Hausverwaltung kündigen - in drei Schritten

Hausverwaltung kündigen: neues Gesetz!? WEG-Reform erleichtert die Kündigung

Die neue WEG-Reform hat den Prozess, eine Hausverwaltung zu kündigen, erheblich vereinfacht. Das neue Gesetz, das am 01.01.2020 in Kraft trat, stärkt die Position der Eigentümer :innen deutlich. Mit der Modernisierung des Wohnungseigentumsgesetzes (WEMoG) zum 01.01.2020 haben Eigentümer :innen nun weitreichende Möglichkeiten, um eine Vertragskündigung und Abberufung des Verwalters durchzuführen.

• Kein wichtiger Grund mehr nötig, um einer Hausverwaltung zu kündigen. Gemäß § 26 Abs. 3 S. 1, Abs. 5 WEG kann der Verwalter jetzt jederzeit seines Amtes enthoben werden, ohne dass ein wichtiger Grund vorliegen muss. Dies erleichtert den Eigentümern die Entscheidung für eine neue Hausverwaltung enorm. (Jedoch liegt in den meisten Fällen ein wichtiger Grund vor, aufgrund dessen sich die Eigentümer gegen die aktuelle Verwaltung und für eine neue oder andere Art der WEG-Verwaltung entscheiden.)
• Automatisches Vertragsende: Mit der Abberufung der Hausverwaltung endet der Verwaltervertrag automatisch sechs Monate nach dem Zeitpunkt der Abberufung (§ 26 Abs. 3 S. 2 WEG), und es bedarf keiner zusätzlichen Kündigung. Es ist üblich, dass die Laufzeit von Verwalterverträgen an die Bestellung des Verwalters gebunden ist. Daher endet der Verwaltervertrag, sobald die Abberufung des Verwalters beschlossen wurde.
• Flexiblere Kündigungsoptionen: Kommt es seitens der Eigentümergemeinschaft jedoch vor Ablauf des halben Jahres zu einer Kündigung des Verwaltervertrags, kann sie dies nach den im Verwaltervertrag vereinbarten Kündigungsfristen oder den gesetzlichen Bestimmungen vorzeitig tun. In Fällen, wo ein wichtiger Grund vorliegt, ist sogar eine außerordentliche, fristlose Kündigung möglich, die den Verwaltervertrag sofort beendet. Wenn der Verwalter aufgrund einer außerordentlichen Kündigung entlassen wird, endet sein Verwaltervertrag also umgehend.
• Einfache Mehrheit reicht: Für die Abbestellung der derzeitigen Hausverwaltung reicht eine einfache Mehrheit (mehr als 50 % der Stimmen) der bei der Versammlung anwesenden Eigentümer: innen.
• Versammlung ist immer beschlussfähig: Eigentümerversammlungen (ETVs) sind nunmehr immer beschlussfähig, auch wenn nur einige Eigentümer: innen anwesend sind. Für die Abberufung genügt eine einfache Mehrheit in der Eigentümerversammlung. Erscheinen beispielsweise nur drei Eigentümer: innen bei der ETV, reichen zwei Stimmen für die Abberufung. Dies bedeutet, dass selbst bei geringer Teilnahme an der Versammlung eine Kündigung der Hausverwaltung möglich ist.

Diese Veränderungen geben den Eigentümern mehr Flexibilität und Kontrolle über die Wahl ihrer Hausverwaltung. Sie ermöglichen es, schneller auf Unzufriedenheiten zu reagieren und einen Vertrag-Wechsel einzuleiten, ohne langwierige rechtliche Hürden überwinden zu müssen.

Für eine reibungslose Abwicklung der Kündigung und einen erfolgreichen Wechsel zu einem neuen Verwalter stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite.

Kontaktieren Sie uns für ein persönliches Gespräch – wir beantworten 100% der Anfragen individuell und unterstützen Sie bei jedem Schritt des Prozesses.

Schritt 1: Angebote einholen und Versammlung einberufen

Schritt 1 unserer Schritt für Schritt Anleitung, die Hausverwaltung zu kündigen. Der erste Schritt zur Kündigung Ihrer Hausverwaltung beginnt mit dem Einholen von Angeboten alternativer Verwalter.

