Die Jahresabrechnung in der WEG: Das müssen Sie wissen

Einmal im Jahr kommt der Moment der (finanziellen) Wahrheit und eine WEG erhält ihre Jahresabrechnung. Sie ein zentrales Instrument, um die Einnahmen und Ausgaben der WEG zu verstehen und nachzuvollziehen.

In diesem Artikel werden wir uns die WEG-Jahresabrechnung genauer ansehen. Sie erfahren, welche Bedeutung sie für Eigentümer/-innen hat, wie die Abrechnung aufgebaut ist und welche wichtigen Informationen sie enthält. Außerdem geben wir Ihnen Tipps, wie man die Abrechnung richtig liest und welche Rechte man als Eigentümer/-in hat.

Was ist eine Jahresabrechnung?

Die Jahresabrechnung, üblicherweise auch als WEG-Abrechnung oder Hausgeldabrechnung bezeichnet, ist das zentrale Dokument für Wohnungseigentümer/-innen, das Aufschluss darüber gibt, wie die Eigentümergemeinschaft im vergangenen Jahr gewirtschaftet hat. Dabei werden alle Einnahmen und Ausgaben für das gemeinschaftliche WEG-Eigentum erfasst.

Ein wesentlicher Punkt ist die Ermittlung von Nachzahlungen oder Erstattungen für die Eigentümer/-innen. Diese entstehen, wenn die geleisteten Vorauszahlungen nicht mit den tatsächlichen Kosten übereinstimmen, also sogenannte Abrechnungsspitzen.

Die WEG-Jahresabrechnung dient vor allem der Transparenz und Kostenkontrolle. Sie ermöglicht es den Wohnungseigentümer/-innen, die finanzielle Situation der WEG im Detail einzusehen und die Arbeit des/der Verwalter/-in zu kontrollieren und überprüfen.

Der Inhalt der Jahresabrechnung

Da es keine festen Vorgaben für die Gestaltung und den Inhalt der WEG-Abrechnung gibt, kann diese je nach Verwalter/-in anders aussehen.

Im Wesentlichen enthält die WEG-Jahresabrechnung eine detaillierte Darstellung aller Einnahmen und Ausgaben des Vorjahres. Bei den Einnahmen werden die Hausgeldzahlungen der Eigentümer/-innen, eventuelle Mieteinnahmen aus Gemeinschaftseigentum sowie Zinserträge aus Rücklagen aufgeführt. Die Ausgaben beinhalten u. a. alle Kosten, die für Instandhaltung, Verwaltung, Versicherungen sowie Ver- und Entsorgungsleistungen angefallen sind.

Auch die Einzelabrechnungen für die Wohnungseigentümer/-innen sowie der genutzte Verteilerschlüssel müssen in der WEG-Abrechnung enthalten sein.

Ein weiterer wichtiger Punkt in der Jahresabrechnung ist die Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage. Sie zeigt, wie viel Geld für zukünftige Reparaturen, Sanierungen und Modernisierungen für die Wohnungseigentümergemeinschaft angespart wurde. Zudem werden die individuellen Kontostände der Eigentümer/-innen bezüglich ihrer Hausgeldzahlungen dargestellt, um Nachzahlungen oder Erstattungen zu ermitteln.

Zusätzlich zu den Pflichtangaben kann die Jahresabrechnung weitere Informationen enthalten. Dazu gehören eine Bescheinigung der/des Verwalter/-in über Dienst- und Handwerkerleistungen.

