/die Verwalter/-in ist ausgeschlossen, da er/sie die Verwaltungstätigkeit überwachen soll. Weitere Ausschlussgründe können in der Person des Kandidaten liegen, etwa bei schwerwiegenden Konflikten oder Interessenkonflikten.

Welche Aufgaben übernimmt der Verwaltungsbeirat?

Der WEG-Beirat übernimmt eine kontrollierende, beratende und vermittelnde Funktion gegenüber dem Verwalter und der WEG. Zum einen überwacht der Verwaltungsbeirat die Tätigkeit der Hausverwaltung, übernimmt die Rechnungsprüfung und stellt sicher, dass sämtliche Verwaltungsaufgaben ordnungsgemäß ausgeführt werden.

Zum anderen unterstützt der Beirat die Verwaltung bei der Vorbereitung und Durchführung der Eigentümerversammlung und berät bei wichtigen Entscheidungen, wie beispielsweise der Planung von Instandhaltungsmaßnahmen. Außerdem kann der Beirat dem/der Verwalter/-in gegebenenfalls Vorschläge zur Verbesserung der Verwaltungstätigkeit machen. Voraussetzung dafür ist ein entsprechender Beschluss der Eigentümerversammlung, dem der Beirat zustimmen muss.

Eine weitere wichtige Aufgabe besteht in der Prüfung des Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung (gemäß 29 Abs 2 WEG) und diese mit einer mündlichen oder schriftlichen Stellungnahme zu versehen. Hier ist jedoch wichtig zu beachten, dass der Beirat keine Weisungsrechte gegenüber dem/der Verwalter/-in hat.

Alles in allem hat der Beirat auch eine verbindende Bedeutung: Er fungiert als Bindeglied zwischen den Wohnungseigentümer/-innen und der Hausverwaltung und vertritt die Interessen der WEG. Durch seine Kontrollfunktion trägt der Verwaltungsbeirat zur Transparenz und Effizienz der Verwaltung bei. Zusammenfassend stehen daher besonders diese Aufgaben im Vordergrund:

• Kontrolle: Der Verwaltungsbeirat schaut genau hin, ob der/die WEG Verwalter/-in, seine/ihre Arbeit korrekt ausführt.
• Beratung: Wenn es um wichtige Entscheidungen geht, wie zum Beispiel, welche Firma eine Reparatur durchführen soll, gibt der der Verwaltungsbeirat seine Meinung ab.
• Vermittlung: Der Verwaltungsbeirat ist sozusagen der "Vermittler" zwischen der WEG und dem/der Verwalter/in.

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Weitere Aufgaben des Verwaltungsbeirats

Der Verwaltungsbeirat kann über seine allgemeinen Aufgaben der Unterstützung und Überwachung auch weitere Verantwortlichkeiten übernehmen.

Wichtig: Diese zusätzlichen Aufgaben dürfen die festgelegten Zuständigkeiten des/der Verwalter/-in und der gesamten Wohnungseigentümergemeinschaft nicht beeinträchtigen.

Mögliche zusätzliche Aufgaben:

• Bauliche Maßnahmen: Überwachung und Abnahme von Bau- oder Reparaturarbeiten am gemeinschaftlichen Eigentum.
• Hausordnung: Erstellung und Anpassung der Hausordnung.
• Verwaltervertrag: Vorbereitung, Abschluss und gegebenenfalls Kündigung des Vertrags mit dem Hausverwalter.
• Gewährleistung: Durchsetzung von Gewährleistungsansprüchen für das Gemeinschaftseigentum.

Welche Aufgaben übernimmt der Verwaltungsbeirat nicht?

Grundsätzlich hat der Verwaltungsbeirat einer Wohnungseigentümergemeinschaft bei der Übernahme zusätzlicher Aufgaben immer die Grenzen der Zuständigkeiten von den Verwalter/-innen und Eigentümer/-innen zu beachten.

So darf der Beirat keine Entscheidungen treffen, die in den Zuständigkeitsbereich des/der Verwalter/-in oder der Eigentümergemeinschaft fallen. Hierzu zählen insbesondere:

• Personalentscheidungen: Der Verwaltungsbeirat darf den/die den Verwalter/-in weder einstellen noch entlassen.
• Finanzielle Entscheidungen: Die Genehmigung von Abrechnungen, die Vergabe von Aufträgen oder das Schließen von Verträgen sind Aufgaben der Verwaltung oder der Eigentümergemeinschaft.
• Vertretung der WEG: Der Beirat darf die WEG nicht nach außen vertreten.
• Einschränkung von Rechten: Der Verwaltungsbeirat darf die Rechte einzelner Eigentümer/-innen, wie beispielsweise das Rederecht in der Eigentümerversammlung, nicht einschränken.
• Persönlicher Vorteil: Der Beirat darf keine persönlichen Vorteile aus seiner Tätigkeit ziehen.

Welche Pflichten hat der Verwaltungsbeirat?

