Das Protokoll der Eigentümerversammlung – das ist wichtig

Das Protokoll der Eigentümerversammlung gehört zu den wichtigsten Dokumenten in einer WEG. Es dient dazu, die Diskussionspunkte und gefassten Beschlüsse aus der WEG-Versammlung schriftlich festzuhalten, damit sich jede/-r Eigentümer/-in im Nachhinein einen Überblick zu den Themen verschaffen kann.

So sieht das Protokoll der Eigentümerversammlung aus

Das Protokoll der Eigentümerversammlung folgt keiner bestimmten Form – solange alle erforderlichen Informationen enthalten sind, ist das Layout nebensächlich. Die Versammlungsniederschrift kann also von Verwalter/-in zu Verwalter/-in anders aussehen.

Gut zu wissen: Das WEG-Gesetz kennt die Bezeichnung „Protokoll“ eigentlich nicht und verwendet stattdessen das Wort „Niederschrift“. Im Sprachgebrauch der meisten Wohnungseigentümer/-innen hat sich jedoch die Bezeichnung „Protokoll“ durchgesetzt. Es handelt sich hierbei um ein Ergebnis- bzw. Beschlussprotokoll und nicht um ein Ablaufprotokoll.

Beschlussprotokoll oder Ablaufprotokoll? Teilungserklärung und  Gemeinschaftsordnung sind entscheidend

Die Frage, ob ein Beschlussprotokoll oder Ablaufprotokoll erstellt wird, hängt in erster Linie von den Vereinbarungen in der Teilungserklärung und der Gemeinschaftsordnung ab. Fehlen solche Vereinbarungen, bestimmt sich die Art der Niederschrift nach den gesetzlichen Bestimmungen. Diese räumen dem der Versammlungsleiter/-in einen gewissen Gestaltungsspielraum ein. Das bedeutet, dass er oder sie in der Regel selbst entscheiden kann, ob es ein ausführliches oder ein kurzes Protokoll für die WEG-Versammlung gibt.

Das Ablaufprotokoll

Entscheidet sich ein/ein Verwalter/in dafür, eine Versammlung als Ablaufprotokoll festzuhalten, bedeutet das, dass er oder sie den gesamten Verlauf der Versammlung detailliert schriftlich festhält. Das beinhaltet auch alle Wortbeiträge und Diskussionen der einzelnen Wohnungseigentümer/-innen. Eine solche Niederschrift ist eher zeitaufwendig zu erstellen und birgt einige Risiken.

Zum einen ist es schwierig, alle Aussagen vollständig und korrekt wiederzugeben, insbesondere wenn viele Wohnungseigentümer/-innen gleichzeitig sprechen oder sich unterbrechen. Zum anderen könnten in den Wortbeiträgen auch beleidigende oder unpassende Äußerungen enthalten sein, die in einer offiziellen Niederschrift nichts zu suchen haben.

Ein reines Beschlussprotokoll, das sich lediglich auf die beschlossenen Punkte konzentriert, ist in der Regel weniger aufwendig und vermeidet diese Probleme.

Das Beschlussprotokoll

Das Beschlussprotokoll bzw. Ergebnisprotokoll einer Eigentümerversammlung konzentriert sich im Wesentlichen auf die konkreten Beschlüsse, die während der Versammlung gefasst wurden. Es wird also die Tagesordnung beschrieben und die dazu gefassten Beschlüsse mit dem entsprechenden Abstimmungsergebnis festgehalten. Der/die Verwalter/-in kann zusätzlich kurze Erläuterungen zu den Beschlüssen hinzufügen, um sie besser verständlich zu machen. Auch Themen, die zwar diskutiert, aber nicht zur Abstimmung gestellt wurden, können unter einem Punkt wie "Verschiedenes" oder "Sonstiges" kurz erwähnt werden, sofern sie für die Wohnungseigentümergemeinschaft von Bedeutung sind.

Im Gegensatz zum ausführlichen Ablaufprotokoll, das den gesamten Verlauf der Versammlung dokumentiert, bietet das Ergebnisprotokoll demnach eine kompakte Zusammenfassung der wichtigsten Entscheidungen.

