Worauf sollte ich bei der Auswahl einer Hausverwaltung achten?

Wie Sie eine kompetente Hausverwaltung finden 

Sie suchen nach einer kompetenten Hausverwaltung, die die rechtlichen, technischen und administrativen Aufgaben der Immobilienbetreuung für Sie übernimmt. Renovierungen, Mängel- und Schadensbehebungen, die Beauftragung von Versorgungsleistungen – all das erfordert Zeit und Expertise, die Ihnen fehlt. Doch wie fast überall gibt es auch unter den Hausverwaltungen kompetente Partner/-innen und sogenannte schwarze Schafe.

Daher steht bei der Auswahl der Hausverwaltung ein Qualitätscheck im Vordergrund. Neben den harten Fakten, die Sie anhand unserer Checkliste abhaken können, sind auch der persönliche Eindruck und ein gutes Bauchgefühl entscheidend. Denn wenn es auf menschlicher Ebene stimmt, funktioniert die Zusammenarbeit gleich viel besser.  

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Wo Sie eine kompetente Hausverwaltung finden

Die Suche nach der richtigen Hausverwaltung ist oft der erste Schritt bei der Gründung einer Eigentümergemeinschaft oder wenn eine bestehende Verwaltung ausgetauscht werden soll. Dies trifft auch auf Sie zu?

Nutzen Sie diese 2 Anlaufstellen bei der Suche nach einer neuen Hausverwaltung:

• Fragen Sie Ihr Umfeld: Persönliche Empfehlungen von Freund/-innen, Kolleg/-innen, der Nachbarschaft oder bei Bekanntschaften, die bereits positive Erfahrungen mit einer Hausverwaltung gemacht haben, sind Gold wert. Sie geben Ihnen einen ersten Eindruck von der Qualität der Dienstleistungen und der Zuverlässigkeit des/der Verwalter/-in.
• Nutzen Sie lokale Suchbegriffe bei Google: Eine Online-Suche kann Ihnen einen Überblick über die in Ihrer Region tätigen Hausverwaltungen verschaffen. Als Suchbegriff eignet sich das Keyword Hausverwaltung + Ihr Wohnort. Beispiel: "Hausverwaltung Berlin" oder "Hausverwaltung Charlottenburg". Ralph ist beispielsweise eine Hausverwaltung für das gesamte Stadtgebiet Berlins - egal ob in Berlin Mitte, Prenzlauer Berg, Friedrichshain, Kreuzberg oder Charlottenburg.

Hausverwaltung finden: Ihre Checkliste für die Auswahl

Die wichtigste Frage bei der Auswahl einer Hausverwaltung lautet: Wodurch zeichnet sich eine richtig gute Hausverwaltung aus? In erster Linie hebt sich eine richtig gute Hausverwaltung von den restlichen Hausverwaltungen durch Vertrauen, Effizienz und eine professionelle Arbeitsweise ab.

Die Verwaltungsindustrie in Deutschland hat mit großen Kapazitätsproblem zu kämpfen, was leider häufig bedeutet, dass viele Verwalter/-innen kaum oder träge reagieren, ihre Aufgaben einfach nicht abarbeiten und zudem kaum erreichbar sind. All dies kostet viel Zeit und Nerven.

Auf die folgenden Punkte sollten Sie bei Ihrer Verwaltersuche achten:

