Der Umlaufbeschluss – eine schnelle Alternative zur Eigentümerversammlung?

Der Umlaufbeschluss ist eine Möglichkeit für Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) Entscheidungen zu treffen, ohne dass hierfür eine Eigentümerversammlung einberufen werden muss. Das Verfahren bietet eine praktische und schnelle Lösung für die Beschlussfassung. Worauf kommt es bei einem Umlaufbeschluss an? Welche Änderungen hat die WEG Reform § 23 abs 3 WEG gebracht? Wir haben das Wichtigste für Sie zusammengefasst.  

Definition: Was ist ein Umlaufbeschluss?

Möchte eine Wohnungseigentümergemeinschaft schnell Entscheidungen treffen, ohne lange auf die nächste Eigentümerversammlung warten zu müssen, bietet sich ein Umlaufbeschluss an. Der Umlaufbeschluss ist demnach ein schnell organisiertes Instrument für Eigentümergemeinschaften, der eine zeitnahe Entscheidungsgrundlage außerhalb der ordentlichen Eigentümerversammlung ermöglichen.

Die Hauptanwendungsbereiche umfassen beispielsweise Renovierungsarbeiten oder komplexe Entscheidungen, bei denen nicht alle Eigentümer/-innen persönlich anwesend sein können oder wollen.

Ohne ein Umlaufverfahren müsste man entweder eine außerordentliche Versammlung einberufen oder die Entscheidung bis zur nächsten regulären Zusammenkunft verschieben.

Die WEG-Reform hat zwar enorme Erleichterungen bei den Umlaufbeschluss gebracht, dennoch müssen bestimmte Voraussetzungen und Verfahrensschritte sorgfältig eingehalten werden, damit ein solcher Umlaufbeschluss rechtlich wirksam ist. Dies erfordert eine präzise Vorbereitung und Kommunikation mit allen Eigentümerinnen und Eigentümern, um eine faire und transparente Entscheidungsfindung zu gewährleisten.

Die wichtigsten Facts über den Umlaufbeschluss im Überblick:

• Dringlichkeit: Wenn schnell gehandelt werden muss (zum Beispiel bei einem Wasserschaden).
• Kleine Entscheidungen: Für weniger komplexe Themen kann ein Umlaufbeschluss effizienter sein als eine Eigentümerversammlung.
• Kostengründe: Umlaufbeschlüsse können kostengünstiger sein als die Organisation einer Eigentümerversammlung.
• Antrag: Eine entsprechende Beantragung des Umlaufbeschlusses kann von verschiedenen Mitglieder/-innen der WEG gestellt und an alle Eigentümer:innen versendet werden.
• Initiator/-innen: Eigentümer/-innen, WEG-Verwalter/-in oder der Verwaltungsbeirat können das Umlaufverfahren initiieren.
• Gemeinschaftsordnung: Die Gemeinschaftsordnung kann spezifische Regelungen für Umlaufbeschlüsse enthalten, die über die gesetzlichen Vorgaben hinausgehen.
• Frist: Die Abstimmungen erfolgen schriftlich innerhalb einer Frist von mindestens drei Wochen.
• Abstimmung in Textform: Stimmen können in Textform eingereicht werden. Neben WhatsApp können auch andere digitale Kanäle (zum Beispiel E-Mail oder auch spezielle WEG-Plattformen) genutzt werden.
• Stimmenthaltungen: Keine abgegebenen Stimmen werden als Ablehnung gewertet.
• Einfache Mehrheit: Sofern die Gemeinschaftsordnung eine einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen als Beschlussfähigkeit vorsieht, kann der Beschluss so gefasst werden.
• Bekanntgabe: Das Ergebnis wird schriftlich bekanntgegeben und
• Anfechtung des Umlaufbeschlusses: Das Ergebnis steht unter dem Vorbehalt einer möglichen Anfechtung innerhalb von vier Wochen.

Vor dem Umlaufbeschluss prüfen – Ist eine Beschlusskompetenz gegeben?

Bevor eine Wohnungseigentümergemeinschaft einen Beschluss fasst, muss sie prüfen, ob diese überhaupt dazu berechtigt ist. Diese Berechtigung nennt man Beschlusskompetenz.

Um herauszufinden, ob eine solche Beschlusskompetenz besteht, kann man in der Gemeinschaftsordnung oder der Teilungserklärung nachschauen. Hier wird generell geregelt, welche Entscheidungen die Eigentümergemeinschaft treffen darf.

Grundsätzlich können Sie in der Eigentümerversammlung über alles entscheiden, was das Gemeinschaftseigentum betrifft, zum Beispiel das Treppenhaus oder der Keller.

