Nebenkostenabrechnung zu spät: Was passiert? Folgen und Urteile

Was passiert, wenn die Nebenkostenabrechnung zu spät erstellt wird? Eine fristgerechte Zustellung der Nebenkostenabrechnung an die Mieter/-innen ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Pflichten als Vermieter/-in. Lassen sich Vermieter/-innen zu viel Zeit, bleiben sie unter Umständen auf ihren Kosten sitzen. Welche Konsequenzen hat eine verspätete Nebenkostenabrechnung für Sie und Ihre Mieter/-innen? Und welche Urteile gibt es zu dem Thema?

In diesem Artikel werden wir uns ausführlich damit beschäftigen. Wir werden Ihnen die möglichen Folgen einer verspäteten Nebenkostenabrechnung aufzeigen und Ihnen anhand von Urteilen veranschaulichen, welche Rechte und Pflichten Sie und Ihre Mieter/-innen in solchen Situationen haben.

Wie werden Nebenkosten abgerechnet?

Nebenkosten, üblicherweise auch als Betriebskosten bezeichnet, umfassen alle Kosten, die dem/r Vermieter/-in durch den Besitz und die Bewirtschaftung einer Wohnung entstehen. Dazu gehören beispielsweise die Grundsteuer, Stromkosten, Kosten für den Wasserverbrauch oder Gebühren für die Müllabfuhr.

Im Mietvertrag kann festgelegt werden, wie der/die Mieter/-in diese Kosten zu tragen hat. Üblich ist etwa eine Nebenkostenpauschale, indem der/die Mieter/-in monatlich einen festen Pauschalbetrag zahlt oder eine Vorauszahlung, mit der die Kosten monatlich im Voraus entrichtet werden. Bei der Nebenkostenpauschale wird keine Abrechnung aufgestellt. Im Fall der Nebenkostenvorauszahlung ist der/die Vermieter/-in verpflichtet eine jährlich Betriebskostenabrechnung zu erstellen und vorzulegen.

Die Abrechnung zeigt den Verbrauch der/die Mieter/-in während des Abrechnungszeitraums und die tatsächlichen Kosten der/des Vermieter/-in. Ergibt sich ein Guthaben für den/die Mieter/-in, hat er oder sie einen Anspruch auf Rückzahlung. Übersteigen die Kosten die Vorauszahlungen, hat der/die Vermieter/-in einen Nachzahlungsanspruch.

Welche Frist gilt für die Nebenkostenabrechnung?

Für die Nebenkostenabrechnung gelten folgende Fristen: Bei Vorauszahlungen hat der/die Mieter/-in Anspruch auf eine rechtzeitige und ordnungsgemäße Abrechnung. Der Abrechnungszeitraum beträgt ein Kalenderjahr. Je nach Vereinbarung kann der Abrechnungszeitraum aber auch mit dem Einzug des/r Mieter/-in in die Wohnung beginnen.

Die Abrechnung muss dem/der Mieter/-in innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt werden. Diese Frist ist bindend und kann nicht verlängert werden.

Achtung: Eine Ausnahme von der Jahresfrist besteht, wenn der/die Vermieter/-in die Verspätung nicht selbst zu verschulden hat. Später dazu mehr.

Eine ausführliche Erläuterung der Fristen erhalten Sie in unserem Artikel über Nebenkostenabrechnungs-Fristen.

Diese Folgen hat eine verspätete Abrechnung

Wird die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig erstellt, kann der/die Vermieter/-in Nachforderungen geltend machen, falls die von dem/r Mieter/-in bereits geleisteten Vorauszahlungen die tatsächlichen Betriebskosten nicht abdecken. Verpasst der/die Vermieter/-in jedoch die gesetzliche Frist, verliert er oder sie diesen Anspruch.

Das bedeutet, dass der/die Mieter/-in bei einer verspäteten Nebenkostenabrechnung keine Nachzahlungen leisten muss. Trotzdem ist der/die Vermieter/-in weiterhin verpflichtet, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Sollte der/die Mieter/-in zu viel im Voraus gezahlt haben, ist der überschüssige Betrag an ihn oder sie zurückzuerstatten.

