Die Hausverwaltung: Definition, Aufgaben & Kosten

Die Hausverwaltung ist zuständig für diverse Aufgaben, die im Rahmen einer Eigentümergemeinschaft im Auftrag der Eigentümer/-innen entstehen. In diesem Artikel beantworten wir die wichtigsten Fragen, über die Dienstleistungen einer WEG-Verwaltung. Welche Verwalteraufgaben und welche Arten der Hausverwaltung gibt es? Wie viel kostet eine Hausverwaltung? Welche Rechte und Pflichten haben WEG-Verwalter/-innen? Wir verraten es Ihnen.

Definition: Was ist eine Hausverwaltung?

Die Hausverwaltung ist ein wichtiger Bestandteil in der Immobilienwirtschaft, da sie die Betreuung, Vertretung und Organisation von Wohn- und Gewerbeobjekten im Interesse der Eigentümer/-innen bzw. Vermieter/-innen übernehmen. Hier unterscheidet man noch einmal zwischen WEG-Verwaltungen, Mietverwaltungen oder Verwaltungen von Gewerbeimmobilien. Grundsätzlich stellt die Hausverwaltung sicher, dass Immobilien effizient bewirtschaftet, instand gehalten und verwaltet werden.

Was sind die Aufgaben einer Hausverwaltung?

Die Aufgaben einer Hausverwaltung, insbesondere für die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG), sind vielfältig und durch das WEG-Gesetz klar definiert. Gemäß WEG-Gesetz §27 Absatz 1 und 2 WEG gehören zu den Aufgaben einer Hausverwaltung insbesondere:

• Korrespondenz mit den Wohnungseigentümer/-innen
• Verwaltung des WEG-Kontos und somit WEG-Vermögens
• Ordnungsgemäße Buchführung aller Einnahmen und Ausgaben
• Einbeziehung des Hausgeldes von den Eigentümer/-innen
• Kontrolle und Abwicklung des Zahlungsverkehrs sowie Mahnwesen bei Zahlungsverzug von Hausgeld
• Erstellung der Jahresendabrechnung in Form von Gesamt- und Einzelabrechnungen für alle Eigentümer/-innen
• Entwicklung des jährlichen Wirtschaftsplans
• Vorbereitung, Einberufung und Durchführung von Eigentümerversammlungen
• Vertretung der Eigentümer/-innen gegenüber Dritten
• Verhandlung und Abschluss von Verträgen (Versicherungen, Versorgung, Hausmeisterdienste)
• Überwachung und Durchsetzung der Hausordnung
• Bearbeitung von Beschwerden und Verstößen gegen die Hausordnung
• Kontrolle über die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben
• Veranlassung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen

• ... und viele weitere Aufgaben

Die genannten Aufgaben der Hausverwaltung stellen nur einen Teil des Verwaltungsaufgaben dar. Je nach individueller Vereinbarung und Bedarf der Wohnungseigentümergemeinschaft können weitere spezifische Leistungen hinzukommen und im Verwaltervertrag aufgenommen werden. Je nach Art der Hausverwaltung können sich die Aufgaben noch einmal unterscheiden. So übernimmt eine Mietverwaltung andere Aufgaben als ein/e Hausverwalter/-in.

Grundsätzlich aber zeigt Ihnen unsere Aufgabenliste, wie umfassend die Aufgaben der Hausverwaltung sein können. Ziel dabei ist immer die Erhaltung und Wertsteigerung der verwalteten Immobilien sowie die Sicherstellung einer ganzheitlichen Vertretung der Interessen aller Eigentümer/-innen.

Neues WEG-Gesetz verändert die Verwaltung von WEGs grundlegend

Die seit Dezember 2020 gültige WEG-Reform hat die Verwaltung von Immobilien und vor allem des Gemeinschaftseigentums verändert. Die Verantwortung für die Verwaltung liegt seitdem vollständig bei der WEG, wodurch sich u. a. die Aufgaben und Pflichten von Verwalter/-innen sowie das Haftungsrisiko erhöht haben.