Was zu den einzelnen Wohnungen gehört – das sogenannte Sondereigentum – ist von der Beschlusskompetenz ausgeschlossen und darf die Gemeinschaft in der Regel nicht einfach so verändern. Allerdings kann es Ausnahmen geben: Wenn Veränderungen am Sondereigentum Auswirkungen auf das Gemeinschaftseigentum haben, kann die Gemeinschaft unter Umständen doch mitentscheiden. In diesem Fall hat die WEG durchaus Beschlusskompetenz.

Ein Beispiel dafür sind die Wasserrohre in Ihrem Gebäude. Auch wenn die Rohre in den einzelnen Wohnungen verlaufen, gehören sie oft zum Gemeinschaftseigentum. Wenn diese Rohre erneuert werden müssen, kann die Wohnungseigentümergemeinschaft darüber entscheiden, auch wenn das bedeutet, dass in den einzelnen Wohnungen gebohrt werden muss.

Wer kann einen Umlaufbeschluss initiieren?

Das Umlaufverfahren bzw. den Umlaufbeschluss kann durch mehrere Personen initiiert werden: Sowohl einzelne Eigentümer/-innen als auch der Hausverwaltung und der Verwaltungsbeirat können den Anstoß für einen Umlaufbeschluss geben. Dies kann beispielsweise bei dringenden Entscheidungen oder Routineangelegenheiten der Fall sein, bei denen eine Eigentümerversammlung nicht notwendig oder zeitlich nicht möglich ist.

Um das Umlaufverfahren zu initiieren, ist eine Benachrichtigung der Eigentümer/-innen in Textform (Post, E-Mail, WhatsApp oder andere textbasierte Apps) notwendig. Vor dem neuen WEG-Gesetz war nur die Schriftform (Briefpost) erlaubt.

Ein/e Wohnungseigentümer/-in enthält sich – was passiert?

Enthält sich ein/e Wohnungseigentümer/-in bei einer Umlaufabstimmung, gilt seine bzw. ihre Stimme automatisch als 'Nein'. Bei einer erforderlichen einstimmigen Zustimmung muss dann eine Eigentümerversammlung einberufen werden. Bei einem Umlaufbeschluss mit einfacher Mehrheit kann der Beschluss jedoch ohne die enthaltene Person gefasst werden.

Umlaufbeschluss beantragen mit dem Beschlussantrag

Im Beschlussantrag muss klar und deutlich stehen, worum es im Umlaufverfahren geht und was man erreichen möchte.

Wenn es im Umlaufverfahren zum Beispiel um Renovierungsarbeiten geht, sollten im Beschlussantrag auch Angebote von verschiedenen Firmen beigelegt werden. So haben alle Eigentümer/-innen die Möglichkeit, sich ein Bild von den Kosten und den verschiedenen Optionen zu machen.

Es ist wichtig, dass der Antrag so formuliert ist, dass alle Fragen beantwortet werden können. Da bei einem Umlaufbeschluss die Möglichkeit für direkte Rückfragen begrenzt ist, sollten alle relevanten Informationen bereits im Antrag enthalten sein.

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Die zwei Formen zur Beantragung des Umlaufbeschlusses

Nachdem die Eigentümer/-innen ein Anschreiben mit dem Beschlussantrag erhalten haben, müssen sie diesen unterschreiben und zurücksehen. Hierfür gibt es die folgenden zwei Formen:

Umlaufbeschluss: Ein Antrag für alle

1. Die Hausverwaltung versendet einen einzigen Beschlussantrag, der unter den Eigentümer/-innen weitergereicht und unterschrieben wird. Dieser Prozess kann recht zeitintensiv sein. Außerdem könnten sich manche Eigentümer/-innen auf diesem Weg unter Druck gesetzt fühlen, den Antrag zu unterschreiben, damit sie nicht die einzigen sind, die nicht unterschreiben.

Umlaufbeschluss: Ein Antrag für jede/n

2. Die Hausverwaltung versendet separate Beschlussanträge an jede/n Eigentümer/-in. Diese werden individuell akzeptiert oder abgelehnt und zurückgesendet. Dadurch ist der Prozess deutlich schneller und die Eigentümer/-innen können sich ohne Gruppenzwang für oder gegen den Beschlussantrag  entscheiden.

Sobald die Hausverwaltung alle Antworten auf den Beschlussantrag erhalten hat, wird der Beschluss verkündet und in die Beschlusssammlung eingetragen.

Tipp: Theoretisch kann das Umlaufverfahren auch über WhatsApp stattfinden. Wichtig ist nur, dass die Stimmen in Textform eingereicht werden. Sprachnachrichten oder Videobotschaften der Wohnungseigentümer/-innen sind nicht gültig.

