Die außerordentliche Eigentümerversammlung – alles, was Sie wissen müssen

Eine außerordentliche Eigentümerversammlung ist eine Versammlung aller Wohnungseigentümer/-innen, die außerhalb der regulären jährlichen Eigentümerversammlung stattfindet. Sie wird einberufen, um wichtige Entscheidungen zu treffen oder dringende Probleme zu besprechen, die nicht bis zur nächsten ordentlichen Eigentümerversammlung warten können.

Welche Voraussetzungen müssen für die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung gegeben sein?

Eine außerordentliche Eigentümerversammlung kann gemäß § 24 Absatz 2 WEG jederzeit stattfinden. Dennoch müssen für die Einberufung der außerordentlichen Eigentümerversammlung bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein: In erster Linie muss ein triftiger Grund vorliegen, der eine schnelle Entscheidung erfordert und nicht bis zur nächsten regulären Eigentümerversammlung warten kann. Beispiele für solche triftigen Gründe könnten sein:

• Akute Schäden am Gebäude: Plötzliche und erhebliche Schäden, wie beispielsweise durch Wasser, Feuer oder Sturm verursachte Beschädigungen, erfordern oft sofortige Reparaturmaßnahmen und damit auch schnelle Entscheidungen der Eigentümer/-innen
• Finanzielle Notwendigkeiten: Unerwartete Kosten, wie große Reparaturmaßnahmen oder die Anschaffung neuer gemeinschaftlicher Einrichtungen, machen oft eine außerordentliche Eigentümerversammlung notwendig, um über die Finanzierung zu entscheiden.
• Veränderungen in der Hausverwaltung: Ein Wechsel der Verwalter/-innen oder andere organisatorische Veränderungen erfordern in der Regel eine schnelle Beschlussfassung der Eigentümer/-innen.
• Neue gesetzliche Bestimmungen: Neue Gesetze oder Änderungen in der Gemeinschaftsordnung können eine außerordentliche Eigentümerversammlung erforderlich machen, um die notwendigen Anpassungen im Rahmen der WEG-Versammlung zu beschließen.
• Konflikte und Streitigkeiten: Bei schwerwiegenden Konflikten innerhalb der Eigentümergemeinschaft oder mit Dritten können außerordentliche Eigentümerversammlungen helfen, eine einvernehmliche Lösung zu finden.
• Andere unerwartete Ereignisse: Naturkatastrophen oder andere unvorhergesehene Ereignisse, die sofortiges Handeln erfordern, können ebenfalls eine außerordentliche Eigentümerversammlung rechtfertigen.

In der Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung müssen diese Gründe unbedingt genannt werden. Damit die außerordentlichen Eigentümerversammlung stattfinden kann, müssen außerdem mindestens ein Viertel der Wohnungseigentümer/-innen die Einberufung der außerordentlichen Eigentümerversammlung fordern. Hierbei wird nach Kopfanzahl entscheiden und nicht nach Eigentumsanteilen.

Wann kann eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen werden?

Eine außerordentliche Eigentümerversammlung kann jederzeit einberufen werden, aber vor allem immer dann, wenn die oben genannten Voraussetzungen dafür gegeben sind. Da es keine festen Termine für die außerordentliche Versammlung gibt, wird eine permanente Handlungsfähigkeit der WEG gewährleistet.

Um eine Einberufung der WEG-Versammlung möglich zu machen, muss die außerordentliche Eigentümerversammlung immer mindestens sieben Tage vorher schriftlich angekündigt werden. Gemäß WEG-Gesetz ist in manchen Fällen auch eine Verkürzung der Frist auf wenige Tage realisierbar. Hierfür muss jedoch eine triftige Begründung vorliegen, um von der Norm abzuweichen.

Wichtige Formalitäten für die Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung

Wie bei der ordentlichen Eigentümerversammlung müssen alle Eigentümer/-innen über die anstehende Versammlung informiert werden. Die Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung muss folgende Punkte beinhalten:

• Die geplante Tagesordnung: Die Einladung muss eine umfassende Tagesordnung enthalten, die alle zu besprechenden Punkte und Beschlüsse auflistet. Änderungen der Tagesordnung sind nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich.
• Ort, Datum und Uhrzeit: Um die außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen zu können, müssen Ort, Datum und Uhrzeit der Versammlung aufgeführt werden.
• Begründung: Die Einladung muss darlegen, warum eine außerordentliche Eigentümerversammlung erforderlich ist und welche dringenden Angelegenheiten zu behandeln sind.