Hierfür reicht häufig eine Suche bei Google, aber es gibt auch Vergleichsportale wie bspw. Hausverwalter-Vermittlung, Deutsche Hausverwalter oder  HausverwalterScout. Diese leiten Ihre Anfrage an verschiedene Verwalter weiter, sodass Sie innerhalb weniger Tage mehrere Angebote erhalten.

Um die Angebote der Verwalter optimal vergleichen zu können, empfehlen wir die Verwendung eines standardisierten Leistungskatalogs. Dieser hilft Ihnen, alle Leistungen und Kosten der potenziellen neuen Verwaltung übersichtlich gegenüberzustellen. Da sich wichtige Details oft im Kleingedruckten verbergen, sollten Sie die Bewerber um präzise Informationen bitten.

Durch sorgfältige Beachtung dieser Kriterien können Sie eine fundierte Entscheidung für einen kompetenten und zuverlässigen Hausverwalter treffen, der den Bedürfnissen Ihrer Eigentümergemeinschaft optimal entspricht.

Sobald Sie geeignete Verwalter-Angebote vorliegen haben, können Sie die Kündigung des aktuellen Verwalters und die Wahl eines neuen Verwalters in der Eigentümerversammlung planen. Falls die jährliche Versammlung noch aussteht, bitten Sie die amtierende Verwaltung, den Beschluss zur Kündigung in die Tagesordnung aufzunehmen. Sie ist gesetzlich dazu verpflichtet, diesem Wunsch nachzukommen.

Dies sollte vor dem Versand der Einladung zur Versammlung passieren, ansonsten weigern sich manche Verwaltungen sogar, die Tagesordnung innerhalb von drei Wochen noch anzupassen! Falls Ihre Eigentümergemeinschaft im laufenden Kalenderjahr bereits eine Eigentümerversammlung hatte oder sich die amtierende Hausverwaltung weigert, den Beschluss mit aufzunehmen, kann selbst eine sog. außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen werden. Dieser Prozess ist unkompliziert, und wir unterstützen Sie gerne dabei.

Falls Ihre Eigentümergemeinschaft im laufenden Kalenderjahr bereits eine Eigentümerversammlung hatte oder sich die amtierende Hausverwaltung weigert, den Beschluss mit aufzunehmen, kann selbst eine sog. außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen werden. Dies ist nicht kompliziert, aber wir helfen Ihnen gern dabei.

Die Tagesordnung der Eigentümerversammlung sollte folgende zentrale Beschlussvorschläge beinhalten:

• Kündigung des bestehenden Verwaltervertrags und Abberufung des aktuellen Verwalters
• Annahme des neuen Verwaltervertrags und Bestellung der neuen Hausverwaltung

Durch dieses strukturierte Vorgehen stellen Sie sicher, dass die Kündigung Ihrer aktuellen Verwaltung und die Wahl eines neuen Verwalters reibungslos und im Interesse der gesamten Eigentümergemeinschaft erfolgt.

Schritt 2: Durchführung der Versammlung und Beschluss

Am Tag der Eigentümerversammlung steht der entscheidende Moment bevor: Der Beschluss zur Kündigung der aktuellen Verwaltung und zur Wahl eines neuen Verwalters wird zur Abstimmung vorgelegt.

Dieser Schritt ist von großer Bedeutung für die Zukunft der Eigentümergemeinschaft.

Für Eigentümer, die nicht persönlich an der Versammlung teilnehmen können, aber dennoch ihre Stimme abgeben möchten, gibt es eine wichtige Option: Sie können einem anderen Eigentümer eine schriftliche Vollmacht erteilen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Stimme als Eigentümer trotz Ihrer Abwesenheit bei der Entscheidung über die Kündigung des Verwalters berücksichtigt wird. 