• Die Verwaltung ist leicht erreichbar und bietet flexible Sprechzeiten an: Treten Probleme auf, wie beispielsweise ein Rohrbruch , ist es wichtig, dass schnell Hilfe geleistet werden kann. Eine gut erreichbare Verwaltung kann umgehend reagieren und die notwendigen Schritte zur Behebung des Problems einleiten.
• Es herrscht volle Transparenz bei Kosten, Verträgen, Rechtsdokumenten und Rechnungen: Dies stärkt das Vertrauen bei den Verwaltungsaufgaben, es ermöglicht eine effiziente Verwaltung und schützt vor Fehlern und rechtlichen Auseinandersetzungen.
• Es gibt schlanke, digitale Prozesse: Durch die Digitalisierung von Arbeitsabläufen können Sie sicher sein, dass alle Anliegen von Mieter/-innen und Ihren Miteigentümer/-innen zügig bearbeitet werden. So wird eine schnelle und effiziente Bearbeitung von Anfragen und Problemen gewährleistet.
• Es gibt flexible Vertragslaufzeiten: Die Bedürfnisse Ihrer Eigentümergemeinschaft können sich im Laufe der Zeit ändern. Flexible Vertragslaufzeiten ermöglichen es, den Vertrag an neue Anforderungen anzupassen, ohne langwierige Kündigungsfristen einhalten zu müssen. Sollten Sie als Eigentümer/-innen mit der Leistung Ihrer Verwaltung unzufrieden sein oder möchten sie Ihre Hausverwaltung wechseln, kann dies bei flexiblen Vertragslaufzeiten einfacher und schneller umgesetzt werden.
• Es gibt persönliche Objektbetreuer/-innen vor Ort: Suchen Sie sich eine WEG-Verwaltung in Ihrer Nähe aus, die das Objekt und Ihre Gemeinschaft persönlich betreut znd verfügbar ist.
• Die Hausverwaltung ist bekannt für schnelle Reaktionszeiten: Probleme, Schäden und andere Herausforderungen schnell und kompetent zu lösen, ist das A und O. Mit einer Verwaltung mit schnellen Reaktionszeiten werden Sie sich immer kompetent betreut fühlen.
• Die Verwaltung ist Mitglied in Verbänden: Hausverwalter/-innen können Mitglied in verschiedenen Fachverbänden wie dem VDIV, VdH oder BfW sein. Eine solche Mitgliedschaft ist zwar nicht zwingend erforderlich, deutet jedoch auf ein hohes Maß an Fachkompetenz und Engagement in der Branche hin.
• Die WEG-Verwaltung hat Referenzen: Fordern Sie von potenziellen Hausverwaltungen ruhig Referenzen ein, falls diese nicht online zu finden sind. Achten Sie dabei darauf, dass es sich um langjährige Kundenbeziehungen handelt. Eine erfolgreiche Betreuung über Jahre hinweg ist ein besserer Indikator für die Qualität einer Verwaltung als kurzzeitige Projekte.
• Die Verwaltung ist versichert: Sowohl eine Betriebshaftpflicht- als auch eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung sind für Hausverwalter/-innen gesetzlich vorgeschrieben. Dennoch sollten Sie die Versicherungspolicen prüfen. Achten Sie dabei besonders auf die Höhe der Deckungssumme. Angesichts der hohen Werte, die bei der Immobilienverwaltung bewegt werden, sollte die Deckungssumme pro Schadenfall mindestens 500.000 Euro betragen.
• Die Hausverwaltung hat zufriedene Kundenstimmen: Online-Bewertungen auf Plattformen wie Google, ProvenExpert oder Trustpilot geben einen ersten Eindruck von der Arbeit einer Hausverwaltung. Achten Sie besonders auf die Quelle der Bewertung und den Inhalt der Kritikpunkte.
• Die Website macht einen seriösen Eindruck: Der Internetauftritt einer Hausverwaltung ist oft der erste Eindruck, den Sie als Immobilieneigentümer/-innen auf der Suche nach einer neuen WEG-Verwaltung gewinnen. Auch wenn eine professionelle Website keine Garantie für eine gute Leistung ist, gibt sie doch Hinweise auf die Arbeitsweise und die Modernität des Unternehmens. Achten Sie darauf, ob die Leistungen klar dargestellt sind und ob es digitale Tools für die Kommunikation und Schadenmeldung gibt.
• Die Website hat ein Impressum: Achten Sie beim Vergleich von Hausverwaltungen unbedingt auf das Impressum. Hier finden Sie wichtige Infos über das Unternehmen, wie beispielsweise den Namen der Geschäftsführung und den Sitz der Firma. Ein vollständiges und aktuelles Impressum ist ein Zeichen für Seriosität.
• Die Hausverwaltung ist zertifiziert: Seit der WEG-Reform 2020 ist die Zertifizierung für Verwaltungen ein wichtiges Qualitätsmerkmal. Sie garantiert, dass die WEG-Verwaltung über das nötige Fachwissen verfügt, um Ihre Immobilienverwaltung professionell zu übernehmen. Die Zertifizierung einer Hausverwaltung wird von der IHK durchgeführt.

Je mehr Punkte Sie in unserer Checkliste ankreuzen können, desto besser ist die ausgewählte Hausverwaltung.

Erwartungen an die Hausverwaltung klären: Welche Leistungen brauchen Sie?

Bevor Sie eine Anfrage stellen, sollten Sie sich genau überlegen, welche Aufgaben die Verwaltung übernehmen soll. Das Wohnungseigentumsgesetz legt für WEGs zwar bestimmte Aufgaben fest, doch bei Miethäusern kann der Leistungsumfang individueller gestaltet werden. Die Aufgaben einer Hausverwaltung sind vielfältig und reichen von der technischen Betreuung des Gebäudes über die Verwaltung von Finanzen bis hin zur rechtlichen Vertretung.

Viele Verwaltungen bieten zudem zusätzliche Services wie Hausmeisterservice oder die Vermittlung neuer Mieter/-innen an. Um sicherzustellen, dass die gewählte Verwaltung Ihren individuellen Bedürfnissen entspricht, sollten Sie im Vorfeld genau definieren, welche Leistungen Sie erwarten und wünschen.