Eine Übersicht

• Einnahmen:
  • Hausgeldzahlungen der Eigentümer/-innen
  • Mieteinnahmen aus Gemeinschaftseigentum
  • Zinserträge
  • Sonstige Einnahmen
• Ausgaben:
  • Instandhaltung (Reparaturen, Wartung)
  • Betriebskosten (z.B. Heizung, Wasser, Strom)
  • Verwaltungskosten (Verwalterhonorar)
  • Versicherungen
  • Reinigung und Gartenpflege
  • Sonstige Ausgaben
• Entwicklung der Instandhaltungsrücklage:
  • Anfangsbestand
  • Zuführungen
  • Entnahmen
  • Endbestand
• Kontostände der Eigentümer/-innen:
  • Überblick über geleistete Vorauszahlungen (Hausgeld)
  • Tatsächliche Kostenanteile
  • Ermittlung von Nachzahlungen oder Erstattung
• Bilanz:
  • Zusammenfassung der finanziellen Gesamtsituation der Eigentümergemeinschaft
• Als Anhang:
  • Aufstellung zu einzelnen Kostenpositionen
  • Protokolle und Beschlüsse der Eigentümerversammlung

Tipp: Vergleichen Sie die Jahresabrechnung mit dem Wirtschaftsplan

Ein Vergleich der WEG-Abrechnung mit dem jährlichen Wirtschaftsplan der WEG ist immer aufschlussreich. Stimmen die Werte von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung weitesgehend überein, zeigt dies eine solide Arbeit der Verwaltung und ein gutes Verständnis der Wirtschaftspläne.

Sollten trotz sorgfältiger Erstellung Abweichungen in der Jahresabrechnung des vorausgegangenen Wirtschaftsjahres auftreten, ist eine Anpassung für das Folgejahr ratsam. Allerdings rechtfertigen einmalige Ereignisse mit vorübergehend höheren Kosten nicht zwangsläufig eine Anpassung des Wirtschaftsplans. Wertvolle Tipps für die Überprüfung der WEG-Abrechnung erhalten Sie weiter unten.

Wie lautet die Frist für die WEG-Abrechnung?

Der WEG-Gesetz hat bewusst keine starre Frist für die WEG-Abrechnung festgelegt, um den unterschiedlichen Gegebenheiten der Wohnungseigentümergemeinschaften gerecht zu werden. Eine kleinere WEG mit einfachen finanziellen Verhältnissen benötigt möglicherweise weniger Zeit für die Erstellung der Jahresabrechnung als eine große WEG mit komplexen Einnahmen und Ausgaben.

Als Richtwert können jedoch drei bis sechs Monate nach Ende des Wirtschaftsjahres gelten. Einige Gerichte haben sogar eine Frist von drei Monaten als angemessen erachtet, während bei triftigen Gründen auch sechs Monate vertretbar sind.

Üblicherweise wird die WEG-Abrechnung zusammen mit der Einladung zur jährlichen Eigentümerversammlung zugestellt. Diese Versammlung dient u. a. dazu, die WEG-Abrechnung und die Instandhaltungsrücklage zu besprechen und darüber Beschlüsse zu fassen. Nach dem Beschluss über die Jahresabrechnung werden Nachzahlungen oder Erstattungen fällig, die in der Einzelabrechnung aufgeführt sind.

Wer erstellt die Jahresabrechnung für die Wohnungseigentümergemeinschaft?

Die Erstellung der jährlichen WEG-Abrechnung übernimmt nicht die Gemeinschaft selbst, sondern der/die WEG-Verwalter/-in, welche/r diese Aufgabe gemäß § 28 Abs 2 des Wohnungseigentumsgesetzes zu erfüllen hat. Im Gegensatz zum Mietrecht, das für die Nebenkostenabrechnung eine Frist von 12 Monaten vorsieht, gibt es für die Hausgeldabrechnung keine gesetzlich festgelegte Frist. Wie Sie bereits wissen, haben Sie als Wohnungseigentümer/-in jedoch das Recht, eine zeitnahe Erstellung der Abrechnung von der Verwaltung einzufordern.

