Welche Frist zur Einberufung der WEG-Eigentümerversammlung gibt es?

Das WEG-Gesetz enthält exakte Vorschriften, welche Einladungsfristen hinsichtlich der Eigentümerversammlung gelten. Diese Fristen einzuhalten ist wichtig, damit die von der WEG gefassten Beschlüsse überhaupt wirksam sind. Worauf Sie bei den Einladungsfristen zur Eigentümerversammlung achten müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Die gesetzliche Frist zur Einberufung der WEG-Eigentümerversammlung

Laut WEG-Gesetz § 24 Abs. 4 S. 2 muss die Einladungsfrist mindestens drei Wochen vor der Eigentümerversammlung betragen. Diese gesetzliche Einberufungsfrist soll garantieren, dass alle Eigentümer/-innen frühzeitig in Kenntnis gesetzt werden und ihre Teilnahme an der Eigentümerversammlung einplanen können.

Bei der Einladungsfrist handelt es sich um eine Mindestfrist – längere Fristen sind also auch problemlos möglich. So kann die Einberufung der Eigentümerversammlung eine längere Frist erfordern, wenn etwa ein bestimmtes Thema auf der Agenda stehen soll, für das die Eigentümer/-innen eine etwas längere Vorbereitungszeit brauchen. Das ist zum Beispiel bei komplexen Beschlüssen der Fall.

Kürzere Fristen sind nur in Dringlichkeitsfällen gestattet (siehe verkürzte Einladungsfrist).

Vertraglich vereinbarte WEG-Einladungsfrist

Anstelle der gesetzlichen Frist zur Einberufung der Eigentümerversammlung kann es auch eine andere vertragliche Vereinbarung geben. Um die maßgebliche Einberufungsfrist der WEG-Versammlung zu prüfen, ist also immer zunächst die Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnung zu berücksichtigen. Bei vielen Eigentümergemeinschaften findet sich hier eine vom Gesetz abweichende Frist. Hat die WEG zum Beispiel eine längere Frist aufgenommen, so wird die gesetzliche Mindestfrist von drei Wochen außer Kraft gesetzt und es gilt die vertraglich vereinbarte Einladungsfrist.

WEG-Reform: WEMoG hat Frist von 2 auf 3 Wochen verlängert

Die gesetzliche Regelung zur Einladungsfrist für Eigentümerversammlungen hat sich in den letzten Jahren geändert. Bis vor der WEG-Reform reichte in der Regel eine Einladungsfrist von zwei Wochen aus. Mit Inkrafttreten des Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes (WEMoG) zum 1. Dezember 2020 wurde diese Frist auf drei Wochen verlängert.

Die Verlängerung der Einladungsfrist für Eigentümerversammlungen auf mindestens drei Wochen bietet Ihnen als Wohnungseigentümer/-in einige Vorteile:

• Mehr Zeit zur Vorbereitung: Sie haben jetzt noch mehr Zeit, sich eingehend mit den Tagesordnungspunkten zu beschäftigen und Ihre Fragen zu formulieren.
• Gerechtere Entscheidungsfindung: Sie können sich gründlicher auf eine sachliche und faire Diskussion aller Themen in der WEG-Versammlung vorbereiten.
• Bessere Beteiligung: Durch die längere Vorbereitungs- und Planungszeit wird die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Sie an der Versammlung teilnehmen können. Eine höhere Beteiligung bedeutet auch eine breitere Meinungsvielfalt. Dadurch können Entscheidungen besser fundiert und ausgewogener getroffen werden.
• Weniger Anfechtungen: Eine ordnungsgemäße Einladung mit ausreichender Frist verringert das Risiko von Anfechtungen der Versammlungsbeschlüsse.

Die verkürzte Einladungsfrist für die Eigentümerversammlung – nur in Dringlichkeitsfällen

Besondere Dringlichkeitsfälle können die Einladungsfrist zur Einberufung der WEG verkürzen. Hier entscheidet immer der Einzelfall: Wann etwas besonders dringlich ist, definiert das WEG-Gesetz nicht. Entscheidend ist jedoch, ob der etwaige Dringlichkeitsfall aus Sicht der Eigentümer/-innen relevant ist.

