Aufgaben einer Hausverwaltung: Arten der Verwaltung und Kosten

Definition: Was ist eigentlich eine Hausverwaltung? 

Eine Hausverwaltung betreut Immobilien. Dazu gehören sowohl Wohnhäuser und Wohnanlagen mit Mietwohnungen und Eigentumswohnungen als auch Gewerbeobjekte. Die Aufgaben einer Hausverwaltung umfassen kaufmännische, technische und operative Bereiche – etwa die Organisation von Eigentümerversammlungen und die Durchführung von Beschlüssen. Später im Artikel dazu mehr. Die Hausverwaltung wird entweder durch eine einzelne Person, also einem WEG-Verwalter oder Verwalterin, bzw. durch ein Team geführt.

Arten von Hausverwaltungen und ihre spezifischen Aufgaben

Die Aufgaben und Pflichten einer Hausverwaltung variieren je nach Art der Immobilie und den individuellen Bedürfnissen der Eigentümer :innen. Als Wohnungseigentümergemeinschaft sollten Sie sich daher im Vorfeld genau über die verschiedenen Arten der Hausverwaltung informieren und eine Hausverwaltung auswählen, der Ihre Immobilie optimal betreut und Ihre Interessen vertritt. Hier ein kurzer Überblick über die Aufgaben und Pflichten der Verwalter-Arten.

• WEG-Verwaltung: Für die WEG-Verwaltung steht die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums im Vordergrund. Der Hausverwalter organisiert Eigentümerversammlungen, erstellt Betriebskostenabrechnungen, beauftragt Handwerker für Instandhaltungsarbeiten und kümmert sich um die Einhaltung der Hausordnung.
• Mietverwaltung: Bei der Mietverwaltung liegt der Fokus auf der Vermietung von Wohnungen und Häusern im Auftrag der Vermieter. Der Verwaltervertrag beinhaltet folgendes: Die Hausverwaltung sucht geeignete Mieter und Mieterinnen, schließt Mietverträge ab, verwaltet Mietzahlungen und kümmert sich um die Instandhaltung der Mietwohnungen.
• Sondereigentumsverwaltung: Die Sondereigentumsverwaltung kombiniert Elemente der WEG- und Mietverwaltung. Die Hausverwaltung verwaltet sowohl das gemeinschaftliche Eigentum einer Eigentumswohnung als auch die individuellen Wohnungen, die vermietet werden.
• Gewerbeimmobilienverwaltung: Die Hausverwaltung kümmert sich um die Vermietung von Gewerbeflächen, die Abrechnung von Betriebskosten und die Einhaltung mietrechtlicher Bestimmungen.

Die wichtigsten Aufgaben aller Hausverwaltungen

Eine professionelle Hausverwaltung übernimmt vielfältige Aufgaben für Immobilienbesitzer und Eigentümergemeinschaften. Die Verwaltungsaufgaben der Hausverwalter lassen sich in drei Hauptbereiche gliedern:

• Kaufmännische Verwaltung: Zunächst fallen hier administrative Tätigkeiten für die Hausverwaltung an, wie die Erstellung von Betriebskostenabrechnungen, Jahresabschlüssen und Wirtschaftsplänen. Die kaufmännische Verwaltung schützt die finanziellen Interessen der Eigentümer. Durch eine transparente und nachvollziehbare Buchführung wird sichergestellt, dass alle Kosten korrekt zugeordnet werden. Zudem sorgt der Verwalter dafür, dass die Eigentümer regelmäßig über die finanzielle Lage der Immobilie informiert werden.
• Technische Verwaltung: Der Verwalter übernimmt die regelmäßige Überprüfung und Wartung am Haus, beauftragt bei Bedarf Handwerker und sorgt so für Werterhalt und eine lange Lebensdauer Ihrer Immobilie. Durch präventive Maßnahmen und eine effiziente Steuerung der Instandhaltungskosten können Sie unnötige Kosten vermeiden.
• Rechtliche Aufgaben: Die rechtlichen Aspekte der Hausverwaltung gehen weit über die bloße Verwaltung von Mieteinnahmen hinaus. Die Hausverwaltung ist dafür verantwortlich, die Einhaltung von Mietverträgen, Mieterschutzgesetzen und Wohnungseigentumsgesetzen zu gewährleisten. Sie fungiert als Schnittstelle zwischen Eigentümern, Mietern und Behörden und trägt so zur reibungslosen Abwicklung aller rechtlichen Angelegenheiten rund um das Haus bei.