Wir haben Ihnen die neuen Regeln und Veränderungen einmal zusammengefasst:

• Einfache Mehrheit: Bauliche Veränderungen und Modernisierungen können nun mit einfacher Mehrheit in der Eigentümerversammlung beschlossen werden.
• Beschlussfähigkeit: Die Eigentümerversammlung ist immer beschlussfähig, unabhängig davon, wie viele Wohnungseigentümer/-innen anwesend sind. Dies verhindert, dass Eigentümerversammlungen aufgrund mangelnder Beteiligung blockiert werden.
• Virtuelle Teilnahme: Es ist nun möglich, dass Eigentümer/-innen virtuell an der Versammlung teilnehmen können, was die Teilnahmebereitschaft erhöhen kann.
• Anspruch auf bauliche Veränderungen: Jede/r Eigentümer/-in im Haus hat das Recht, bestimmte bauliche Veränderungen zu verlangen, wie zum Beispiel Maßnahmen zur Barrierefreiheit, E-Mobilität, Einbruchschutz oder für einen schnellen Internetzugang.
• Vertretung der Gemeinschaft: Die Verwaltung ist nun der unbeschränkte Vertreter der WEG gegenüber Dritten.
• Eigenverantwortliche Entscheidungen: Der/die Verwalter/-in kann in eigener Verantwortung über bestimmte Maßnahmen entscheiden, wie zum Beispiel Reparaturen und kleinere Anschaffungen, ohne vorher einen Beschluss der Eigentümerversammlung einholen zu müssen.
• Abberufung: Der/die Verwalter/-in kann leichter und ohne Angabe von Gründen abberufen werden. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung.

Hausverwaltung vs. Hausmeister/-in: Was ist der Unterschied?

Hausverwalter/-innen und Hausmeister/-innen übernehmen zwei unterschiedliche Rollen, die oft verwechselt werden. Obwohl beide Parteien für das reibungslose Funktionieren einer WEG-Wohnanlage zuständig sind, unterscheiden sich ihre Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten erheblich.

• Handwerkliche Tätigkeiten: Hausmeister/-innen kümmern sich um die Instandhaltung und Reparatur des Gebäudes sowie um die Pflege der Außenanlagen. Zu den Aufgaben gehören beispielsweise die Reinigung des Treppenhauses, der Gemeinschaftsräume und der Außenanlagen; der Winterdienst, also Schneeräumung und Streuen der Wege, Durchführung kleinerer Reparaturen im und um die Immobilie sowie Pflege der Grünflächen, Blumenbeete und Bäume.
• Keine Verwaltungsaufgaben: Hausmeister/-innen sind grundsätzlich nicht für administrative oder finanzielle Aufgaben zuständig.

Beide Parteien arbeiten aber dennoch oft eng zusammen. Der/die Hausverwalter/-in kann den/die Hausmeister/-in mit bestimmten Aufgaben beauftragen oder ihn/sie bei der Erfüllung der Aufgaben unterstützen. Der/die Hausmeister/-in wiederum informiert die Hausverwaltung über notwendige Reparaturen oder andere Vorkommnisse im Gebäude.

Praktische Beispiele:

• Der/die Hausverwalter/-in beauftragt den/die Hausmeister/-in mit der Durchführung von Reparaturen im Treppenhaus.
• Der/die Hausmeister/-in informiert den/die Hausverwalter/-in über einen Wasserrohrbruch im Keller.
• Der/die Hausverwalter/-in organisiert die Reparatur des Wasserrohrbruchs und beauftragt gegebenenfalls eine Fachkraft.

Hausverwaltung vs. Sondereigentumsverwaltung: Was ist der Unterschied?

In einer Wohnungseigentümergemeinschaft gibt es zwei Arten von Eigentum: Sondereigentum und Gemeinschaftseigentum. Sondereigentum bezieht sich auf einzelne, vermietete Wohnungen sowie gewisse darin enthaltene Bestandteile. Diese Wohnungen gehören einem/r einzelnen Eigentümer/-innen, der er/sie vermietet. Die Sondereigentumsverwaltung kümmert sich speziell um diese vermieteten Einheiten, während die WEG-Verwaltung für das Gemeinschaftseigentum zuständig ist, also beispielsweise das Treppenhaus, den Garten oder das Dach.

Um Klarheit darüber zu schaffen, welche Teile des Gebäudes und Grundstücks zum Gemeinschaftseigentum oder Sondereigentum gehören, dient die Teilungserklärung als maßgebliches Dokument. Dieses legt detailliert fest, welche Bereiche in den Zuständigkeitsbereich des gemeinschaftlichen Eigentums fallen und welche folglich als Sondereigentum betrachtet werden.

Hausverwaltung vs. Mietverwaltung: Was ist der Unterschied?

Als Eigentümer/-in und Vermieter/-in einer Immobilie ist es ebenso wichtig, den Unterschied zwischen Hausverwaltung und Mietverwaltung zu verstehen, da diese beiden Arten der Hausverwaltung unterschiedliche Aufgabenbereiche für das Mietshaus abdecken.

