Nebenkostenabrechnung Frist – Diese Fristen müssen Sie kennen

Als Vermieter/-innen wissen Sie vor allem eins: Einmal im Jahr ist eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen und an Ihre Mieter/-innen zu schicken. Um Ihre Forderungen geltend machen zu können, muss dies zu einer bestimmten Frist passiert sein.  Über den richtigen Zeitpunkt herrschen allerdings immer wieder Unklarheiten. Ab wann gilt eine Nebenkostenabrechnung als zu spät und welche Fristen gibt es sonst noch? Wir klären Sie auf.

Alle Fristen bei der Nebenkostenabrechnung im Überblick

Die wichtigsten Fristen bei der Nebenkostenabrechnung sind:

Frist zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung: Gemäß §556 Abs. 3 BGB müssen Vermieter/-innen die Nebenkostenabrechnung spätestens innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums erstellen und den Mieter/-innen zukommen lassen.

Frist für Widerspruch: Mieter/-innen haben gemäß §556 Abs. 3 BGB das Recht, die Nebenkostenabrechnung innerhalb einer Frist von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung zu prüfen und Einwände zu erheben.

Frist zur Geltendmachung von Nachforderungen: Vermieter /-innen können Nachforderungen aus der Nebenkostenabrechnung bis zu zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums stellen.

Verjährungsfrist für Nachforderungen: Nach Ablauf von drei Jahren seit Ende des Abrechnungszeitraums sind Nachforderungen aus der Nebenkostenabrechnung verjährt, es sei denn, die Vermieter/-innen haben die Abrechnung innerhalb der zwölfmonatigen Frist vorgelegt.

Frist für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung

Die wichtigste Nebenkostenabrechnung-Frist, um Ihre Forderungen als Vermieter /-innen überhaupt erst geltend machen zu können, ist die Frist zum Erstellen der Nebenkostenabrechnung. Hierfür haben Sie ein Jahr Zeit, gerechnet vom Ende des Abrechnungszeitraums an.

Beispiel: Der Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr 2025, also vom 01.01.2025 bis 31.12.2025. Die Nebenkostenabrechnung muss den Mieter/-innen dann spätestens bis zum 31.12.2026 um 12 Uhr mittags vorliegen. Sollte der 31. Dezember auf einen Samstag oder Sonntag fallen, verschiebt sich die Frist gemäß § 193 BGB auf den nächsten Werktag. Das wäre in diesem Beispiel der 02.01.2027.

Frist versäumt? Nachforderungen sind nicht möglich

Was passiert bei einem Fristversäumnis, wenn Sie zwar die Nebenkostenabrechnung erstellen, allerdings zu spät? Bei einem Fristversäumnis können Sie in der Regel keine Nachforderungen mehr geltend machen, jedenfalls im Rahmen der Vermietung von privat genutzten Wohnungen. Sie können jedoch ein Guthaben fordern. Innerhalb von Gewerbemietverhältnissen bleiben die Ansprüche auf Nachforderungen auch bei einem Fristversäumnis bestehen.

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Gut zu wissen: Mieter/-innen dürfen die Nebenkostenvorauszahlungen zurückfordern, solange Ihnen keine Abrechnung zugestellt wurde. Der Grund: Die Nebenkostenvorauszahlungen des Vorjahres wurden ja bereits geleistet. Daher steht den Vermieter/-innen die Abrechnung als Nachweis dafür zu, dass die Eigentümer/-innen wiederum mit den geleisteten Vorschüssen die Nebenkosten bezahlt haben. Gewerbemietverhältnisse sind diesbezüglich weniger streng geregelt. Hier kann man immer abweichende Vereinbarungen mit den Mietern treffen. 

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Keine Ausnahmen für fehlerhafte oder unvollständige Nebenkostenabrechnung

Wurde die Nebenkostenabrechnung formell inkorrekt oder unvollständig an die Mieter/-innen gegeben, verlängert sich die Frist für die Erstellung nicht. Bei der Jahresfrist für die Nebenkostenabrechnungen werden keine Ausnahmen gemacht.

Wichtig: Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung müssen die Vermieter/-innen bestimmte Anforderungen beachten, um eine rechtssichere Abrechnung zu erstellen. Dazu gehört die korrekte Aufteilung der Kosten auf die einzelnen Mieter/-innen anhand der Wohnfläche oder nach individuell vereinbarten Verteilerschlüsseln. Zudem sollten die Vermieter/-innen alle relevanten Belege wie zum Beispiel Rechnungen und Verträge sorgfältig aufbewahren.

Mieter/-innen dürfen Nebenkostenabrechnung prüfen und Widerspruch einlegen

Mieter/-innen haben das Recht, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen und Widerspruch einzulegen. Wird ein Fehler in den Abrechnungen entdeckt, haben sie bis ein Jahr nach Zugang einer rechtsgültigen Nebenkostenabrechnung Zeit, Einspruch zu erheben. Was wenn die Mieter/-innen die Einspruchsfrist versäumen? Nach Ablauf des zwölften Monats können etwaige danach erhobene Einwendungen nicht mehr geltend gemacht werden.