Im Folgenden erklären wir die drei Aufgabenbereiche im Detail: 

Kaufmännische Aufgaben der Hausverwaltung 

Der Hausverwalter ist für die wirtschaftliche Betreuung von Mietshäusern, Wohnanlagen und Eigentumswohnungen zuständig. Zu den Aufgaben und Pflichten gehören:

• Erstellung von Nebenkostenabrechnungen
• Einziehung der Hausgelder und Mietzahlungen
• Buchführung und Rechnungsprüfung
• Jahresabrechnungen und Wirtschaftsplanung
• Organisation von Eigentümerversammlungen
• Ggf. Einzug und Verwaltung des Mietzinses von den Mietern (bei Mietverwaltung)

Die Mietverwaltung: Eine wichtige Aufgabe von Hausverwaltungen

Neben der Verwaltung von Eigentumswohnungen übernehmen viele Hausverwaltungen auch die Mietverwaltung. Hierbei kümmern sie sich um die Vermietung von Mietwohnungen und Mietshäusern. Zu den Aufgaben der Mietverwaltung gehören:

• Suchen und auswählen von Mietern
• Erstellung und Verwaltung von Mietverträgen
• Durchführung von Wohnungsübergaben
• Einziehung von Mietzahlungen
• Abwicklung von Mieterwechseln

Was bedeutet die Hausverwaltung für Mieter?

Auch für Mieter spielen die Aufgaben und Pflichten der Hausverwaltung eine wichtige Rolle. Denn eine professionelle Hausverwaltung sorgt für eine reibungslose Abwicklung aller mietrechtlichen Angelegenheiten.

• Ansprechpartner: Die Hausverwaltung ist der erste Ansprechpartner für alle Fragen rund um die Mietwohnung in Ihrem Mietshaus.
• Instandhaltung: Die Hausverwaltung sorgt für die Instandhaltung der Mietwohnungen und behebt auftretende Mängel schnellstmöglich.
• Rechtewahrung: Die Hausverwaltung setzt sich für die Rechte der Mieter ein.

Was bei Ralph alles zum Preis dazugehört: 

• Sicherstellung einer zeitnahen, vollständigen und ordnungsgemäßen Buchhaltung
• Konsequentes und regelmäßiges Mahnwesen für Hausgeldzahlungen
• Zahlungserinnerung eines Wohnungseigentümers zur Erfüllung seiner Aufgaben und Pflichten        
• Erstellung der Bescheinigung § 35 a EStG Haushaltsnahe Dienstleistungen
• Inkasso von Hausgeldforderungen, Sonderumlagen und Abrechnungsergebnissen
• Durchführung des gesamten Zahlungsverkehrs
• Jährliche Liquiditätsplanung für die Gesamtgemeinschaft
• Gesonderte Abrechnung von wirtschaftlichen Untergemeinschaften
• Erstellen von Betriebskostenabrechnungen von vermietetem Gemeinschaftseigentum
• Überprüfen von Jahresrechnungen vom Vorverwalter zur Verwaltungsübernahme (auf Wunsch)
• Erhebung und Abrechnung von Sonderumlagen 
• Bearbeitung von umsatzsteueroptierten Objekten
• Erstellung von gesonderten Abrechnungen für Dritte (Steuerberater)

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Technische Aufgaben der Hausverwaltung

Neben den kaufmännischen Aufgaben übernimmt eine Hausverwaltung auch die technische Betreuung des Wohngebäudes bzw. der Wohnanlage. Dabei zählen folgende Themen zu den Aufgaben und Pflichten des Verwalters:

• Beurteilung des Bauzustandes vor Renovierungsarbeiten
• Planung und Koordination von Baumaßnahmen
• Kontrolle und Überwachung des Baufortschritts
• Wartung und Reparatur von technischen Einrichtungen wie Fahrstühlen oder elektrischen Toren
• Regelmäßige Prüfung der technischen Anlagen am Haus

Was bei Ralph alles zum Preis dazugehört: 

• Aufstellen eines langfristigen Instandhaltungsplanes
• Einholen von Angeboten
• Regelmäßige Objektbegehung mit technischen Expert:innen
• Notdienstbereitschaft (durch für das Objekt zuständige Fachunternehmen, Bekanntgabe über Hausaushang). Jede/r Objektbetreuer/in ist im Notfall erreichbar.
• Überwachung / Abrechnung von Instandhaltungsarbeiten im Rahmen der freigegeben Auftragssumme 
• Begleitung von baulichen Maßnahmen (zzgl. Verwaltungspauschale, je nach Ausmaß der Arbeiten)
• Bearbeitung von Versicherungsschäden (Meldung an die Versicherung, Begehung mit Sachverständigen, Beauftragung, Kontrolle, Abnahme von Handwerkerleistungen, Abrechnung mit der Versicherung)

Rechtliche Aufgaben der Hausverwaltung

Für eine ordnungsgemäße Verwaltung eines Wohngebäudes benötigt ein Hausverwalter gute juristische Kenntnisse. Besonders bei der Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft sind zahlreiche rechtliche Fallstricke zu berücksichtigen. Kenntnisse des WEG-Gesetzes sind dabei von großer Bedeutung. Zu den rechtlichen Aufgaben eines Verwalters zählen unter anderem die Vertretung der Eigentümer gegenüber Dritten, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sowie die Verhandlung, der Abschluss und die Prüfung von Verträgen.