Kann also eine verkürzte Einberufungs-Frist drohende Nachteile für die Wohnungseigentümergemeinschaft abwenden, so gilt diese Frist als gerechtfertigt. Zu beachten ist, dass alle Eigentümer/-innen ihrer Ausübung des Stimmrechts trotz Fristverkürzung gerecht werden können.

Beispiel für die Einladungsfrist der WEG-Einladung

Liegt kein Fall von besonderer Dringlichkeit für die Einladung der Wohnungseigentümer/-innen vor, so ist die gesetzliche oder vereinbarte Ladungsfrist einzuhalten. Bei der Einladung zur Eigentümerversammlung kommt es für die Fristwahrung stets auf den Tag an, an dem die Eigentümer/-innen ihre Einladung erhalten.

Ein Beispiel: Die Eigentümerversammlung soll am Dienstag, den 06.02.2024 stattfinden. Um die gesetzlich vorgeschriebene Frist zu wahren, müssen die Eigentümer/-innen ihre Einladung mindestens drei Wochen vorher, also spätestens am 16.01.2024, erhalten.

Sollte der Stichtag auf einen Sonntag fallen, muss die Einladung zur Eigentümerversammlung spätestens am Samstag davor zugestellt werden. WEG-Einladungen, die per E-Mail versendet werden, können taggleich erfolgen. Auf dem Postweg sollte Ihre Hausverwaltung stets eine Postlaufzeit von etwa 3 Tage einkalkulieren.

Tipp: Die Einladungsfrist der Eigentümerversammlung ist von der Hausverwaltung zu beachten. Wenn Sie mit Ihrem derzeitigen Verwalter unzufrieden sind und die Hausverwaltung wechseln möchten, schaffen Sie in Zusammenarbeit mit Ralph einen reibungslosen, schnellen Übergang.

Frist verpasst? Die Folgen

Hat Ihre derzeitige Hausverwaltung die Einladungsfrist für die Eigentümerversammlung verpasst oder falsch berechnet, wirkt sich dies zwar nicht direkt auf die von der WEG gefassten Beschlüsse aus. Dennoch kann eine Beschlussklage erhoben und die Wirksamkeit eines Beschlusses angefochten werden. Die Grundlage hierfür wäre ein Formmangel bei der Beschlussfassung.

Ein Beispiel: Wenn Sie als Eigentümer/-in also aufgrund einer zu kurzen Frist nicht an der Eigentümerversammlung teilnehmen und folglich ihr Stimmrecht nicht ausüben können, können Sie die Wirksamkeit der Beschlussfassung anfechten.

Der Grund: Bleibt ein/e Eigentümer/-in der Versammlung gänzlich fern, hätte diese/r das Meinungsbild der übrigen Eigentümer /-innen mitunter beeinflussen können, was potentiell zu einem anderen Abstimmungsergebnis geführt hätte.

Das Gleiche ist der Fall, wenn sich ein/e Eigentümer/-in aufgrund einer zu kurzen Ladungsfrist nicht hinreichend auf die Versammlung vorbereiten konnte und es ihm oder ihr nicht möglich war, seine oder ihre persönlichen Argumente vorzutragen.

Die Ausnahme: Ist allerdings festzustellen, dass der angefochtene Beschluss auch bei einer fristgemäßen Einladung gefasst worden wäre, ist eine Ungültigkeitserklärung ausgeschlossen.

Wer darf eine Eigentümerversammlung einberufen?

Grundsätzlich kann die Eigentümerversammlung von verschiedenen Personen einberufen werden. In der Regel ist es jedoch die Hausverwaltung, die die Versammlung einberuft. Aber auch ein/-e einzelne/-r Eigentümer/-in kann unter bestimmten Bedingungen eine Eigentümerversammlung einberufen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn dringende Entscheidungen getroffen werden müssen oder wenn ein Viertel der Eigentümer/-innen dies verlangt.