Beachten Sie dabei unbedingt: Die Vollmacht muss im Original vorliegen. Eine Kopie ist im Ernstfall nicht ausreichend und könnte dazu führen, dass Ihre Stimme als Eigentümer nicht gezählt wird. Dies ist besonders wichtig, wenn es um eine so weitreichende Entscheidung wie der Kündigung der Verwaltervertrags geht.

Sind Sie bereit, Ihre Eigentümergemeinschaft in sichere Hände zu geben? Erfahren Sie jetzt, wie wir Ihnen Zeit und Aufwand sparen können.

Kontaktieren Sie uns für ein kostenloses, unverbindliches Angebot. Wir stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Schritt 3: Übergabe 

Sobald der Wechsel durch ist, kümmert sich die neu bestellte Hausverwaltung um die Übergabe. Gelder, Konten und Unterlagen werden übergeben. Dieser Schritt ist entscheidend für einen reibungslosen Übergang und kann je nach Komplexität der Eigentümergemeinschaft 1-2 Monate in Anspruch nehmen. Oft kann erst dann die Arbeit der neuen Hausverwaltung so richtig losgehen.

Im Gegensatz zu den meisten anderen Verwaltungen entstehen beim Wechseln zu Ralph keine Kosten für Ihre WEG. Ralph kümmert sich komplett um alle Details.

Welche Schritte geschehen in den ersten 2-3 Wochen nach der Versammlung?

• Vertragsunterzeichnung: Als Vertreter der Wohnungseigentümer unterschreibt der Beirat den neuen Verwaltervertrag.
• Übergabe der Eröffnung der Konten: Mit dem Beschlussprotokoll zur Kündigung können die WEG-Konten der vorigen Hausverwaltung übernommen werden. Sofern der amtierende Hausverwalter mit einer Bank arbeiten sollte, mit der wir nicht kooperieren, eröffnen wir im Namen der WEG bei der DKB die WEG-Konten für Hausgeld und Rücklagen.
• Übergabe der Unterlagen: Wir koordinieren die Abholung aller Unterlagen mit der vorigen Verwaltung. Sie müssen sich um nichts kümmern.
• Digitalisierung der Unterlagen: Wichtige Unterlagen werden von uns digitalisiert und für die Wohnungseigentümer zugänglich gemacht.
• Willkommensgruß: Wir wenden uns mit einem ersten Willkommensschreiben an alle Eigentümer: innen und teilen ggf. den Eigentümer:innen die neue IBAN des neuen WEG-Kontos mit. eue Bankverbindungen mit.
• Abrechnungen: Wir kümmern uns im Anschluss um die Schlussrechnungen des Vorjahres
• Online-Portal: Wir sortieren, prüfen und beschriften die digitalisierten Unterlagen und schalten im Anschluss auch unser Portal frei, damit Sie den Einblick auf alle wichtigen Dokumente, Beschlüsse und anstehenden Themen haben.
• Beglaubigung des Beschlussprotokolls: Je nach Teilungserklärung werden wir ggf. Ihre beglaubigte Unterschrift des Beschlussprotokolls benötigen, um in der Zukunft Verwalterzustimmungen erteilen zu dürfen. Wir kommen diesbezüglich ggf. gesondert auf Sie zu, nachdem wir die TE geprüft haben. Sie könnten dann bei unserem Notar, oder einem Notar Ihrer Wahl, das Protokoll kurz beglaubigen lassen.

‍Wichtig zu beachten ist, dass bei einem Wechsel zu einem modernen Verwalter wie uns keine zusätzlichen Kosten für die WEG entstehen. Wir übernehmen die komplette Koordination aller Details, sodass sich die WEG nicht um die technischen Aspekte der Übergabe kümmern müssen.

Der Grund für einen Verwalterwechsel kann vielfältig sein, aber unabhängig davon stellen wir sicher, dass der Übergang so glatt wie möglich verläuft.

Unser Ziel ist es, dass wir als Hausverwalter schnellstmöglich die Arbeit aufnehmen und Sie als Eigentümer von einer verbesserten Betreuung profitieren können.

Vertragskündigung: Was ist der Unterschied zwischen einer ordentlichen und außerordentlichen Kündigung?