Protokoll Eigentümerversammlung: Die wichtigsten Bestandteile

Das Protokoll für die Eigentümerversammlung muss bestimmte Punkte zur stattgefundenen Eigentümerversammlung enthalten. Die wichtigsten Bestandteile lauten wie folgt:

• Datum, Uhrzeit und Ort der Eigentümerversammlung: Die Eigentümerversammlung fand am [Tag], den [Datum] um [Uhrzeit] in den Räumlichkeiten der [Ort, z.B. Gemeinschaftsräume] statt.
• Dauer: Genaue Zeitangaben zu Beginn und Ende der Eigentümerversammlung.
• Liste mit allen anwesenden Eigentümer/-innen: Eine Anwesenheitsliste aller Wohnungseigentümer/-innen sowie der vertretenen Miteigentumsanteile gehören ebenfalls in das Protokoll. Diese Info dient u. a. dazu, die Beschlussfähigkeit der Wohnungseigentümerversammlung nachzuweisen.
• Tagesordnungspunkte: In jedes Protokoll einer Eigentümerversammlung gehört die Erwähnung, dass die Tagesordnungspunkte genehmigt und etwaige Änderungen beschlossen wurden.
• Ergebnisse der Abstimmungen: Das Protokoll sollte die Abstimmungsergebnisse dokumentieren. Dazu gehört etwa die Anzahl der Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Stimmenthaltungen.
• Abschluss: Der offiziellen Abschluss der Wohnungseigentümerversammlung wird durch den/die Vorsitzende/-in und die Unterschrift der Protokollführer/-in sowie den Vorsitzenden des Beirates und min. einer weiteren Miteigentümer/-in notiert.

Beteiligte und verantwortliche Personen

Das Erstellen des Protokolls fällt in den Zuständigkeitsbereich der Hausverwaltung, da sie in der Regel die Eigentümerversammlung einberufen hat und führt. Alternativ kann auch der/die Verwaltungsbeirat/-in oder ein/e Wohnungseigentümer/-in an, der/die von der WEG zum/zur Schriftführenden ernannt wurde, die Niederschrift übernehmen.

Kann oder will der/die Verwalter/-in nicht an einer ordentlichen oder außerordentlichen Eigentümerversammlung teilnehmen, obliegt der WEG die Protokollierung und die Pflege der Beschlusssammlung.

Wer muss das Protokoll nach der Wohnungseigentümerversammlung unterschreiben?

Damit das Protokoll einer Eigentümerversammlung rechtsgültig ist, müssen bestimmte Personen es unterzeichnen. Neben der/dem Versammlungsleiter/-in, also in der Regel dem/der Verwalter/-in, muss auch ein/e Eigentümer/-in unterschreiben. Gibt es einen Verwaltungsbeirat, so müssen auch der/die Vorsitzende oder sein/ihr Stellvertreter/-in ihr Einverständnis durch eine Unterschrift bekunden. In einer WEG, die sich selbst verwaltet, ist es eine Person aus den Reihen der Wohnungseigentümer/-innen, die das Protokoll unterzeichnet.

Wichtig: Wenn Sie später einmal einen Beschluss anfechten wollen, kann es entscheidend sein, o alle Unterschriften im Protokoll vorhanden sind. Fehlt eine Unterschrift, könnte das dazu führen, dass der Beschluss für ungültig erklärt wird.

Die Frist zur Erstellung des Protokolls

Für das Erstellen der Versammlungsniederschrift gibt es keine konkrete Frist. Das WEG verlangt nur, dass die Protokollierung laut § 24 Abs. 6 WEG unverzüglich stattfinden soll. In der Regel sollte auch die Beschlusssammlung zeitnah, im Idealfall ein bis zwei Tage nach der Versammlung, erfolgen.

So wird das Protokoll nach der Eigentümerversammlung aufbewahrt

Das Protokoll der Eigentümerversammlung muss dauerhaft im Original aufbewahrt werden. Hierzu besteht eine gesetzliche Pflicht. Am besten werden alle Protokolle zusätzlich digital von der Hausverwaltung gesichert und, wenn Sie selbst über die Versammlungsniederschrift verfügen möchten, in Form von einer schriftlichen Kopie für Ihre eigenen Unterlagen aufbewahrt. Warum ist dies wichtig? Das Protokoll enthält wichtige Diskussionsfragen, Entscheidungen und Beschlüsse der WEG, die nicht nur für die WEG-Praxis, sondern auch für zukünftige Eigentümer/-innen von Interesse sind.