Die Mietverwaltung konzentriert sich auf die Betreuung einzelner vermieteter Wohnungen und die Beziehung zwischen Vermieter/-in und Mieter/-in. Zu den Hauptaufgaben gehören:

• Suche und Auswahl von Mieter/-innen
• Mietvertragsabschluss und -management
• Mietinkasso und Kontrolle der Mietzahlungen
• Kommunikation mit Mieter/-innen
• Instandhaltung und Instandsetzung der vermieteten Einheiten
• Abrechnung von Nebenkosten der Mietwohnung
• Kündigungsmanagement

Die Hauptunterschiede von Mietverwalter/-innen und WEG-Verwalter/-innen berufen sich auf folgende Aspekte:

• Fokus: Die Mietverwaltung konzentriert sich auf einzelne Eigentumswohnungen, während Hausverwaltung ganze Wohnanlagen und das gemeinschaftliche Eigentum betreut
• Auftraggeber: Die Mietverwaltung arbeitet für einzelne Vermieter/-innen, während die Hausverwaltung im Auftrag aller Eigentümer/-innen
• Rechtliche Grundlage: Die Aufgaben der Mietverwaltung basiert auf individuellen Verträgen. Die Aufgaben der WEG-Verwaltung basiert auf dem WEG-Gesetz und dem Verwaltervertrag
• Verpflichtung: Die Beauftragung einer Mietverwaltung ist freiwillig und kann Ihnen als Vermieter/-in viel Arbeit abnehmen, während eine WEG-Verwaltung verpflichtend sein kann, sofern ein/e Wohnungseigentümer/-in dies fordert

Als Immobilienbesitzer/-in sollten Sie je nach Ihrer Situation entscheiden, welche Art der Verwaltung Sie für Ihre Eigentumswohnung benötigen. Wenn Sie eine einzelne Wohnung vermieten, könnte eine Mietverwaltung ausreichen. Besitzen Sie hingegen eine Wohnung in einer Eigentümergemeinschaft, ist eine Hausverwaltung in der Regel notwendig, um das gesamte Gemeinschaftseigentum zu betreuen.

Wichtig: In Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) kann die Beauftragung eines/r Hausverwalter/-in verpflichtend sein, wenn ein/e Miteigentümer/-in dies fordert.

Was sind die Kosten für eine Hausverwaltung?

Die Kosten für eine Hausverwaltung können variieren und sind von verschiedenen Faktoren abhängig. Eine pauschale Aussage über die Verwaltungskosten ist daher schwierig. Es gibt jedoch einige Richtlinien und Einflussfaktoren, die bei der Preisgestaltung eine Rolle spielen.

Für größere Mehrfamilienhäuser mit vielen Wohneinheiten liegen die durchschnittlichen Kosten für eine professionelle Hausverwaltung bei etwa 30 bis 40 Euro monatlich pro Wohneinheit. Bei kleineren Gemeinschaften oder Zwei- bis Dreifamilienhäusern können die Kosten pro Wohneinheit jedoch deutlich höher sein. Dies liegt daran, dass der Verwaltungsaufwand unabhängig von der Anzahl der Wohneinheiten relativ konstant bleibt und somit bei kleineren Einheiten auf weniger Schultern verteilt wird.

Die Verwaltungskosten werden u. a. von diesen Faktoren beeinflusst:

• Standort des Hauses: In Ballungszentren und gefragten Wohnlagen sind die Preise für Hausverwaltungen oft höher als in ländlichen Gebieten.
• Alter und Zustand des Gebäudes: Ältere Gebäude mit Sanierungsbedarf oder komplexer Bausubstanz verursachen in der Regel mehr Verwaltungsaufwand und führen somit zu höheren Kosten.
• Anzahl der zu verwaltenden Einheiten: Je mehr Wohneinheiten ein/e WEG-Verwalter/-in betreut, desto geringer sind in der Regel die Verwaltungskosten pro Einheit.
• Art der Verwaltung: Ob es sich um eine WEG-Verwaltung oder eine Mietverwaltung handelt, wirkt sich ebenfalls auf die Kosten aus. Die WEG-Verwaltung ist oft komplexer und zeitaufwendiger als die Mietverwaltung.
• Umfang der vereinbarten Dienstleistungen: Je mehr Leistungen die Hausverwaltung übernimmt, desto höher sind die Kosten.
• Bei konfliktreicher Wohnungseigentümergemeinschaft: Wenn es unter den Eigentümer/-innen häufig zu Streitigkeiten kommt, kann dies den Verwaltungsaufwand erheblich erhöhen und somit die Kosten in die Höhe treiben.
• Preisunterschiede zwischen städtischen und ländlichen Gebieten: In städtischen Gebieten sind die Preise für Hausverwaltungen aufgrund der höheren Nachfrage und des höheren Personalaufwands oft höher als in ländlichen Gebieten.
• Lokale Marktbedingungen und Wettbewerbssituation: In Regionen mit vielen Hausverwaltungen herrscht ein höherer Wettbewerb, was sich positiv auf die Preise auswirken kann.

