Die Beschwerdestelle gegen Hausverwaltungen: Ihre Rechte als Eigentümer/-innen

Konflikte zwischen Hausverwaltungen und WEGs sind leider keine Seltenheit: Ausbleibende Jahresabrechnungen, Nichterreichbarkeit, eigenmächtige Kündigungen, Veruntreuung von Gemeinschaftsgeldern oder unautorisierte Instandhaltungsmaßnahmen sind nur einige Beispiele. Doch welche Möglichkeiten und vor allem Rechte haben Eigentümer/-innen, wenn es zu Problemen mit der Hausverwaltung kommt? Wie und wo können sich Eigentümergemeinschaften beschweren? Dieser Artikel bietet einen umfassenden Überblick und klärt über die wichtigsten Aspekte auf.

Ärger mit der Hausverwaltung: Häufige Kritikpunkte von WEGs

Unerreichbare Hausverwaltungen, ausbleibende Jahresabrechnungen, finanzielle Unsicherheiten oder gar Insolvenz der Hausverwaltung – solche Probleme belasten viele WEGs. Häufig genannte Kritikpunkte sind:

• Fehlerhafte oder unverständliche Jahresabrechnungen
• Fehlerhafte Protokolle von Eigentümerversammlungen
• Unprofessionelle Durchführung von Eigentümerversammlungen
• Ignorieren von gewünschten Tagesordnungspunkten der Eigentümer/-innen
• Versäumte Fristen und gänzliche Untätigkeit
• Verzögerte oder ausbleibende Umsetzung von Eigentümerbeschlüssen
• Unkooperative Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat
• Einholen überteuerter Angebote von Dienstleister/-innen
• Häufige Preiserhöhungen
• Schlechte Erreichbarkeit der WEG-Verwalter/-innen
• Handeln der Hausverwalter/-innen ohne erforderliche Vollmacht

Verwalter-Probleme? So finden Sie gemeinsam eine Lösung

Bei Problemen mit der Hausverwaltung ist ein gemeinschaftlicher Ansatz in Ihrer Eigentümergemeinschaft wichtig. Bevor Sie sich an die WEG-Verwalter/-innen wenden, gehen Sie zunächst in den Austausch mit Ihren Miteigentümer/-innen, um festzustellen, ob es sich um ein gemeinsames Problem handelt.

Gemeinsam können Sie klären, ob Ihre Hausverwaltung ihre Pflichten gegenüber allen oder nur einzelnen Eigentümer/-innen verletzt, und ob eine gemeinsame Lösung möglich ist. Suchen Sie bitte dann erst das Gespräch mit der WEG-Verwaltung.

Wichtig: Erst wenn die Gespräche mit Ihrer Verwaltung scheitern, sollten Sie rechtliche Schritte wie eine Abmahnung oder eine Klage in Erwägung ziehen.

Welche Maßnahmen Sie vorher ergreifen sollten, haben wir Ihnen hier aufgelistet und erläutert.

Schreiben Sie einen Beschwerdebrief

Um wirksam Beschwerde bei Ihrer Hausverwaltung einzulegen, nutzen Sie einen Beschwerdebrief. Geben Sie darin alle relevanten Informationen wie Ihre Wohnungseinheit, Zeiträume und Eigentümerdetails an. Informieren Sie sich vorab über Ihre Rechte und Pflichten, um Ihre Beschwerde zu untermauern. Verfassen Sie Ihren Brief höflich, aber bestimmt und klar strukturiert. Senden Sie ihn per Einschreiben oder E-Mail mit Lesebestätigung, um einen Nachweis zu erhalten. Und zuletzt: Setzen Sie der Verwaltung eine angemessene Frist zur Reaktion, bevor Sie weitere Schritte einleiten.

Nehmen Sie per Telefon Kontakt auf

In Zeiten von E-Mails und Messenger-Apps wird oft vergessen, dass diese Kommunikationswege nicht immer zuverlässig sind. Spamfilter, die ständig aktualisiert werden, können wichtige Nachrichten fälschlicherweise blockieren. Wenn Ihre E-Mails unbeantwortet bleiben, versuchen Sie es daher zunächst telefonisch, um direkt mit der Hausverwaltung zu sprechen.