‍Fehlerhafte Nebenkosten?! 10 häufige Fehler bei der Nebenkostenabrechnung

Eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen, birgt viele Fallstricke. Hier sind die 10 häufigsten Fehlerquellen bei der Abrechnung:

1. Falsche Kostenarten: Nicht alle Kosten sind auf die Mieter/-innen umlegbar. Häufig werden Kosten für Instandhaltung, Modernisierung oder Verwaltungskosten fälschlicherweise den Betriebskosten zugerechnet.
2. Fehlende oder falsche Belege: Die Abrechnung muss durch entsprechende Belege unterlegt sein. Fehlen diese oder sind sie unvollständig, kann die Abrechnung der Nebenkosten angefochten werden.
3. Ungenaue Verteilungsschlüssel: Die Verteilung der Kosten auf die einzelnen Mieter/-innen muss nach einem gerechten und transparenten Schlüssel erfolgen, z.B. nach Wohnfläche oder individuellen Verbrauchswerten.
4. Rechenfehler: Auch einfache Rechenfehler können zu erheblichen Abweichungen in der Abrechnung führen und vom Mieter/-innen beanstandet werden.
5. Veraltete Verordnungen: Die gesetzlichen Bestimmungen ändern sich regelmäßig. Es ist wichtig, dass die Abrechnung der Nebenkosten stets auf dem aktuellen Stand der Rechtsprechung beruht.
6. Verspätete Zustellung: Die Zustellungsfrist für die Nebenkostenabrechnung beträgt 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Wird dieser Zeitraum überschritten, können Nachforderungen unter Umständen nicht mehr geltend gemacht werden.
7. Unvollständige Zustellung: Die Abrechnung der Nebenkosten muss an alle betroffenen Mieter/-innen versandt werden.
8. Formfehler: Die Nebenkostenabrechnung muss bestimmte formale Anforderungen erfüllen, z.B. eine eindeutige Bezeichnung der Parteien und eine genaue Angabe des Abrechnungszeitraums.
9. Fehlende Transparenz: Die Nebenkostenabrechnung muss für die Mieter/-innen der Immobilie nachvollziehbar sein.
10. Keine Berücksichtigung von Mieterwechseln: Bei einem Mieterwechsel während des Abrechnungszeitraums muss die Abrechnung der Nebenkosten entsprechend angepasst werden.

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Was ist das 15-prozentige Kürzungsrecht?

In manchen Fällen dürfen Mieter/-innen ihre Heizkosten um 15 Prozent kürzen – gemäß § 12 Heizkostenverordnung bedeutet das, dass der/die Vermieter/-in 15 Prozent der anfallenden Heizkosten nicht auf die Mieter/-innen umlegen darf – der Vermieter oder die Vermieterin bleibt also auf diesen Kosten sitzen. 

Das 15-prozentige Kürzungsrecht besteht u. a.

• wenn die Heizkosten nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wurden, sondern nach der Wohnfläche
• wenn die Wohnung gar nicht erst mit einem Erfassungsgerät ausgestattet ist
• wenn das Erfassungsgerät falsch montiert wurde
• wenn der/die Vermieter/-in bei einem Mieter/-innenwechsel keine Zwischenablesung durchgeführt hat
• wenn die Verbrauchsanzeige des Heizkostenverteilers defekt ist

Sonderfall Mieterwechsel: Eine Herausforderung für die Nebenkostenabrechnung

Ein Mieterwechsel stellt Vermieter vor die Herausforderung, die Nebenkosten für den alten und neuen Mieter/-innen korrekt abzurechnen. Wenn im laufenden Abrechnungszeitraum ein Mieterwechsel stattgefunden hat, sind Vermieter/-innen dazu verpflichtet, den neuen und alten Mieter/-innen eine Nebenkostenabrechnung entsprechend des verkürzten Nutzungszeitraumes zu erstellen. Die dabei entstandenen Nebenkosten werden anteilig für die jeweiligen Nutzungszeitraum berechnet.

Zudem müssen dafür die Zählerstände abgelesen werden, um den Verbrauch des jeweiligen Mieters genau ermitteln zu können.

Bei einem Leerstand der Wohnung zwischen zwei Mietverhältnissen stehen die Vermieter/-innen in der Pflicht, die Kosten für den Leerstand zu tragen. Ausnahmen sind möglich, wenn eine andere vertragliche Vereinbarung vorliegt.

Um Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden, sollten Vermieter/-innen die Abrechnung bei einem Mieterwechsel besonders sorgfältig erstellen und alle relevanten Unterlagen aufbewahren.

Zusammenfassung: Zentrale Bestimmungen des §556 BGB

Die gesetzliche Grundlage für die Abrechnung der Nebenkosten und die damit verbundenen Fristen ist in § 556 BGB verankert.