Vermieter/-in trägt Verantwortung für eine verspätete Abrechnung

Grundsätzlich ist der/die Vermieter/-in verpflichtet, alle notwendigen Unterlagen für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung rechtzeitig zu beschaffen. Beauftragt er/sie Dritte, muss er/sie sicherstellen, dass diese die Unterlagen fristgerecht bearbeiten.

Es genügt also nicht, lediglich abzuwarten, bis die erforderlichen Dokumente eintreffen. In solchen Fällen liegt die sogenannte Darlegungs- und Beweislast beim/bei der Vermieter/-in. Er/Sie muss nachweisen können, dass eine Verzögerung nicht durch sein/ihr eigenes Verschulden entstanden ist.

Eine Entlastung ist beispielsweise möglich, wenn der/die Vermieter/-in die Abrechnungen von Energieversorgern nicht rechtzeitig erhält oder wenn Nebenkosten rückwirkend angepasst werden müssen, etwa aufgrund eines verspätet zugestellten Grundsteuerbescheids. Da der/die Vermieter/-in in solchen Fällen keinen Einfluss auf die Verzögerung hat, wird ihm/ihr diese in der Regel nicht angelastet.

Allerdings ist der/die Vermieter/-in verpflichtet, sich aktiv um die fehlenden Daten zu bemühen. Sobald das "Hindernis" beseitigt ist, muss er/sie die Nebenkostenabrechnung unverzüglich – in der Regel innerhalb von drei Monaten – an den/die Mieter/-in übermitteln und seine Abrechnungspflicht erfüllen. Dies ergab ein BGH-Urteil vom 05.07.2006, VIII ZR 220/05.

Was passiert bei später Nebenkostenabrechnung wegen verspäteter Hausgeldabrechnung?

Es kann durchaus vorkommen, dass die Hausverwaltung die WEG-Abrechnung zu spät an den/die Eigentümer/-in bzw. Vermieter/-in schickt. In einem Urteil hat der Bundesgerichtshof klargestellt, dass eine verspätete WEG-Abrechnung jedoch keine/n Vermieter/-in davon befreit, die Nebenkostenabrechnung gegenüber seinen/ihren Mieter/-innen fristgerecht zu erstellen.

Selbst eine vertragliche, handschriftliche Vereinbarung, die Nebenkostenabrechnung solle erst nach Abrechnung durch die Wohnungseigentümergemeinschaft erfolgen, ändert nichts an dieser Verpflichtung (BGH, Urt. vom 25.01.2017, VII ZR 249/15).

Das Urteil einfach erklärt

Der Fall: Ein Vermieter hatte die Nebenkostenabrechnungen für die Jahre 2010 und 2011 erst im Dezember 2013 an seine Mieterin übergeben. Als Grund für die verspätete Nebenkostenabrechnung gab er an, dass die WEG-Abrechnung aufgrund eines Verwalterwechsels erst kurz zuvor beschlossen worden sei.

Das Urteil: Der BGH entschied jedoch, dass dies keine ausreichende Entschuldigung darstellt. Vermieter/-innen sind laut Gesetz dazu verpflichtet, die Betriebskostenabrechnung innerhalb eines Jahres nach Ablauf des zwölften Monats vorzulegen. Diese Frist gilt auch für Vermieter/-innen von Eigentumswohnungen, unabhängig davon, wann die WEG-Abrechnung erfolgt ist.

Die Konsequenzen: Im vorliegenden Fall hätte der Vermieter die Abrechnungen für 2010 bis Ende 2011 und für 2011 bis Ende 2012 vorlegen müssen. Da dies nicht geschah, konnte er die Nebenkosten für diese Zeiträume nicht mehr von der Mieterin nachfordern.

Die Begründung: Der BGH betonte, dass Mieter/-innen einen Anspruch auf zeitnahe Abrechnung der Betriebskosten hat, um Planungssicherheit zu erhalten. Die verspätete WEG-Abrechnung entbindet Vermieter/-innen nicht von seiner Pflicht, die Interessen der Mieter/-innen zu wahren.