Umlaufbeschluss beantragen: die Fristen

Ein Beschlussantrag muss stets eine Frist beinhalten, bis wann Eigentümer/-innen abstimmen dürfen.

Gemäß § 24 Abs. 4 S. 2 WEG ist für die Abgabe von Stimmen beim Umlaufverfahren eine Mindestfrist von drei Wochen gesetzlich vorgeschrieben. Diese Frist dient dazu, allen Eigentümern/-innen eine angemessene Zeitspanne einzuräumen, sich mit dem Beschlussvorschlag zu befassen und ihre Entscheidung zu treffen. Dadurch wird auch sichergestellt, dass auch Eigentümer/-innen, die vorübergehend abwesend sind, von ihrem Stimmrecht Gebrauch für den Beschluss machen können.

Wie funktioniert der Umlaufbeschluss?  

Mit der WEG-Reform 2020 wurde der Umlaufbeschluss für WEGs deutlich vereinfacht. Grundsätzlich gilt bei der Abstimmung die Allstimmigkeit der kompletten WEG. Somit müssen alle Eigentümer/-innen, die im Grundbuch eingetragen sind, dem Umlaufbeschluss zustimmen. Ist dies nicht der Fall, kommt der Umlaufbeschluss nicht zustande.

Gemäß dem neuen WEG-Gesetz, das am 1. Dezember 2020 in Kraft getreten ist, können die Eigentümer/-innen den Umlaufbeschluss mit einfacher Mehrheit abstimmen. Dann reicht es aus, wenn mehr als die Hälfte aller Wohnungseigentümer/-innen für den Beschlussantrag stimmen. Hierzu ist es im Vorfeld jedoch erforderlich, dass

Für das Umlaufverfahren mit einfacher Mehrheit ist ein Absenkungsbeschluss notwendig. Gemäß § 23 Abs 3 WEG müssen die Wohnungseigentümer/-innen also im Rahmen einer Versammlung die Herabsetzung der Zustimmung beschließen. Dieser ist nur für ein konkretes Vorhaben wirksam und betrifft nicht alle zukünftigen Umlaufbeschlüsse. Ein langfristiges Absenken der erforderlichen Mehrheit ist nicht möglich.

Wann erlangt ein Umlaufbeschluss Gültigkeit?

Erst nach der Verkündung der Ergebnisse erlangt der Beschluss Gültigkeit. Verkündet wird der Umlaufbeschluss schriftlich, etwa per E-Mail oder per Post, alternativ kann das Ergebnis aber auch im Treppenhaus oder am schwarzen Brett ausgehängt werden. Auf diese Weise sollten alle Eigentümer/-innen über das Ergebnis informiert werden.

Abgegebene Stimme im Umlaufbeschluss widerrufen – ist das möglich?

Nein, eine abgegebene Stimme im Umlaufbeschlussverfahren kann nicht widerrufen werden. Sollten Sie oder ein/e Eigentümer/-in seine oder ihre Entscheidung bereuen, bleibt nur die Möglichkeit, den gesamten Beschluss anzufechten.

Der Umlaufbeschluss ist vier Wochen lang anfechtbar

Wenn Sie Ihre Entscheidung beim Umlaufbeschluss revidieren wollen, dürfen Sie wie bei der Eigentümerversammlung eine Beschlussanfechtung in die Wege leiten. Gemäß § 46 WEG muss Ihre Beschlussanfechtung innerhalb von einem Monat erfolgen. Es gilt das Datum der Zustellung an den Wohnungseigentümer/-innen.

Wird ein Beschluss erfolgreich angefochten, ist er nichtig. Die Entscheidung muss die WEG dann erneut treffen.

Juristische Unterstützung von einem Anwalt, der sich gut mit dem WEG-Gesetz auskennt, ist hier sehr ratsam. Grundsätzlich müssen Sie Ihre Anfechtung nämlich in Form einer Klageschrift beim zuständigen Amtsgericht einreichen. Zuständig ist immer das Amtsgericht, in dessen Bezirk Ihr Grundstück liegt.

Die Vorteile und Nachteile von Umlaufverfahren

Ein großer Vorteil vom WEG-Umlaufbeschluss liegt darin, dass Entscheidungen schneller und einfacher getroffen werden können. Im Vergleich zur Eigentümerversammlung, ist der organisatorische Aufwand bei einem Umlaufbeschluss deutlich geringer.