Vereinbarung über Betriebskosten

Der § 556 BGB legt fest, dass Vermieter/-innen und Mieter/-innen vertraglich vereinbaren können, dass die Mieter/-innen die Betriebskosten tragen. Dies bildet die Grundlage für die Umlage der Nebenkosten auf den Mieter/-innen.

Abrechnungspflicht der Vermieter/-innen

Vermieter/-innen sind verpflichtet, jährlich über die Vorauszahlungen der Betriebskosten abzurechnen. Diese Abrechnung muss bestimmte formelle Anforderungen erfüllen, um als wirksam zu gelten.

Abrechnungsfrist

Die wichtigste Abrechnungsfrist im Kontext der Nebenkostenabrechnung § 556 BGB besagt, dass die Abrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt werden muss.

Rechte und Pflichten des Vermieters

1. Erstellungspflicht: Der/die Vermieter/-in muss eine jährliche, den formellen Anforderungen entsprechende Nebenkostenabrechnung erstellen.
2. Fristwahrung: Die Abrechnung muss innerhalb der 12-Monatsfrist dem/der Mieter/-in zugehen.
3. Nachweispflicht: Bei erheblichen Kostensteigerungen (über 10%) muss der/die Vermieter/-in  detaillierte Nachweise und Rechnungen vorlegen.
4. Ausschlussfrist: Bei Versäumnis der Abrechnungsfrist verliert der/die Vermieter/-in  in der Regel das Recht auf Nachforderungen.

Rechte und Pflichten des Mieters

1. Prüfungsrecht: Mieter/-innen haben das Recht, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen und Einspruch zu erheben.
2. Einspruchsfrist: Mieter/-innen haben zwölf Monate Zeit nach Zugang der Abrechnung, um ihren Einspruch geltend zu machen.
3. Kürzungsrecht: Unter bestimmten Umständen, wie z.B. bei fehlerhafter Heizkostenabrechnung, können Mieter/-innen die Kosten um 15% kürzen.
4. Rückforderungsrecht: Bei nicht fristgerechter Abrechnung können Mieter/-innen unter Umständen Nebenkostenvorauszahlungen zurückfordern.

Die genaue Kenntnis dieser gesetzlichen Grundlagen ist sowohl für Vermieter/-innen als auch für Mieter wichtig, um ihre Rechte zu wahren und Pflichten zu erfüllen. Eine korrekte und fristgerechte Nebenkostenabrechnung trägt am Ende auch wesentlich zu einem reibungslosen Mietverhältnis bei.

So helfen wir Ihnen als Hausverwaltung mit den Fristen für die Nebenkostenabrechnung

Als Ihre Hausverwaltung helfen wir Ihnen mit den Fristen für die Nebenkostenabrechnung. Die Einhaltung der gesetzlichen Fristen und die genaue Prüfung der Rechnungen und Belege sind dabei von großer Bedeutung, um mögliche Unstimmigkeiten zu klären und finanzielle Ansprüche zu sichern. Hierfür verfolgen wir bei Ralph folgende Ansätze und Prozesse:

Strukturierte Dokumentation der Nebenkosten: Ralph kann alle relevanten Belege, Rechnungen und Unterlagen in einer digitalen Datenbank sammeln und gesetzeskonform aufbewahren. Dadurch haben wir alle notwendigen Informationen zur Hand, um die Nebenkostenabrechnung fristgerecht zu erstellen.

Aktualisierung des Abrechnungszeitraums: Für unsere Kund/-innen behalten wir den Abrechnungszeitraum immer genau im Blick und achten darauf, dass wir die Nebenkostenabrechnung innerhalb der Frist erstellen und den Mieter/-innen zukommen lassen.

Regelmäßige Kommunikation mit dem Mieter/-innen: Ralph kann durch regelmäßige Kommunikation mit dem Mieter/-innen sicherstellen, dass diese die Nebenkostenabrechnung fristgerecht erhält. Hierzu verschicken wir beispielsweise eine Erinnerungsmail oder informieren die Mieter/-innen, dass die Abrechnung in Kürze versendet wird.

Schnelle Bearbeitung von Einwänden: Falls die Mieter/-innen Einwände gegen die Nebenkostenabrechnung erheben, prüfen wir diese schnellstmöglich und nehmen ggf. Korrekturen vor. Dadurch können wir sicherstellen, dass etwaige Nachforderungen innerhalb der zwölfmonatigen Frist geltend gemacht werden.

Durch eine strukturierte Vorgehensweise und Einhaltung der genannten Ansätze kümmern wir uns um die Fristen der Nebenkostenabrechnung und erfüllen somit Ihre Rechte und Pflichten als Vermieter/-innen.

Eine professionelle Hausverwaltung wie Ralph entlastet Sie als als Vermieter/-innen von der aufwendigen Aufgabe der Nebenkostenabrechnung. Dies minimiert das Risiko von Rechtsstreitigkeiten und gewährleistet eine reibungslose Zusammenarbeit mit Ihren Mieter/-innen.

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