Sind die Formalitäten korrekt, steht einer außerordentlichen Eigentümerversammlung nichts mehr im Weg.

Die Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung

Die Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung kann auf verschiedene Weise übermittelt werden: klassisch per Briefpost, modern per E-Mail oder über das digitales Kundenportal der Hausverwaltung, sofern vorhanden. Auch eine persönliche Übergabe oder ein Aushang im Hausflur sind denkbar, dienen jedoch meist nur ergänzend. Entscheidend ist, dass jede:r Eigentümer/-in die Einladung rechtzeitig und nachweislich erhält, um die Gültigkeit der Beschlüsse zu gewährleisten.

Wer kann eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen? Eigentümer/-innen oder Hausverwaltung?

Die außerordentliche Eigentümerversammlung kann von verschiedenen Parteien einberufen werden. Dies kann entweder durch die WEG-Verwalter/-innen geschehen, wenn sie ein Interesse an der Klärung bestimmter Angelegenheiten hat. Alternativ können auch der Verwaltungsbeirat oder seine Vertretung die Einberufung beantragen und somit eine außerordentliche Eigentümerversammlung initiieren.

Das WEG-Gesetz räumt den Eigentümer/-innen ebenfalls das Recht ein, eine außerordentliche Eigentümerversammlung zu beantragen. Reichen mindestens 25 % der Eigentümer/-innen einen entsprechenden schriftlichen Antrag ein, muss dieser bei Vorliegen eines dringenden Grundes berücksichtigt werden.

Der Ablauf einer außerordentlichen Eigentümerversammlung

Der Ablauf einer außerordentlichen Eigentümerversammlung ähnelt dem einer ordentlichen Versammlung – es werden Themen diskutiert und über Beschlüsse abgestimmt. Die erforderlichen Entscheidungen können wie bei der ordentlichen Versammlung durch eine einfache Mehrheit erzielt werden. Eine Allstimmigkeit ist hier nicht erforderlich. Die WEG kann somit schnell wichtige Beschlüsse auf den Weg bringen. 

Geleitet wird die Versammlung von der Hausverwaltung. In Fällen, in denen sich die Hausverwaltung weigert, eine außerordentliche Eigentümerversammlung abzuhalten, kann die Versammlung auch von dem Verwaltungsbeirat oder einem/einer Eigentümer/-in übernommen werden.

Wie auch bei der ordentlichen Eigentümerversammlung ist hier ebenfalls ein Protokoll zu führen, das am Ende durch ein bevollmächtigtes Mitglied zu unterschreiben und in die Beschlusssammlung aufzunehmen ist.

Der Unterschied zwischen einer ordentlichen und außerordentlichen Eigentümerversammlung

Der Hauptunterschied zwischen einer ordentlichen und außerordentlichen Eigentümerversammlung liegt in der Einberufung, in der Frist für die Einberufung und in den Themen, die von den Teilnehmenden besprochen werden.

Die Einberufung

Eine ordentliche Eigentümerversammlung findet in der Regel mindestens einmal pro Jahr statt und behandelt die üblichen Angelegenheiten rund um die Immobilie. Eine außerordentliche Eigentümerversammlung hingegen wird außerplanmäßig einberufen, um dringende Angelegenheiten oder Entscheidungen zu besprechen, die nicht bis zur nächsten ordentlichen Eigentümerversammlung warten können.

Die Themen

Die Themen, die in den Versammlungen besprochen werden, können sich grundlegend unterscheiden: Bei ordentlichen WEG-Versammlungen stehen in der Regel folgende Themen auf der Agenda:

• Allgemeine Themen wie Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung,
• Die Wahl der neuen Hausverwaltung
• Die Wahl der Verwaltungsbeiräte
• Generelle Angelegenheiten rund um die WEG

Im Rahmen der außerordentlichen WEG-Versammlung werden hingegen Themen mit erhöhter Dringlichkeit besprochen, zum Beispiel Schimmelbefall, Rohrbruch oder Pflichtverletzungen von der Hausverwaltung.

Die Frist

Die Frist zur Einberufung der ordentliche Eigentümerversammlung liegt bei 3 Wochen vor dem Versammlungstermin. Die Frist für die außerordentliche WEG-Versammlung beträgt hingegen nur eine Woche.