Die Hausverwaltung übernimmt jedoch nicht immer alle Aufgaben selbst. Sie ist vielmehr dafür zuständig, die verschiedenen Tätigkeiten zu organisieren und zu koordinieren. Sollten spezielle Fachkenntnisse erforderlich sein, beispielsweise bei komplexen Baumaßnahmen, kann die Hausverwaltung durch Beschluss der Eigentümergemeinschaft externe Expertinnen und Experten wie Architekten und Architektinnen, Hausmeister oder Fachfirmen zu dem Thema beauftragen.

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Gemeinschaftseigentum vs. Sondereigentum: Schlüsselkonzepte für Eigentümer und Hausverwaltungen

Für Sie als Eigentümer ist es noch wichtig, den Unterschied zwischen Gemeinschaftseigentum und Sondereigentum zu verstehen. Diese Unterscheidung hat weitreichende Auswirkungen auf die Aufgaben und Pflichten aller Beteiligten.

Gemeinschaftseigentum: Gemeinsame Verantwortung

Gemeinschaftseigentum umfasst alle Teile eines Gebäudes, die allen Eigentümern gemeinschaftlich gehören. Dazu zählen typischerweise:

• Treppenhäuser
• Aufzüge
• Dächer
• Gemeinschaftliche Gärten oder Außenanlagen

Die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums fällt in den Aufgabenbereich des WEG-Verwalters. Dieser koordiniert Instandhaltungsmaßnahmen, organisiert Eigentümerversammlungen und setzt Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft um.

Sondereigentum: Individuelle Verantwortung

Im Gegensatz dazu bezeichnet Sondereigentum abgeschlossene Einheiten mit Wohnzweck, wie einzelne Wohnungen. Für das Sondereigentum gelten folgende Besonderheiten:

• Der Eigentümer hat das alleinige Nutzungs- und Verfügungsrecht.
• Die Verwaltung kann vom Eigentümer selbst übernommen oder als Dienstleistung an Dritte übergeben werden.
• Sondereigentumsverwaltungen kümmern sich speziell um diese individuellen Einheiten.

Das Verständnis dieser Unterscheidung ist grundlegend für eine effektive Hausverwaltung und harmonisches Zusammenleben in Wohnanlagen. Eigentümer sollten ihre Aufgaben und Pflichten in Bezug auf beide Eigentumsformen kennen, um Konflikte zu vermeiden und eine reibungslose Verwaltung zu gewährleisten.

Hausverwaltung Aufgaben: 3 wichtige Aufgaben im Fokus

Zu den Hauptaufgaben einer Hausverwaltung gehören folgende Dienstleistungen: 

Abrechnung und Wirtschaftsplan 

Zu den Aufgaben von Hausverwaltungen gehört nicht nur die Überwachung von eingehenden Zahlungen der Eigentümer, sondern auch die Prüfung, Bezahlung und korrekte Buchung von Ausgaben. Sämtliche Auszahlungen müssen unveränderlich gespeichert und durch eine detaillierte Rechnung belegt werden. Zur Übersicht von Ein- und Auszahlungen reicht in der Regel eine klassische Einnahmen-Überschussrechnung aus.

Vor Beginn jedes Jahres erstellt die Hausverwaltung einen Wirtschaftsplan, der die erwarteten Zahlungen des kommenden Jahres prognostiziert und die voraussichtlichen Hausgeldzahlungen bemisst. Hierbei wird auf Grundlage von Verträgen und Erfahrungen aus Vorjahren die benötigten Gelder berechnet und entsprechend der Teilungserklärung und des vereinbarten Umlagespiegels auf die einzelnen Eigentümer umgelegt.

Nach Abschluss des Wirtschaftsjahres erfolgt die Endabrechnung auf Basis tatsächlicher Rechnungen und Auszahlungen. Differenzen zwischen Wirtschaftsplan und Abrechnung werden im Rahmen einer entsprechenden Nachzahlung ausgeglichen. Sollte mehr Geld eingezahlt worden sein als im Wirtschaftsplan veranschlagt, kann das Geld der Rücklage zugeführt oder an die Eigentümer ausgezahlt werden.