Als Organ der WEG hat der Verwaltungsbeirat auch bestimmte Pflichten zu erfüllen. Neben der allgemeinen Pflicht zur sorgfältigen Amtsausübung umfasst dies insbesondere die Pflicht zur Auskunft und Rechenschaft gegenüber den Wohnungseigentümer/-innen.

Darüber hinaus ist der Beirat verpflichtet, alle Unterlagen herauszugeben, die im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit entstanden sind. In bestimmten Fällen, beispielsweise wenn kein/e Verwalter/-in vorhanden ist, muss der Beirat eine Eigentümerversammlung einberufen.

Der Verwaltungsbeirat haftet gegenüber der WEG

Mitgliederinnen und Mitglieder des Verwaltungsbeirats einer WEG können persönlich haftbar gemacht werden, wenn sie ihre Aufgaben fahrlässig oder vorsätzlich verletzen und dadurch der WEG ein Schaden entsteht. Allerdings schränkt das WEG Gesetz die Haftung von ehrenamtlichen Beiräten ein: Sie haften in der Regel nur bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz.

Welche Rechte hat der Verwaltungsbeirat?

Neben den Aufgaben und Pflichten hat der Beirat auch gewisse Rechte. So darf dürfen die Mitgliederinnen und Mitglieder des Verwaltungsbeirats Informationen und Unterlagen von der Hausverwaltung verlangen, die für ihre Aufgaben relevant sind.

Verwaltungsbeiräte dürfen zudem den/die Verwalter/in auch anweisen, bestimmte Angelegenheiten zu prüfen oder vorzubereiten. Allerdings hat der Beirat keine Weisungsbefugnis und seine Rechte sind immer an die der übrigen Miteigentümer/-innen gebunden.

Missverständnisse bezüglich der Aufgaben und Pflichten des Verwaltungsbeirats

Ein häufiges Missverständnis besteht darin, dass der Verwaltungsbeirat Weisungsrechte gegenüber dem/der Verwalter/-in hat. Dies ist jedoch nicht der Fall. Der Beirat hat lediglich die Aufgabe, die WEG-Verwaltung zu unterstützen und zu überwachen. Der/die Verwalter/-in bleibt jedoch für die Verwaltungstätigkeit und die Umsetzung der Beschlüsse der Eigentümerversammlung verantwortlich.

Was tun, wenn der Verwaltungsbeirat seine Aufgaben nicht erfüllt?

Sollte der Verwaltungsbeirat seine Aufgaben nicht ordnungsgemäß erfüllen oder Befugnisse überschreiten, haben Sie als Wohnungseigentümer/-innen verschiedene Möglichkeiten, dagegen vorzugehen.

Mögliche Vorgehensweisen:

1. Ansprache der WEG Verwaltung: Zunächst sollte die Verwaltung aufgefordert werden, mit dem Verwaltungsbeirat zu sprechen und die Situation zu klären.
2. Rechtliche Prüfung: Die Eigentümer/-innen sollten sich über ihre Rechte und Pflichten informieren, insbesondere über das Wohnungseigentumsgesetz.
3. Gemeinsames Vorgehen: Mehrere Eigentümer/-innen sollten gemeinsam mit dem Beirat das Gespräch suchen und auf eine Änderung des Verhaltens drängen.
4. Schriftliche Anfrage an den/die Verwalter/-in: Wenn Gespräche nicht fruchten, kann eine schriftliche Anfrage an den/die Verwalter/-in gestellt werden, um die Angelegenheit offiziell zu machen.
5. Juristische Beratung: Bei anhaltenden Problemen empfiehlt es sich, eine/n Rechtsanwält/-in zu konsultieren.
6. Abwahl des Beirats: Als letztes Mittel kann die Abwahl des gesamten Beirats in der Eigentümerversammlung beantragt werden. Dieser Antrag muss begründet und rechtzeitig gestellt werden.
7. Gerichtliche Schritte: Wird der Antrag auf Abwahl abgelehnt, kann gerichtlich gegen diese Entscheidung vorgegangen werden.
8. Außerordentliche Eigentümerversammlung: Sollte der/die Verwalter/-in eine außerordentliche Eigentümerversammlung ablehnen, kann diese ebenfalls gerichtlich durchgesetzt werden.

Wichtige Hinweise für Sie als Eigentümer/-innen:

• Begründung: Jeder Antrag muss sachlich begründet werden.
• Frist: Anträge müssen rechtzeitig gestellt werden, damit sie in die Tagesordnung aufgenommen werden können.
• Gemeinsames Vorgehen: Ein gemeinsames Vorgehen aller Eigentümer/-innen stärkt Ihre Position und erhöht die Erfolgschancen.

Fazit: Werden die Aufgaben des Verwaltungsbeirats nicht erfüllt, haben die Eigentümer/-innen verschiedene Möglichkeiten, um Abhilfe zu schaffen. Ein frühzeitiges Eingreifen und eine klare Kommunikation sind dabei entscheidend.

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