Die Kündigung des Verwaltervertrags kann auf zwei Arten erfolgen: durch eine ordentliche Kündigung und eine fristlose, außerordentliche Kündigung. 

• Eine ordentliche Kündigung des Verwaltervertrags kann ohne Angabe eines besonderen Grundes erfolgen, muss jedoch die vertraglich vereinbarten Bedingungen einhalten. Standardmäßig beträgt die Kündigungsfrist nach der Abberufung des Verwalters sechs Monate, sofern keine abweichende Regelung im Vertrag festgelegt wurde.‍
• Eine außerordentliche, fristlose Kündigung erfordert hingegen einen wichtigen Grund, der das Vertrauensverhältnis zwischen Eigentümern und Verwalter erheblich beeinträchtigt und eine weitere Zusammenarbeit nicht möglich macht. Typische Gründe für eine fristlose Kündigung können sein:
  • Veruntreuung von WEG-Geldern,
  • Grobe Vernachlässigung der Verwalterpflichten
  • andere im Vertrag oder Gesetz aufgeführte wichtige Gründe

Bei Vorliegen eines wichtigen Grundes muss die Kündigung des Verwaltervertrags innerhalb von zwei Wochen nach Bekanntwerden erfolgen. Obwohl der Grund für die fristlose Kündigung nicht zwingend genannt werden muss, hat der Verwalter das Recht, diesen zu erfahren.

Zusammenfassend kann man sagen, dass eine außerordentliche, fristlose Kündigung nur bei Vorliegen eines wichtigen Grundes möglich ist. Ohne wichtigen Grund endet das Vertragsverhältnis innerhalb von 6 Monaten nach der Abberufung des Verwalters, unter der Voraussetzung, dass nichts anderes vertraglich vereinbart wurde.

Für eine unverbindliche und kostenlose Beratung zur Kündigung des Verwaltervertrags stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Wir unterstützen Sie dabei, die für Ihre Situation optimale Vorgehensweise zu finden und alle rechtlichen Aspekte korrekt zu berücksichtigen.

Wie geht die ordentliche Kündigung innerhalb von 6 Monaten?

Dank der neuesten WEG-Reform (Jahr 2020) sind Kündigungsfristen aus Verwalterverträgen nicht mehr gültig. Stattdessen gilt ausnahmslos eine maximale Kündigungsfrist von 6 Monaten. Für die Kündigung haben die Wohnungseigentümer zwei Optionen.

Option 1: Abbestellung der Hausverwaltung über eine Eigentümerversammlung:

Für den Wechsel der WEG-Verwaltung bedarf es eines Mehrheitsbeschlusses im Rahmen einer Eigentümerversammlung. Denn der Verwaltervertrag wurde mit der Wohnungseigentümergemeinschaft selbst abgeschlossen, nicht mit einzelnen Eigentümer: innen.

Wenn zeitnah eine Eigentümerversammlung geplant ist, können die Wohnungseigentümer den Beschluss in die Tagesordnung aufzunehmen. Es empfiehlt sich, die Punkte idealerweise per E-Mail und Einschreiben an den Hausverwalter zu senden. Dadurch sind Sie auf der sicheren Seite, auch wenn die Verwaltung die Aufnahme der Punkte verweigern sollte. Die amtierende Hausverwaltung ist gesetzlich verpflichtet, diesen Beschluss aufzunehmen. 

Wichtiger Tipp: Dies sollte idealerweise vor dem Versand der Einladung zur Versammlung passieren, ansonsten weigern sich manch eine Verwaltung sogar, die Tagesordnung innerhalb von drei Wochen noch anzupassen! 

Falls Ihre WEG im laufenden Kalenderjahr bereits eine Eigentümerversammlung hatte oder sich die amtierende Hausverwaltung weigert, den Beschluss mit aufzunehmen, kann die WEG eigenständig eine sog. außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen. Dies ist nicht kompliziert, aber wir helfen Ihnen gern dabei. 

Die Tagesordnung der Eigentümerversammlung sollte folgende Beschlussvorschläge beinhalten.