Instandhaltung und Sanierung

Ein weiterer wichtiger Bereich der Hausverwaltung sind die technische Aufgaben rund um die zu verwaltende Immobilie. Hierbei ist zu beachten, dass eine Hausverwaltung nicht automatisch auch einen Hausmeister-Service beinhaltet. Manche Hausverwalter bieten zwar einen Hausmeister-Service an, da er jedoch nicht zu den typischen Verwaltungsaufgaben gehört, wird er in der Regel separat abgerechnet.

Die eigentliche Aufgabe einer Hausverwaltung besteht darin, den Bedarf an Reparatur- und Instandhaltungsmaßnahmen zu ermitteln, diese in Auftrag zu geben und zu überwachen. Hierfür muss die Hausverwaltung regelmäßig den Zustand der Immobilie überprüfen und insbesondere auch auf versteckte Schäden oder zukünftige Probleme achten. Sollte ein Problem an der Immobilie auftreten, ist es Aufgabe der Hausverwaltung, einen geeigneten Handwerker zu finden und mit der Immobilien-Reparatur zu beauftragen. Bei größeren Sanierungsmaßnahmen erfolgt eine Ausschreibung des Projekts, um das beste Angebot mit dem optimalen Preis-Leistungsverhältnis zu ermitteln. Es ist jedoch zu beachten, dass Reparaturen, die schnell erfolgen müssen, von Sanierungs-, Modernisierungs- oder Renovierungsmaßnahmen zu unterscheiden sind, die eine längere Vorbereitung benötigen.

Eine vorausschauende Hausverwaltung erstellt außerdem einen langfristigen Sanierungsplan, in dem Maßnahmen aufgeführt sind, die regelmäßig durchgeführt werden müssen. Diese Planungen bilden auch die Grundlage für die Kalkulation der Rücklagen der WEG.

Eigentümerversammlung 

Die jährliche Eigentümerversammlung ist ein wichtiger Bestandteil der Hausverwaltung und muss einmal im Jahr stattfinden. Hierbei sind alle Eigentümer: innen der Gemeinschaft vertreten und bestellen durch einen entsprechenden Beschluss auch die Verwaltung. Sollte bereits ein:e Verwalter: in bestellt sein, kümmert sich diese auch in den folgenden Jahren um die fristgerechte Einberufung der Eigentümerversammlung.

Während der Versammlung obliegt es der Hausverwaltung das Protokoll zu führen, die Leitung und den ordnungsgemäßen Ablauf zu gewährleisten. Allerdings hat die Hausverwaltung bei Abstimmungen kein Stimmrecht, sondern ist ausschließlich für die Erfassung der Beschlüsse und Stimmverhältnisse zuständig. Jede größere Sanierungs-, Modernisierungs- oder Renovierungsmaßnahme am Gebäude muss bei der jährlichen Versammlung vorgestellt und von der Mehrheit der Eigentümer:innen beschlossen werden. Sobald ein Beschluss gefasst wurde, muss die Verwaltung diesen auch umsetzen.

Fazit Hausverwaltung Aufgaben

Die WEG-Verwaltung ist für die Gebäudeverwaltung zuständig, bei denen mehrere Eigentümer gemeinschaftlich eine Wohnimmobilie besitzen, wie es im deutschen Wohneigentumsrecht definiert ist. Die WEG-Verwaltung kümmert sich um die technische, wirtschaftliche und kaufmännische Betreuung der Wohnungseigentümergemeinschaft sowie die Erstellung und Durchsetzung einer Hausordnung, wobei das WEG-Gesetz die Grundlage für die ordnungsgemäße Verwaltung bildet.

Der Hausverwalter oder -verwalterin der WEG wird durch Mehrheitsbeschluss in der Eigentümerversammlung bestellt und übernimmt Aufgaben wie die Überwachung und Einziehung von Hausgeld-Zahlungen sowie die Erstellung eines Wirtschaftsplans und einer Jahresabrechnung. Die WEG-Verwaltung ist auch für die Bedarfsermittlung, Beauftragung und Beaufsichtigung von Reparatur- und Sanierungsmaßnahmen verantwortlich. Die Verwaltung kann eine zusätzliche Leistung eines Hausmeisterservices anbieten, dies gehört jedoch nicht zu den verpflichtenden Aufgaben.

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• Fachwissen: Eine Hausverwaltung verfügt über umfangreiches Fachwissen im Bereich der Immobilien
• Kostenoptimierung: Durch gezielte Maßnahmen kann eine Hausverwaltung die Betriebskosten für Sie senken.
• Rechtliche Sicherheit: Eine Hausverwaltung kennt die relevanten Gesetze und Vorschriften und schützen Ihre Rechte.

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