Eine klare Vorstellung von den Anforderungen hilft Ihnen dabei, den/die passende/n Verwalter/-in schneller zu finden und mögliche Probleme oder Streitigkeiten von vornherein zu vermeiden.

Besondere Herausforderungen der Immobilie beachten

Jede Immobilie zeichnet sich durch ihre Besonderheiten aus. Um besser bewerten zu können, welche Hausverwaltung zu Ihrem Haus passt, sollten Sie ehrlich für sich beantworten können, welche Herausforderungen die Immobilie mit sich bringt.

Das betrifft zum Beispiel den Zustand der Immobilie, aber auch etwaige Rechtsstreitigkeiten oder Verwaltungsarbeiten aus den Vorjahren. Sprechen Sie diese Herausforderungen ehrlich und transparent an, um eine Hausverwaltung zu finden, die den mitunter anspruchsvollen Aufgaben gewachsen ist.

Verwaltersuche übersichtlich halten

Die Auswahl einer Hausverwaltung ist eine wichtige Entscheidung, die sorgfältig getroffen werden sollte. Das Angebot an Hausverwalter/-innen ist groß und vielfältig – von kleinen, inhabergeführten Unternehmen bis hin zu Startups oder großen, etablierten Dienstleister/-innen.

Es lohnt sich, sich einen umfassenden Überblick über die lokalen Anbieter/-innen zu verschaffen. Dann können Sie auch schon den nächsten Schritt in Angriff nehmen.

Angebote einholen und WEG-Verwaltung bestellen

Sie stehen kurz vor der Entscheidung für eine neue Hausverwaltung? Bevor Sie sich endgültig festlegen, sollten Sie von den in die engere Wahl gezogenen Verwaltungen individuelle Angebote einholen. Diese werden Ihnen detaillierte Informationen über die angebotenen Leistungen und die damit verbundenen Kosten zukommen lassen.

Um ein passgenaues Angebot zu erhalten, ist es wichtig, dass Sie alle relevanten Informationen über ihre Immobilie offenlegen. Dazu gehören auch mögliche Sanierungsstau oder bestehende Rechtsstreitigkeiten. Nur so kann die Verwaltung ein realistisches Angebot erstellen.

Bei der Auswahl der richtigen Verwaltung spielen neben den Kosten auch persönliche Faktoren wie Sympathie und Vertrauen eine wichtige Rolle. Schließlich möchten Sie mit Ihrer Hausverwaltung langfristig zusammenarbeiten.

Die Bestellung einer Hausverwaltung erfolgt je nach Rechtsform unterschiedlich. Bei der Wohnungseigentümergemeinschaft ist eine Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung erforderlich. Dabei sind die gesetzlichen Bestimmungen zur Angebotsabfrage zu beachten.

Fazit: So wählen Sie die passende Hausverwaltung aus

Eine Hausverwaltung zu finden, bedarf einer gewissenhaften Recherche. Bei der Auswahl empfiehlt es sich, einige grundlegende Merkmale zu prüfen. Werfen Sie einen Blick auf den angebotenen Leistungskatalog Ihrer potenziellen neuen Hausverwaltung.

Eine gute Hausverwaltung führt sämtliche Leistungen und Kosten transparent auf. Kann die Hausverwaltung außerdem gute Referenzen vorweisen? Ist die Hausverwaltung gut erreichbar und sind die Prozesse schlank gestaltet? Gibt es persönliche Objektbetreuer/-innen vor Ort?

Werden diese und weitere Punkte aus der Checkliste beachtet und erfüllt, ist die Suche nach einer Hausverwaltung schnell vom Tisch. 

Hausverwaltung kann ohne Angaben von Gründen gewechselt werden

Im Idealfall ist die Zusammenarbeit mit einer Hausverwaltung auf Langfristigkeit ausgelegt. Je intensiver die Hausverwaltung die Immobilie kennt, desto besser wird sie betreut. Wenn Sie mit Ihrer Hausverwaltung unzufrieden sind, passen Sie vermutlich nicht zueinander und eine Zusammenarbeit ist dann nicht mehr möglich.

Der bestehende Verwaltungsvertrag kann dann jederzeit ohne Angaben von Gründen beendet werden. Wird das Vertragsverhältnis beendet, ist die bestehende Hausverwaltung nicht dazu verpflichtet, sich um einen Nachfolger zu kümmern. Alleinige Besitzer/-innen eines Mietobjektes entscheiden selbst über die Auswahl des neuen Verwalters, während in einer Wohnungseigentümergemeinschaft über den Wechsel abgestimmt werden muss. 

Sie möchten zu Ralph wechseln? Hinterlassen Sie uns gerne eine Nachricht und wir melden uns bei Ihnen, um genaueres zu besprechen.

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