Insbesondere wenn Sie Ihre Wohnung vermieten, sind Sie auf eine pünktliche Zustellung der WEG-Abrechnung angewiesen, um Ihre Nebenkostenabrechnung gegenüber Ihrem/r Mieter/-in erstellen zu können. Sollte der/die Verwalter/-in wiederholt durch Verspätungen oder Fehler in der WEG-Abrechnung auffallen, kann dies einen Grund sein, die Hausverwaltung zu wechseln. Darüber hinaus ist Ihre Wohnungseigentümergemeinschaft nicht verpflichtet, eine fehlerhafte WEG-Jahresabrechnung zu genehmigen.

Wer trägt die Kosten für die Erstellung der Jahresabrechnung?

Die Kosten für die Erstellung der Hausgeldabrechnung werden von der WEG als Ganzes getragen, wobei jede/r einzeln/e Wohnungseigentümer/-in einen bestimmten Anteil übernimmt. Die Höhe dieses Anteils richtet sich in der Regel nach dem jeweiligen Miteigentumsanteil der Wohnungseigentümer/-innen oder einem anderen, zuvor festgelegten Verteilerschlüssel (siehe auch neues WEG-Gesetz zur Kostenverteilung).

Die konkreten Kosten für die Abrechnung sind in der jährlichen Einzelabrechnung der WEG aufgeführt. Diese Kosten, im Gegensatz zu anderen laufenden Kosten wie beispielsweise Hausmeistergebühren oder Müllentsorgung, können nicht auf die Mieter/-innen umgelegt werden.

Erhalten Sie weitere Informationen in unserem Artikel über umlagefähiges Hausgeld.

Die Jahresabrechnung bei Eigentümerwechsel: Wer muss zahlen?

Bei Eigentümerwechseln kann es zu Unklarheiten kommen. Die WEG-Jahresabrechnung wird nämlich immer demjenigen zugestellt, der zum Zeitpunkt der Erstellung im Grundbuch als Eigentümer/-in eingetragen ist.

Das bedeutet: Auch wenn die Wohnung im Laufe des Jahres verkauft wurde, erhält der/die ursprüngliche Eigentümer/-in die Abrechnung. Diese/r muss dann selbstständig eine Einigung mit dem/der neuen Eigentümer/-in über die Aufteilung der Kosten erzielen.

Fehlende oder verspätete Jahresabrechnung? Darauf müssen Sie achten

Eine ordnungsgemäße und fristgerechte Erstellung der WEG-Abrechnung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht für WEG-Verwalter/-innen, sondern auch ein zentraler Baustein und Bestandteil für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den Wohnungseigentümer/-innen. Doch was passiert, wenn die Verwaltung dieser Pflicht nicht nachkommt oder die Abrechnung verspätet vorlegt? Welche Rechte haben Eigentümer/-innen in solchen Fällen? Und welche Konsequenzen drohen der Verwaltung?

Fehlende Abrechnung

Eine Jahresabrechnung zu erstellen und diese zur Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung vorzulegen, gehört zu den gesetzlichen Pflichtaufgaben von Hausverwaltungen, wie im Verwaltervertrag sowie in § 28 Abs. 3 WEG festgelegt ist.

Jede/r Wohnungseigentümer/-in hat einen Anspruch gemäß § 21 Abs. 5 Nr. 5 WEG auf Vorlage der Hausgeldabrechnung, den er/sie auch gerichtlich geltend machen kann.  Kommt die Verwaltung dieser Pflicht nicht nach, kann dies einen wichtigen Grund zur Abbestellung darstellen.

Verspätete Abrechnung

Wenn die WEG-Jahresabrechnung verspätet von der Verwaltung an die Gemeinschaft bereitgestellt wird, kann dies für Sie als Vermieter/-innen zu Problemen bei der Einhaltung der gesetzlichen Frist für die Betriebskostenabrechnung für Ihre Mieter/-innen führen. Dies ist besonders ärgerlich, da Nachzahlungen gegenüber den Mieter/-innen nicht mehr geltend gemacht werden können, wenn die Betriebskostenabrechnung verspätet zugestellt wurde.

Dies gilt auch dann, wenn die WEG-Verwaltung die Verspätung der Hausgeldabrechnung zu verantworten hat (BGH, AZ: IIIV ZR 249/15).