Sonderfall Abberufung der Hausverwaltung

Wollen Sie als WEG Ihre aktuelle Hausverwaltung abberufen, geschieht dies gemäß den Bestimmungen des Wohnungseigentumsgesetzes. Eine Abberufung der Verwalter/-in ist notwendig, wenn die Zusammenarbeit zwischen dem/der Verwalter/-in und der Eigentümergemeinschaft nicht mehr funktioniert oder wenn der/die Verwalter/-in seine/ihre Aufgaben nicht mehr ordnungsgemäß erfüllt. Ziel der Abberufung ist es, eine neue WEG-Verwaltung zu bestellen, die die Interessen der Eigentümergemeinschaft besser vertritt.

Die WEG-Verwaltung ist dann verpflichtet, alle Unterlagen, die für die Verwaltung der Eigentümergemeinschaft relevant sind, an das nachfolgende Unternehmen zu übergeben. Dies ist wichtig, um eine lückenlose Übergabe sicherzustellen und den reibungslosen Betrieb der WEG zu gewährleisten. Es kann jedoch vorkommen, dass eine Abberufung zu rechtlichen Auseinandersetzungen führt, insbesondere wenn der abberufene Verwalter die Entscheidung nicht akzeptiert.

Wann kann eine Abberufung der/des Verwalter/-in erfolgen?

• Auf Wunsch der Eigentümergemeinschaft: Wenn ein bestimmter Anteil der Eigentümer/-innen (meist wird eine Mehrheit benötigt) eine Abberufung beantragt, muss diese in der Regel durchgeführt werden. Darauffolgend kommt es zur Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung.
• Auf Wunsch der/des Verwalter/-in: Der/die Verwalter/-in kann auch selbst einen Rücktritt erklären. Dies ist oft der Fall, wenn das Arbeitsverhältnis mit der Eigentümergemeinschaft stark belastet ist.

Die Gründe für eine Abberufung können vielfältig sein:

• Grobe Pflichtverletzungen: Wenn der/die WEG-Verwalter/-in seine/ihre Aufgaben, wie zum Beispiel die Verwaltung von Geldern oder die Organisation von Reparaturen, nicht ordnungsgemäß erfüllt.
• Unfähigkeit zur ordnungsgemäßen Geschäftsführung: Wenn der der/die WEG-Verwalter/-in  durch mangelnde Kommunikation oder organisatorische Fähigkeiten seine/ihre Aufgaben nicht mehr bewältigen kann.
• Verlust des Vertrauens: Wenn das Verhältnis zwischen dem/der Verwalter/-in und der Wohnungseigentümergemeinschaft so gestört ist, dass eine vertrauensvolle Zusammenarbeit nicht mehr möglich ist.

Außerordentliche Eigentümerversammlung ohne die Hausverwaltung

Eine außerordentliche Eigentümerversammlung ohne die Anwesenheit einer Weg-Verwaltung ist zwar eine Ausnahme, jedoch rechtlich zulässig und kann unter bestimmten Umständen notwendig sein. Gründe hierfür können beispielsweise die Abberufung der Hausverwalter/-in, ein unbesetzter Verwalterposten oder eine dringende Angelegenheit sein.

Die Durchführung einer solchen Eigentümerversammlung erfordert eine höhere Eigeninitiative der WEG-Eigentümergemeinschaft und eine klare Regelung der organisatorischen Abläufe. Um eine rechtlich einwandfreie Beschlussfassung zu gewährleisten, ist es ratsam, sich als Eigentümer/-in im Vorfeld eingehend mit den entsprechenden gesetzlichen Bestimmungen zu befassen.

Wie viel kostet eine außerordentliche Wohnungseigentümerversammlung?

Die Kosten für eine außerordentliche Eigentümerversammlung sind von verschiedenen Faktoren abhängig, wie beispielsweise der Größe der Wohnungseigentümergemeinschaft, der Komplexität der Tagesordnung und den vereinbarten Leistungen der WEG-Verwaltung. Eine pauschale Aussage über die Kosten für eine solche WEG-Versammlung können wir nicht treffen. Der Betrag umfasst in der Regel die Vorbereitungsarbeiten, die Durchführung der Versammlung und die Erstellung des Protokolls. Zusätzliche Kosten, wie beispielsweise Mietkosten für einen Versammlungsraum, sind nicht inbegriffen.