Manche Hausverwaltungen bieten auch prozentuale Vergütungsmodelle an, die sich am Jahresbruttomietertrag orientieren. Dies kann die Kostenplanung für Eigentümer/-innen vereinfachen, da die Kosten direkt mit den Mieteinnahmen verbunden sind.

Informieren Sie sich gerne bei Ralph über unsere Hausverwaltungs-Kosten

Zukunftsperspektiven: Digitale Hausverwaltung als moderne Lösung für WEGs

Unserer Meinung nach liefert das Konzept einer digitalen Hausverwaltung DIE wegweisenden Antwort auf die Herausforderungen von WEGs der Zukunft. Dies gelingt uns bei Ralph , eine digitale Hausverwaltung aus Berlin, indem wir Effizienz, Transparenz und Benutzerfreundlichkeit in den Mittelpunkt stellen. Digitale Hausverwaltungen wie Ralph bieten sowohl für unsere zertifizierten Verwalter/-innen als auch für Sie alle Eigentümer/-innen und Mieter/-innen zahlreiche Vorteile und ist ein entscheidender Schritt hin zu einer modernen und nachhaltigen Wohnungseigentumsverwaltung.

Was ist eine digitale Hausverwaltung?

Im Kern basiert eine digitale Hausverwaltung auf einem System, das alle Aspekte der WEG-Verwaltung auf einer zentralen, digitalen Plattform vereint. Diese Online-Plattform ermöglicht eine Vielzahl von Funktionen, die den Alltag von Verwalter/-innen, Eigentümer/-innen und Mieter/-innen wie folgt erleichtern:

• Online-Zugriff auf wichtige Dokumente: Ob Hausordnung oder Abrechnungen – alle relevanten Dokumente sind jederzeit und von überall online einsehbar.
• Digitale Verwaltung von Mängelmeldungen: Mängel können schnell und unkompliziert über die Plattform gemeldet werden, wodurch die Bearbeitungszeiten verkürzt werden.
• Automatisierte Daten- und Dokumentenverwaltung: Die Plattform übernimmt die Organisation und Speicherung von Eigentümerdaten, was Zeit spart und die Fehlerquote reduziert.

Vorteile der digitalen WEG-Verwaltung

Die Vorteile der digitalen Hausverwaltung sind vielfältig und wirken sich positiv auf die Betreuung und Verwaltung der Wohnanlagen aus:

• Zugänglichkeit und transparente Leistungen: Informationen sind rund um die Uhr und von jedem Ort aus zugänglich, was die Kommunikation und Transparenz zwischen Verwalter/-innen und Eigentümer/-innen erhöht.
• Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse beschleunigen die Abläufe und minimieren manuelle Fehler in der Verwaltung des betreuten WEG-Objekts
• Kosteneinsparungen: Durch die Reduzierung von Druck-, Porto- und Archivierungskosten können erhebliche Einsparungen ein der Verwaltung der Immobilie erzielt werden
• Transparenz: Alle Vorgänge und Dokumente sind übersichtlich und nachvollziehbar, was das Vertrauen in die Verwaltung stärkt.
• Umweltfreundlichkeit: Der geringere Papierverbrauch durch digitale Dokumentenverwaltung trägt zum Umweltschutz bei.
• Beschleunigte Kommunikation: Die direkte und schnelle Interaktion zwischen Hausverwalter/-innen und Wohnungseigentümer/-innen sorgt für reibungslose Abläufe und Leistungen

Kennen Sie schon Ralph?

Ralph ist Ihre moderne, digitale Hausverwaltung aus Berlin. Bei Ralph kümmern wir uns um alle Aspekte Ihrer Immobilie, damit Sie sich entspannt zurücklehnen können. Unsere erfahrenen Verwalter/-innen übernehmen die Verwaltung, Instandhaltung und Betreuung Ihrer Immobilie – von der Mieterkommunikation bis zur Optimierung der Betriebskosten und mehr.

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