Gehen Sie zum Büro der WEG-Verwaltung

Wenn weder Beschwerdebrief, E-Mails noch Anrufe zum Erfolg führen, kann ein persönlicher Besuch im Büro der Hausverwaltung der nächste Schritt sein. Dies ist besonders effektiv, wenn Sie sich mit anderen Eigentümer/-innen Ihrer Eigentümergemeinschaft zusammenschließen und gemeinsam auftreten. Ein solcher Besuch verleiht Ihrem Anliegen mehr Gewicht und kann die Verwaltung unter Druck setzen. Wichtig ist jedoch, dabei stets ruhig und sachlich zu bleiben, um eine konstruktive Lösung zu finden.

Setzen Sie Ihrer Verwaltung klare Fisten

Wenn Sie endlich Kontakt zur Hausverwaltung haben, lassen Sie sich nicht vertrösten. Verweisen Sie auf die bestehenden Leistungsvereinbarungen und den Verwaltervertrag, um die Pflichtverletzungen klarzustellen. Setzen Sie konkrete Fristen und verlangen Sie eine Rückmeldung über die erzielten Ergebnisse. So stellen Sie sicher, dass die Verwaltung ihren Pflichten endlich nachkommt.

Eigentümerrechte stärken: Unzulässige Ausreden der Verwaltung entlarven

Hausverwaltungen greifen nicht selten zu Ausreden, um ihre Untätigkeit zu rechtfertigen. Doch welche dieser Ausreden sind rechtlich haltbar und welche können Eigentümer/-innen entlarven?

• Mitarbeiterengpass: Ein vorübergehender Personalmangel ist keine rechtliche Rechtfertigung für Untätigkeit und die Nichtumsetzung eines Beschlusses. Allerdings ist es ratsam, bei der Fristsetzung gütig zu sein.
• Fehlerhafter Beschluss: Beschlüsse sind gemäß § 23 Abs. 4 Satz 2 WEG gültig, bis sie durch ein rechtskräftiges Urteil aufgehoben werden.
• Anfechtung: Eine Anfechtung berechtigt nicht zur Nichtumsetzung eines WEG-Beschlusses (vgl. LG München, Az. 1 T 13169/08).
• Alter des Beschlusses: Beschlüsse verjähren nicht und müssen daher auch nach längerer Zeit umgesetzt werden.
• "Die Baugenehmigung ist zu alt": Baugenehmigungen haben eine begrenzte Gültigkeit (oft drei Jahre).
• "Der Beschluss ist nichtig": Ein nichtiger Beschluss ist rechtlich unwirksam und darf nicht ausgeführt werden.
• "Es gibt eine einstweilige Anordnung, nach der der Beschluss nicht umgesetzt werden darf.": Eine gerichtliche Anordnung hat Vorrang.
• "Wir können keine drei Angebote von Handwerkern bekommen": Diese Aussage sollte hinterfragt werden, da die Einholung von Vergleichsangeboten in der Regel möglich ist.
• "Wenn der Beschluss umgesetzt wird, muss die WEG Schadensersatzansprüche zahlen": Auch diese Behauptung sollte genau geprüft werden, da sie oft unbegründet ist.

Eine Beschwerde gegen die Hausverwaltung einreichen

Sollten wirklich sämtliche genannten Kommunikationsversuche scheitern, ist eine Beschwerde gegen die Hausverwaltung der nächste Schritt. Der Verwaltungsbeirat kann hierbei eine entscheidende Rolle spielen: Er oder sie kann bei der Kontaktaufnahme helfen, ein gemeinsames Gespräch organisieren, eine formelle Beschwerde einreichen oder eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen.

Wenn auch diese Maßnahmen scheitern, muss die Eigentümerversammlung durchgesetzt werden, notfalls durch den Beirat. Die Versammlung ermöglicht es, gemeinsam weitere Schritte zu planen, bis hin zur fristlosen Kündigung des Verwaltervertrags. Es ist ratsam, rechtlichen Beistand einzuholen und bei einer Kündigung eine zuverlässige neue Hausverwaltung zu wählen.

