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Grundsätzliches zur Bestellung eines WEG-Verwalters
Die Bestellung eines Verwalters und der Abschluss des Verwaltervertrags werden nach der geltenden Trennungstheorie unterschieden. Dabei handelt es sich um den Abschluss eines schuldrechtlichen Vertragsverhältnisses zwischen allen Eigentümern und dem Verwalter einerseits sowie der Wahl und Bestellung des Verwalters in sein organschaftliches Amt durch einen Mehrheitsbeschluss gemäß § 26 Abs. 1 andererseits. Der Verwalter wird nicht dadurch bestimmt, wer einen Verwaltervertrag vorweisen kann, sondern durch die ordnungsgemäße Bestellung und Wahl. Diese Tatsache wird oft missverstanden. Die Bestellungsdauer ist auf fünf Jahre begrenzt. Danach muss sich der Verwalter neu wählen lassen. Eine stille Verlängerung der Amtszeit ist nicht möglich.
Mit der Bestellung des Verwalters ist in der Regel auch die Abgabe eines Angebots auf Abschluss eines Verwaltervertrags verbunden, welcher eine entgeltliche Geschäftsbesorgung darstellt (§ 675 BGB). Obwohl keine Formvorschriften bestehen, wird ein schriftlicher Vertrag empfohlen. Falls Verwaltervertragsformulare verwendet werden, stellt eine formularmäßig festgelegte Laufzeit von fünf Jahren keinen Verstoß gegen allgemeine Geschäftsbedingungen dar.
Fachverbände und Fachverlage bieten sinnvolle Formulare an. Wichtige Vertragsinhalte sind der Beginn und das Ende der Verwaltungstätigkeit, Kündigungsregelungen, zusätzliche Pflichten und Rechte des Verwalters, die über die gesetzlichen Vorschriften hinausgehen sowie die Verwaltervergütung. Es wird empfohlen, auch Regelungen bezüglich der Beitreibung rückständiger Wohngelder, der Instandhaltungsrückstellung, der Ermächtigung zum Abschluss und zur Kündigung von Verträgen, der Zusammenarbeit mit dem Beirat sowie der Durchführung von Eigentümerversammlungen zu treffen.
Aufgaben und Befugnisse des Verwalters
Die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters sind im Wesentlichen in den §§ 19, 20, 27 und 28 des Gesetzes geregelt. Seit der Anerkennung der Teilrechtsfähigkeit der Eigentümergemeinschaft im Jahr 2007 vertritt der Verwalter die Wohnungseigentümer als Mitberechtigte am gemeinschaftlichen Grundstück sowie die Gemeinschaft selbst als organschaftlicher Vertreter. Daher wurden die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters sowie seine Vertretungsmacht umfänglich in § 27 (alte Fassung bis 2020) formuliert. Mit der Vollrechtsfähigkeit der WEG wurde die Struktur der Vorschrift deutlich gestrafft.
Ein Kernpunkt der Verwaltertätigkeit ist die Durchführung von Erhaltungsmaßnahmen. Der Verwalter muss regelmäßige Begehungen durchführen und bei Bedarf Instandhaltungsmaßnahmen auslösen. Bei größeren Maßnahmen müssen mehrere Kostenvoranschläge eingeholt werden. Hinsichtlich der Geldverwaltung sollte der Verwalter Gelder vom Vermögen der Gemeinschaft getrennt halten und ein Gemeinschaftskonto führen. Die Erstellung des Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung sowie die Abhaltung von Versammlungen sind weitere Kernbereiche der Verwaltung.
Die Neufassung des § 27 im Rahmen der Reform 2020 hat die Vorschrift dramatisch reduziert. Übrig geblieben sind Aufgaben untergeordneter Bedeutung ohne erhebliche finanzielle Verpflichtungen. Eine Aufgabe ohne Beschluss ist nur zur Wahrung einer Frist oder Abwendung eines Nachteils erlaubt. Kontrollmaßnahmen, Maßnahmen zur Einholung von Informationen und Beschlussvorbereitung sind Beispiele für untergeordnete Aufgaben.
Ob die Kompetenzen des Verwalters im Verwaltervertrag wirksam festgelegt werden können, ist umstritten. Eine Genehmigung des Verwaltervertrags durch Beschluss sollte klarstellen, dass die dort festgelegten Aufgaben und Befugnisse denjenigen entsprechen, wie sie nach § 27 WEG vorgesehen sind. Eine alternative Möglichkeit ist die Fassung eines Dauerbeschlusses zu bestimmten Aufgabenbereichen, in dessen Rahmen sich der Verwalter bewegen darf.
Abberufung des Verwalters und Kündigung des Verwaltervertrags
Die Abberufung des Verwalters kann nun jederzeit und ohne wichtigen Grund durch einen Mehrheitsbeschluss erfolgen. Früher war eine frühzeitige Abberufung nur bei Vorliegen eines wichtigen Grundes erlaubt. Der Gesetzgeber hat jedoch auf Drängen von Eigentümerverbänden beschlossen, dass eine frühzeitige Abberufung nun jederzeit möglich ist.
Eine vereinbarte Festlaufzeit für die Verwalterbestellung hat damit keine bindende Wirkung mehr, zumindest was das Verwalterverhältnis angeht. Wenn der Verwalter frühzeitig abberufen wird, läuft der Vertrag mit ihm und somit auch seine Vergütungsansprüche noch bis zu sechs Monate weiter.
Die Gemeinschaft kann sich jedoch auch aus wichtigem Grund dazu entscheiden, den Verwalter vorzeitig abzuberufen oder den Verwaltervertrag zu kündigen, um die Vergütung in den letzten sechs Monaten nicht mehr zahlen zu müssen.
Der Verwalter hat das Recht, sich gerichtlich gegen eine seiner Meinung nach zu Unrecht ausgesprochene Kündigung (oder Abwahl) zu wehren. Die Bedeutung des wichtigen Grundes für die Abberufung wird voraussichtlich irrelevant werden.
Schlechte Ausführung übertragener Verwalterpflichten in erheblichem Umfang, wie z.B. das Nichtaufstellen von Wirtschaftsplänen und Jahresabrechnungen, Unredlichkeiten im Rahmen der Geldverwaltung oder die verspätete Aufstellung der Jahresrechnung, können zur Abwahl führen. Auch die Nichtdurchführung sonstiger Verwalterpflichten, wie eine ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung, kann zu wichtigen Gründen für eine Abwahl führen, insbesondere wenn dadurch Schäden am Gemeinschaftsvermögen oder sogar an Leib und Leben von Eigentümern entstehen.
Klauseln in alten Verwalterverträgen oder Regelungen in der Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung haben seit der Reform von 2020 keine Bedeutung mehr, da der Gesetzgeber beschlossen hat, sie nicht mehr gelten zu lassen. Es ist noch nicht abzuschätzen, wie sich dies auf die Verwalterwelt auswirken wird. Es hat jedoch bisher keine bemerkbaren Auswirkungen in Form von Abberufungen oder Kündigungen gegeben.
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