Die Ausnahme: Vermieter/-innen haben auch nach Ablauf der Abrechnungsfrist die Möglichkeit, Betriebskosten von Mieter/-innen nachzufordern, sofern sie die verspätete Nebenkostenabrechnung nicht zu verantworten haben (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Ein Beispiel hierfür ist, wenn die vorherige WEG-Hausverwaltung, die Ende 2012 abberufen wurde, keine ordnungsgemäße Abrechnung für die Jahre 2010 und 2011 erstellt hat.

Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass Vermieter/-innen von Eigentumswohnungen die Betriebskostenabrechnung gegenüber ihren Mieter/-innen innerhalb der gesetzlichen Jahresfrist vorlegen müssen, unabhängig davon, ob die Eigentümerversammlung über die Jahresabrechnung bereits entschieden hat (BGH, Urteil v. 25.1.2017, VIII ZR 249/15).

Im vorliegenden Fall hatte die neue Hausverwaltung die Eigentümerabrechnung erst im November 2013 vorgelegt, woraufhin der Vermieter umgehend die Betriebskostenabrechnung an den Mieter schickte. Der BGH wies jedoch den Nachzahlungsanspruch des Vermieters aufgrund der verspäteten Abrechnung zurück.

Nebenkosten müssen zeitnah abgerechnet werden

Vermieter/-innen sind verpflichtet, die Nebenkosten gegenüber ihren Mieter/-innen zeitnah abzurechnen. Das Gesetz sieht nicht vor, dass die Vermieter/-innen zunächst den Beschluss der Eigentümergemeinschaft abwarten müssen.

Eine solche Wartepflicht würde dem Zweck der fristgerechten Abrechnung und der Rechtssicherheit der Mieter/-innen widersprechen. Auch bei Eigentumswohnungen obliegt es den Vermieter/-innen, die Betriebskosten zeitnah abzurechnen, um den Mieter/-innen schnell Klarheit über die entstandenen Kosten zu verschaffen.

Der Bundesgerichtshof hat klargestellt, dass die Hausverwaltung bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung grundsätzlich nicht als Erfüllungsgehilfe der Vermieter/-innen gilt.

Im vorliegenden Fall beanstandete der BGH, dass der Vermieter bereits im Laufe des Jahres 2010 hätte erkennen können, dass die Hausverwaltung die erforderliche Hausgeldbrechnung nicht rechtzeitig vorlegen oder eine fehlerhafte Abrechnung erstellen würde.

Zusammenfassung Nebenkosten zu spät - die Folgen

• Verlust von Nachforderungen: Eine verspätete Nebenkostenabrechnung kann dazu führen, dass der/die Vermieter/-in keine Nachforderungen mehr gegenüber dem/der Mieter/-in geltend machen kann. Daher ist eine fristgerechte Zustellung der Abrechnung wichtig.
• Pflicht zur Abrechnung: Auch bei Verspätung bleibt der/die Vermieter/-in verpflichtet, eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Zu viel gezahlte Beträge müssen an den/die Mieter/-in zurückerstattet werden.
• Ausnahmen: In Ausnahmefällen kann der/die Vermieter/-in auch nach Ablauf der Frist Nachforderungen stellen, wenn er/sie die Verspätung nicht zu verantworten hat (z.B. durch verspätete Zulieferung von Abrechnungsdaten Dritter).
• Verantwortlichkeit bei Dritten: Beauftragt der/die Vermieter/-in Dritte mit der Erstellung der Nebenkostenabrechnung, muss er/sie auf eine pünktliche Erstellung hinwirken. Bei Verspätungen kann unter Umständen Schadensersatz für entgangene Nachforderungen verlangt werden.
• Sonderfall WEG-Verwaltung: Bei einer Verwaltung durch die Wohnungseigentümergemeinschaft ist die verspätete Hausgeldabrechnung von der Nebenkostenabrechnung zu unterscheiden. Der/die Vermieter/-in bleibt zur rechtzeitigen Nebenkostenabrechnung verpflichtet. Eine Verspätung durch die WEG-Verwaltung entlastet den/die Vermieter/-in nur, wenn die WEG-Verwaltung die Verspätung nicht selbst verschuldet hat.

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