Abmahnung bei Problemen mit der Hausverwaltung

Wenn die Hausverwaltung ihre Pflichten nicht ordnungsgemäß erfüllt, kann auch eine Abmahnung ein geeigneter Schritt sein. Dies gilt für Fälle, in denen die Pflichtverletzungen nicht so schwerwiegend sind, dass eine sofortige Kündigung oder Abberufung des Verwalters gerechtfertigt wäre.

Gehen Sie bei einer Abmahnung wie folgt vor:

1. Identifizierung der Pflichtverletzung
2. Abmahnung mit Fristsetzung
3. Bei Bedarf: Weitere Schritte wie gerichtliches Vorgehen oder Kündigung des Verwaltervertrags

Für die Abmahnung zuständig sind entweder einzelne Wohnungseigentümer/-innen – etwa bei persönlichen Ansprüchen (z.B. Aufnahme eines Tagesordnungspunkts) – oder die gesamte Eigentümergemeinschaft – zum Beispiel bei allgemeinen Problemen mit der Verwaltung.

Bei schweren Fällen: Gerichtliche Geltendmachung von Ansprüchen gegen die Hausverwaltung

Wenn die Abmahnung wirkungslos bleibt, ist eine gerichtliche Geltendmachung von Ansprüchen oft der letzte Weg. Ob die Klage von der gesamten Wohnungseigentümergemeinschaft oder einem/r einzelnen Eigentümer/-in erhoben wird, hängt vom jeweiligen Anspruch ab. Bei Schadensersatzansprüchen der Wohnungseigentümergemeinschaft oder der Durchsetzung von Aufgaben der Hausverwaltung ist die Gemeinschaft zuständig. Ein Beispiel hierfür ist die Umsetzung von Beschlüssen.

Bei der Durchsetzung von Ansprüchen gegen die Hausverwaltung ist es wichtig, zwischen individuellen und gemeinschaftlichen Anliegen zu unterscheiden. Wie schon bei der Abmahnung können einzelne Wohnungseigentümer/-innen im Fall von persönlichen Ansprüchen, wie beispielsweise der Aufnahme eines Tagesordnungspunktes, selbst Klage erheben, oder die gesamte WEG.

Abberufung des Verwalters oder Kündigung des Verwaltervertrags

Die Abberufung des Verwalters oder Kündigung des Verwaltervertrags erfordert einen Beschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft. Persönliche Differenzen einzelner Eigentümer/-innen reichen nicht aus. Vor der Abberufung oder Kündigung ist es ratsam, die Vertragslaufzeit zu prüfen und eine neue WEG-Verwaltung zu suchen. Unsere Seite "Hausverwaltung wechseln" bietet eine detaillierte Anleitung.

Vermieter/-innen nicht erreichbar: Das können Mieter/-innen tun

Wenn der/die Vermieter/-in nicht erreichbar ist, kann das für Mieter/-innen ebenfalls belastend sein und zu Herausforderungen führen. Auch wenn Vermieter/-innen nicht rund um die Uhr erreichbar sein müssen, gibt es Situationen, in denen schnelles Handeln erforderlich ist. Bei dringenden Reparaturen wie Wasserschäden oder Heizungsausfällen dürfen Mieter/-innen selbst aktiv werden und die Reparatur auf Kosten der Vermieter/-innen veranlassen.

Ansonsten gilt: Wenn Sie Mieter/-in sind, versuchen Sie, ihre/n Vermieter/-in über verschiedene Kanäle (E-Mail, Telefon) zu erreichen und berücksichtigen Sie, dass er möglicherweise nicht sofort reagieren kann.

Fazit und Zusammenfassung

Probleme mit der WEG-Verwaltung sollten nicht ignoriert werden. Bei ausbleibender Pflichterfüllung ist ein offenes Gespräch der erste Schritt, um eine gemeinsame Lösung zu finden und die zukünftige Zusammenarbeit zu sichern. Bleiben Anfragen unbeantwortet, ist eine schriftliche Abmahnung angebracht. Erst wenn diese Maßnahmen erfolglos bleiben, sollten gerichtliche Schritte und eine Kündigung in Betracht gezogen werden.

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