• Kündigung des Verwaltervertrags und Abbestellung des Verwalters
• Annahme des neuen Verwaltervertrags und Bestellung des neuen Verwalters

Option 2: Abbestellung der Hausverwaltung per Umlaufbeschluss:

Für Sie als Wohnungseigentümer bietet der Umlaufbeschluss gemäß § 23 Abs. 3 WEG eine effiziente "Abkürzung", um die Kündigung des Hausverwalters ohne Eigentümerversammlung zu beschließen. Diese Methode ist besonders attraktiv, wenn eine schnelle Entscheidung erforderlich ist.

Der Prozess ist einfach: Ein Antrag zur Abberufung des Verwalters wird in Textform an die Mitglieder der Wohnungseigentümergemeinschaft gesendet. In gut organisierten Eigentümergemeinschaften mit regem Austausch kann dieser Umlaufbeschluss eine Versammlung komplett ersetzen. Wichtig ist jedoch, dass alle Miteigentümer dem Beschluss zustimmen. Eine kurze Bestätigung per E-Mail oder Messenger-Dienst ist hierfür ausreichend.

Allerdings scheitern Umlaufbeschlüsse oft an fehlenden Kontaktdaten der Wohnungseigentümer. Daher bleibt die Eigentümerversammlung – ob selbst organisiert oder durch den amtierenden Hausverwalter einberufen – häufig der bevorzugte Weg zur Abberufung eines Verwalters.

Wichtig:

1. Nach erfolgreicher Abberufung des Hausverwalters, sei es durch Umlaufbeschluss oder Eigentümerversammlung, endet der Verwaltervertrag gemäß § 26 Abs. 2 S. 2 WEG automatisch nach einer Frist von 6 Monaten.
2. Viele Verwalterverträge enthalten eine Klausel, die die Vertragsbeendigung direkt mit der Abberufung verknüpft. In solchen Fällen ist keine zusätzliche Kündigung nötig, und der Vertrag endet automatisch mit der rechtswirksamen Abberufung.

Beachten Sie bitte stets die spezifischen Vertragsbestimmungen und gesetzlichen Vorgaben, um einen reibungslosen Wechsel Ihrer Hausverwaltung sicherzustellen.

Wann ist eine vorzeitige, fristlose Kündigung der Hausverwaltung möglich?

In Situationen extremer Unzufriedenheit mit der Leistung des Verwalters gibt es Möglichkeiten für eine vorzeitige Beendigung der Zusammenarbeit – selbst vor Ablauf der regulären Vertragslaufzeit. Sie können eine vorzeitige fristlose Kündigung gemäß § 626 BGB in Betracht ziehen, wenn die Fortführung des Vertragsverhältnisses für eine der Parteien unzumutbar geworden ist.

Bloße Unzufriedenheit mit der Leistung des Verwalters reicht in der Regel aber nicht aus. Vielmehr müssen konkrete, schwerwiegende Gründe wie Pflichtverletzungen oder gar Straftaten vorliegen, die eine sofortige Beendigung der Zusammenarbeit rechtfertigen. In diesem Fall muss die Amtsniederlegung innerhalb von zwei Wochen nach Kenntnisnahme des Kündigungsgrundes erfolgen. Die Bestellung einer neuen Verwaltung ist dementsprechend auch schnell über die Bühne gebracht.  

Der relevante Gesetzestext für die Abberufung einer Hausverwaltung

Gemäß § 626 BGB ist eine fristlose Kündigung an bestimmte Voraussetzungen gekoppelt: Dass „die Fortsetzung des Dienstverhältnisses“ unzumutbar geworden ist. 

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WEG-Verwaltung kündigen: Mit welchen triftigen Gründen ist eine fristlose Vertragskündigung möglich?