Einsicht ins Protokoll bekommen

Als Wohnungseigentümer/-in haben Sie das Recht, jederzeit in die Protokolle der Eigentümerversammlungen Einsicht zu nehmen. Das ist gesetzlich in § 18 Abs. 4 WEG so festgelegt und gilt auch für andere wichtige Dokumente wie beispielsweise Beschlüsse. Ihr/e Verwalter/-in ist verpflichtet, Ihnen diese Unterlagen zur Verfügung zu stellen.

Eine Verweigerung der Einsicht durch die Verwalter/-innen stellt einen Verstoß gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Verwaltung dar und kann unter Umständen zur außerordentlichen Kündigung des Verwaltungsvertrages führen.

Auch Insolvenzverwalter/-innen, Zwangsverwalter/-innen und Testamentsvollstrecker/-innen haben laut dieser Regelung das Recht, die Versammlungsniederschrift einzusehen. 

Das digitale Protokoll der WEG-Versammlung

Die WEG-Reform von 2020 hat nicht nur die Teilnahme an Eigentümerversammlungen für Wohnungseigentümer/-innen flexibler gestaltet, sondern auch die Verwaltung vereinfacht. Dank der neuen Regelungen können Eigentümerversammlungen nun auch als sogenannte Hybrid-Veranstaltungen stattfinden.

Das bedeutet, dass Sie bequem von zu Hause aus an der Versammlung teilnehmen können, ohne persönlich anwesend sein zu müssen. Und das Beste daran: Auch das Protokoll der Eigentümerversammlung kann jetzt digital erstellt und direkt an die Eigentümergemeinschaft versendet werden. So sind Sie immer auf dem Laufenden und können sich in Ruhe mit der Niederschrift und den Beschlüssen auseinandersetzen. Das physisches Original der Niederschrift muss natürlich trotzdem erstellt werden.

Die Folgen eines fehlerhaften Protokolls

Grundsätzlich haben Fehler im Protokoll keinerlei Auswirkungen auf die Beschlüsse, die Sie als WEG gefasst haben. Das Protokoll ist per se nicht anfechtbar, „nur“ weil es nicht rechtzeitig zur Verfügung gestellt wird oder weil es unbewusst bzw. bewusst vergessen worden sind. Alle in der WEG-Versammlung getroffenen Beschlüsse sind stets wirksam und entfalten bereits nach der Abstimmung ihre Wirksamkeit, unabhängig des Protokolls.

Beispielhafte Ursachen für Protokollberichtigungen

Sollte eine fehlerhafte Niederschrift vorliegen, besteht Ihrerseits ein nicht fristgebundener Anspruch auf Berichtigung des Protokolls durch die Hausverwaltung bzw. durch den/die Ersteller/-in. Hier ist eine Übersicht mit beispielhaften Ursachen für potenzielle Protokollberichtigungen:

• Die Beschluss-Sammlung ist unvollständig: Wichtige Beschlüsse sind im Protokoll ausgelassen worden
• Das Beschlussprotokoll ist fehlerhaft: Beschlüsse sind nicht korrekt niedergeschrieben
• Das Protokoll der Eigentümerversammlung hat ein/e Eigentümer/-in diffamiert oder beleidigt
• Das Protokoll der Eigentümerversammlung ist einseitig aus der Sicht bestimmter Eigentümer/-innen geschrieben. Andere Perspektiven wurden nicht aufgenommen
• Die Aussagen von Eigentümer/-innen, die für diese verbindliche Rechte oder Pflichten auslösen, wurden inkorrekt aufgenommen oder ausgelassen

Fehlerfreie und normgerechte Protokolle mit Ralph

Insgesamt ist das Protokoll der Eigentümerversammlung ein wichtiges Dokument, das die Ergebnisse und Beschlüsse der WEG festhält. Durch die festgelegten Inhalte ermöglicht das Protokoll bestehenden und neuen Eigentümer/-innen, über wichtige Themen und Entscheidungen informiert zu werden und bei Bedarf darauf zurückzugreifen. Das Erstellen von fehlerfreien und normgerechten Protokollen gehört zu einer der vielen Aufgaben, die wir als Hausverwaltung für Ihre WEG übernehmen. Informieren Sie sich gerne über unser Angebot und wechseln Sie jetzt zu Ralph!