Wer muss zu einer Eigentümerversammlung eingeladen werden?

Zu einer Eigentümerversammlung müssen alle Eigentümer/-innen eingeladen werden. Auch zukünftige Eigentümer/-innen haben ein Recht darauf, an der Versammlung teilzunehmen.

Ebenso können Mieter/-innen, die eine Vollmacht von ihren Eigentümer/-innen haben, an der Versammlung teilnehmen.

In manchen Fällen können Expert/-innen eingeladen werden, die die Eigentümer/-innen juristisch, technisch und rechtlich beraten. Dazu zählen beispielsweise Rechtsanwält/-innen, Steuerberater/-innen, Bausachverständige, Statiker/-innen oder Architekt/-innen.

Tipp: Nicht eingeladen werden dürfen Familienmitglieder/-Innen oder Freund/innen, da eine Eigentümerversammlung unter Ausschluss der Öffentlichkeit stattfindet.

Was muss eine Einladung zur Eigentümerversammlung beinhalten?

Eine Einladung zur Eigentümerversammlung muss bestimmte Informationen enthalten. Dazu gehört in erster Linie …

·   Name und Anschrift der Empfänger/-innen

·   Name und Anschrift der Hausverwaltung

·   Anschrift und Bezeichnung der WEG

·   Tagesordnung der Versammlung

·   Ort und der Zeitpunkt der Versammlung (Adresse und Name)

·   Zeitpunkt der Versammlung (Datum und Uhrzeit)

Zudem sollte in der Einladung ein Hinweis auf die Möglichkeit gegeben werden, eine/-n Vertreter/-in zu benennen, falls der/die  Eigentümer/-in nicht persönlich anwesend sein kann.

Wie wird die Einladung zur Eigentümerversammlung verschickt?

In der Regel wird die Einladung zur Eigentümerversammlung schriftlich per Post verschickt, es besteht jedoch auch die Möglichkeit, die Einladung per E-Mail zu versenden, sofern die betreffenden Eigentümer/-innen dem zugestimmt haben.

Wie oft sollte die Eigentümerversammlungen eingerufen werden?

Gemäß § 24 Abs. 1 WEG ist jede Wohnungseigentümergemeinschaft verpflichtet, mindestens einmal im Jahr eine WEG-Versammlung abzuhalten (siehe auch Pflichten WEG-Verwalter). Diese gesetzliche Regelung dient dazu, dass alle Wohnungseigentümer/-innen durch eine regelmäßige Teilnahme über die Belange der Gemeinschaft informiert werden und gemeinsam Entscheidungen treffen können.

Darüber hinaus können weitere Eigentümerversammlungen einberufen werden, wenn dies im Interesse einer ordnungsgemäßen Verwaltung liegt oder wenn die Wohnungseigentümer/-innen in ihrer Gemeinschaftsordnung bestimmte Fälle festgelegt haben, in denen eine WEG-Versammlung einzuberufen ist. Zudem haben mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer/-innen das Recht, schriftlich eine außerordentliche Versammlung zu beantragen, wenn sie dies für notwendig erachten und entsprechende Gründe angeben (§ 24 Abs. 2 WEG).

Verwalter/-in verweigert Einladung zur WEG-Versammlung – was tun?

Weigert sich der/die Verwalter/-in, eine Wohnungseigentümerversammlung einzuberufen, kann ein anderes Mitglied der Eigentümergemeinschaft, der/die Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, die Wohnungseigentümerversammlung einberufen. Auch können die Wohnungseigentümer/-innen gemeinsam entscheiden, dass ein/e bestimmte/r Eigentümer/-in diese Aufgabe übernehmen soll. Dies ist u. a. dann der Fall, wenn die WEG keine/n Verwalter/-in hat.

Mit Ralph wird keine Frist mehr verpasst

Vielen Eigentümer/-innen bereiten die Formalitäten für die Eigentümerversammlungen Unbehagen, vor allem, wenn sich ihre Hausverwaltung nicht oder unzulänglich darum kümmert.

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