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Tipps für Eigentümer/-innen zur Prüfung der WEG-Jahresabrechnung

Eine sorgfältige Prüfung der WEG-Jahresabrechnung ist für Wohnungseigentümer/-innen und den Verwaltungsbeirat wichtig, um sicherzustellen, dass alle finanziellen Transaktionen korrekt und transparent abgewickelt wurden. Eine gründliche Prüfung trägt dazu bei, Fehler oder Unstimmigkeiten aufzudecken und das Vertrauen in die Verwaltung zu stärken. Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir 10 wesentliche Tipps für die Überprüfung der Jahresabrechnung zusammengestellt:

10 Tipps

1. Belege: Jeder Euro muss durch einen entsprechenden Beleg nachgewiesen werden. Eine ordnungsgemäße Buchführung ist das A und O. Überprüfen Sie stichprobenartig, insbesondere größere Zahlungen.
2. Originale: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Bestehen Sie auf Vorlage der Originale von Rechnungen, Kontoauszügen und anderen wichtigen Dokumenten. Kopien könnten unecht sein.
3. Kontostände: Machen Sie den einfachen Test: Stimmen die in der Abrechnung aufgeführten Einnahmen und Ausgaben mit dem tatsächlichen Kontostand am Jahresende überein? Berechnen Sie die Summe der Anfangsbestände, addieren Sie alle Einnahmen und ziehen Sie alle Ausgaben ab. Stimmt das Ergebnis mit dem Endbestand überein? Wenn nicht, lassen Sie sich die Gründe von Ihrem/r Verwalter/-in erklären.
4. Übersichten: Die Hausverwaltung sollte Ihnen folgende Dokumente vorlegen:
   • Gesamtabrechnung: Mit allen Bankkontoständen.
   • Einzelabrechnung: Für jede/n einzelne/n Eigentümer/-in.
   • Entwicklung der Instandhaltungsrücklage: Sowohl die geplanten (SOLL) als auch die tatsächlichen (IST) Werte.
   • Ergebnisse der Einzelabrechnungen: Zeigt, ob es Hausgeldrückstände gibt (nicht gesetzlich vorgeschrieben).
   • Vermögensübersicht: Nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber sehr nützlich.
5. Überträge: Die verschiedenen Teile der Jahresabrechnung müssen nahtlos ineinander übergehen. Achten Sie auf konsistente Zahlen bei den Überträgen.
6. Rücklagen: Die Instandhaltungsrücklagen sind ein wichtiger Bestandteil des Gemeinschaftsvermögens. Überprüfen Sie, ob die Höhe der Rücklagen mit den Erwartungen übereinstimmt und lassen Sie sich Abweichungen erklären.
7. Einzelabrechnung: Jede/r Wohnungseigentümer/-in ist für die Prüfung seiner eigenen Einzelabrechnung verantwortlich. Stimmen die Kostenverteilungsschlüssel? Wurden alle Kosten korrekt berechnet?
8. Hausgeldrückstände: Hausgeldrückstände sind ein Ärgernis für die gesamte Eigentümergemeinschaft. Kontrollieren Sie, ob diese erfasst werden und ob der/die Verwalter/-in Maßnahmen zur Eintreibung ergreift.
9. Erläuterungsbericht: Ein/e gute/r Verwalter/-in legt der WEG-Abrechnung einen schriftlichen Bericht bei. In diesem werden Besonderheiten, Unstimmigkeiten oder Liquiditätsprobleme erläutert.
10. Beschluss über die Jahresabrechnung: Der Beschluss über die WEG-Abrechnung darf keine Vorbehalte enthalten. Die Jahresabrechnung muss eindeutig sein und das Ergebnis (Saldo) muss feststehen. Eine nachträgliche Änderung der Abrechnung durch die Verwaltung ohne erneuten Beschluss ist nicht zulässig.

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