Wohnungseigentümer/-innen können ihre Stimme einfacher in Textform oder online abgeben, ohne dass sie zu einem bestimmten Zeitpunkt an einem bestimmten Ort sein müssen. Dadurch entfallen auch Kosten für die Organisation einer Versammlung. Einen passenden Termin finden, Anreise der Wohnungseigentümer/-innen und alle sonstigen logistischen Herausforderungen einer Eigentümerversammlung entfallen beim Umlaufbeschluss. Die Flexibilität des Umlaufverfahrens ermöglicht es, Entscheidungen zügig zu treffen, was für alle Beteiligten von Vorteil ist.

Der Nachteil vom Umlaufbeschluss ist, dass bei komplexen Sachverhalten der Umlaufbeschluss weniger Raum für Diskussionen und den persönlichen Austausch bietet, was mitunter zu Fehlentscheidungen führen kann.

FAQ: Häufig gestellte Fragen

• Wie läuft ein Umlaufverfahren ab? Zuerst wird der Antrag schriftlich an alle Eigentümer:innen versendet. Die Eigentümer:innen haben eine bestimmte Frist (mindestens 3 Wochen), um ihre Stimme abzugeben. Dann werden die Stimmen ausgezählt und das Ergebnis wird schriftlich bekanntgegeben.
• Was passiert, wenn ich nicht abstimme? Wenn Sie nicht abstimmen, wird Ihre Stimme in der Regel als Ablehnung gewertet. Es ist daher wichtig, sich an der Abstimmung zu beteiligen, auch wenn Sie dem Beschluss nicht zustimmen.
• Kann ich einen Umlaufbeschluss auch ablehnen, wenn ich nicht anwesend bin? Ja, Sie können einen Umlaufbeschluss ablehnen, auch wenn Sie nicht anwesend sind. Geben Sie dazu einfach Ihre Stimme innerhalb der gesetzten Frist ab.
• Kann ein Umlaufbeschluss auch für wichtige Entscheidungen genutzt werden? Ja, grundsätzlich ist das möglich. Allerdings sollten besonders wichtige Entscheidungen, wie z.B. eine größere Modernisierung, in der Regel in einer Eigentümerversammlung diskutiert werden.
• Kann ein Umlaufbeschluss auch mündlich erfolgen? Nein, der Beschluss muss grundsätzlich schriftlich erfolgen. Dies kann sowohl in Textform als auch in elektronischer Form geschehen, zum Beispiel WhatsApp, E-Mail, WEG-Plattform.
• Was passiert, wenn ein Mitglied der WEG nicht erreichbar ist? Wenn ein Mitglied der WEG nicht erreichbar ist, kann der Beschluss trotzdem gefasst werden. In diesem Fall muss eine einfache Mehrheit der übrigen Eigentümer/-innen zustimmen.
• Kann ich einen Umlaufbeschluss widerrufen? Ein einmal gefasster Umlaufbeschluss kann in der Regel nicht widerrufen werden. Ausnahmen sind möglich, wenn der Beschluss rechtswidrig war. Umlaufbeschlüsse sind jedoch bis 4 Wochen nach der Beschlussfassung anfechtbar.
• Welche Vorteile hat ein Umlaufbeschluss? Der Umlaufbeschluss hat viele Vorteile. Entscheidungen können schneller getroffen werden als in einer Eigentümerversammlung. Außerdem entfallen die Kosten für die Organisation einer Eigentümerversammlung. Entscheidungen können zudem auch außerhalb der regulären Versammlungstermine getroffen werden.
• Welche Nachteile kann ein Umlaufbeschluss haben? Bei einem Umlaufverfahren fehlt die Möglichkeit zur offenen Diskussion und zum Austausch von Meinungen untereinander. Durch die schriftliche Kommunikation kann es außerdem zu Missverständnissen kommen.
• Wer kann mir bei Fragen zum Umlaufbeschluss helfen? Bei Fragen zum Umlaufbeschluss können Sie sich an Ihre Hausverwaltung wenden.

Der Umlaufbeschluss mit Ralph – So einfach wie noch nie

Insgesamt bietet der Umlaufbeschluss den Wohnungseigentümer/-innen eine schnelle und unkomplizierte Möglichkeit der Beschlussfassung. Durch die Vereinfachung der Mehrheitserfordernisse können Sie Entscheidungen in der Eigentümergemeinschaft schneller treffen und wichtige Aufgaben zeitnah initiieren.

Dennoch ist es wichtig, dass bei der Durchführung des Umlaufverfahrens alle gesetzlichen Vorgaben und Dokumentationspflichten eingehalten werden, um die Rechtssicherheit der Beschlüsse zu gewährleisten. Wenn Sie mit Ihrem WEG-Verwalter unzufrieden sind, wird es jetzt Zeit, die Hausverwaltung zu wechseln. Ralph hilft Ihnen gerne dabei!