Sie beabsichtigen eine fristlose Kündigung des Verwaltervertrags und wollen die Zusammenarbeit mit Ihrer Hausverwaltung beenden? Machen Sie den Check: Die folgenden Gründe sind die häufigsten fristlosen Kündigungsgründe aus der Praxis: 

• Beschlüsse werden missachtet: Der Verwalter setzt die Beschlüsse der WEG nicht um.
• Vernachlässigung der Eigentümerversammlung: Trotz Aufforderung beruft die Hausverwaltung über längere Zeit keine Versammlungen mehr ein.
• Mangelhafte Unterlagenführung: WEG-Unterlagen werden fehlerhaft geführt oder die Einsicht wird verweigert.
• Eigenmächtige Auftragsvergabe: Die Verwaltung vergibt Aufträge ohne Beschluss oder Anweisung der Wohnungseigentümergemeinschaft.
• Kaum Unterstützung bei der Wirtschaftsplanung: Der Wirtschaftsplan wird verspätet oder gar nicht erstellt.
• Finanzielle Unregelmäßigkeiten: WEG-Gelder werden veruntreut oder nicht ordnungsgemäß verwaltet. WEG-Gelder werden veruntreut oder die Verwaltung hat kein WEG-Eigenkonto geführt und sein privates Vermögen mit dem der Wohnungseigentümergemeinschaft vermischt.

‍Bei Vorliegen solcher Gründe kann die Laufzeit des Verwaltervertrags vorzeitig beendet werden. Eine fristlose Kündigung sollte jedoch gut überlegt sein. Es ist ratsam, professionelle Unterstützung in Anspruch zu nehmen, um die Situation korrekt einzuschätzen.

Verwaltervertrag & Jahresabrechnung: Welcher Verwalter erstellt ausstehende Jahresabrechnungen?

Bei einer Vertragskündigung bzw. Amtsniederlegung des Verwalters stellt sich oft die Frage, wer für die Erstellung ausstehender Jahresabrechnungen (Betriebskosten-, Nebenkosten-, Hausgeldabrechnungen) verantwortlich ist – der neue Verwalter oder der alte Verwalter? Die Antwort hängt vom Zeitpunkt des Verwalterwechsels innerhalb des Wirtschaftsjahres ab.

Szenarien der Verantwortlichkeit:

1. Wechsel in der ersten Jahreshälfte:
   Erfolgt die Kündigung des Verwaltervertrages und der Übergang innerhalb der ersten 6 Monate des Jahres, ist der scheidende Verwalter nicht mehr zur Erstellung der Vorjahresabrechnung verpflichtet. Die Laufzeit des neuen Verwaltervertrages beginnt früh genug, sodass der neue Verwalter diese Aufgabe übernehmen sollte. Der scheidende Verwalter verpflichtet die Abrechnung geordnet vorzubereiten und alle Rechnungen gut sortiert zu übergeben. 
2. Wechsel in der zweiten Jahreshälfte:
   Bei einem Übergang nach den ersten 6 Monaten des Jahres ist der scheidende Verwalter nicht mehr verpflichtet, die Abrechnung für das laufende Jahr zu erstellen. Die Verantwortung geht auf den neuen Verwalter über.
3. Rückständige Abrechnungen:
   Hat der scheidende WEG-Verwalter Abrechnung des Vorjahres nicht erstellt, übernimmt üblicherweise der neue Verwalter diese Aufgabe. Die Kosten für diese Altlasten können jedoch dem ehemaligen Verwalter in Rechnung gestellt werden.

Die Pflichten des scheidenden Verwalters:

Unabhängig vom Zeitpunkt der Amtsniederlegung oder Vertragskündigung muss der scheidende Verwalter folgende Pflichten erfüllen:

• Alle Unterlagen geordnet und vollständig übergeben.
• Wesentliche Informationen über den Zustand der Immobilie und das Vermögen der WEG mitteilen.
• Alle relevanten Daten bereitstellen, die nicht klar aus den Unterlagen hervorgehen.

Die Laufzeit des Verwaltervertrags und der Zeitpunkt des Wechsels sind entscheidend für die Zuständigkeit bei ausstehenden Abrechnungen. Eine klare Kommunikation zwischen alter und neuer Hausverwaltung sowie der Wohnungseigentümer ist essentiell, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und sicherzustellen, dass alle notwendigen Abrechnungen korrekt und zeitnah erstellt werden.