Die genauen Kosten finden Sie im Verwaltervertrag. Dieser Vertrag legt nicht nur die allgemeine Vergütung der WEG-Verwaltung fest, sondern enthält auch spezifische Bestimmungen für besondere Leistungen wie die Durchführung von außerordentlichen Eigentümerversammlung. Wir raten Ihnen, den Verwaltervertrag sorgfältig zu lesen, um Überraschungen bei den anfallenden Kosten zu vermeiden.

Weshalb unseriöse Hausverwaltungen eine außerordentliche Eigentümerversammlungen nicht mögen

Selbstredend ist eine außerordentliche Eigentümerversammlung mit einem Mehraufwand verbunden, weshalb manch unseriöser Hausverwaltung eine solche Wohnungseigentümerversammlung natürlich ein Dorn im Auge ist. Das liegt vor allem daran, dass eine außerordentliche Eigentümerversammlung tendenziell unangenehme Themen auftischt, die außerhalb des Tagesgeschäfts liegen. Ist erst einmal ein Beschluss gefasst, muss die Hausverwaltung anschließend reagieren und entsprechend tätig werden, u. a. um Schäden zu reparieren oder reparieren lassen.

Ebenso muss die Hausverwaltung das übliche Protokoll erstellen und die Beschlusssammlung schreiben, was alles einen zusätzlichen Aufwand, der über das normale Maß hinausgeht, darstellt. Ein weiterer Grund: Wenn die Hausverwaltung aufgrund von Pflichtverletzungen abbestellt und gekündigt werden soll, passiert dies ebenfalls im Rahmen einer außerordentlichen WEG-Versammlung. Daher versuchen unseriöse Hausverwalter fast immer, die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung zu vermeiden oder mindestens zu verzögern.

Tipp: Wenn sich Ihre Hausverwaltung regelmäßig weigert, eine außerordentliche Eigentümerversammlung abzuhalten, könnte dies ein Grund dafür sein, die Hausverwaltung zu wechseln. 

Außerordentliche WEG-Versammlung mit Ralph

Als moderne Hausverwaltung bietet Ihnen Ralph mehrere Vorteile im Vergleich zu anderen Hausverwaltungen, vor allem, was die Organisation und Durchführung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung betrifft.

• Professionelle Organisation: Als moderne Hausverwaltung verfügt Ralph über eine professionelle Arbeitsstruktur und Erfahrung in der Organisation von außerordentlichen Eigentümerversammlungen. Dadurch können wir den Ablauf effizient planen und sicherstellen, sodass alle erforderlichen Punkte auf der Tagesordnung angemessen behandelt werden.
• Rechtliche Expertise und Transparenz: Wir kennen die gesetzlichen Bestimmungen und stellen sicher, dass jede Eigentümerversammlung ordnungsgemäß abgehalten wird – ob ordentlich oder außerordentlich. Wir kümmern uns darum, dass alle notwendigen Dokumente bereitgestellt werden, um Ihnen volle Transparenz zu gewähren, damit Sie fundierte Entscheidungen treffen können.
• Effiziente Kommunikation: Eine moderne Hausverwaltung wie Ralph verfügt über effiziente Kommunikationskanäle, um alle Eigentümer/-innen über die anstehende WEG-Versammlung zu informieren und Ihnen die Möglichkeit zu geben, Ihre Anliegen und Fragen vorab zu klären. Die Einladungen zur außerordentlichen Versammlung erfolgen immer fristgerecht.
• Ordnungsgemäße Protokollierung: Wir sorgen für eine ordnungsgemäße Protokollierung während der außerordentlichen Eigentümerversammlung. Dadurch werden alle Beschlüsse und Diskussionen dokumentiert, was für die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Versammlungsergebnisse von großer Bedeutung ist.
• Konfliktmanagement: Als seriöse Hausverwaltung verfügt Ralph über ausreichend Erfahrung im Umgang mit Konflikten innerhalb der Eigentümerschaft. Wir können bei Meinungsverschiedenheiten vermitteln und für eine konstruktive Lösungsfindung sorgen, um das gemeinsame Interesse aller Eigentümer/-innen zu wahren.

Wechseln Sie jetzt zu Ralph

Diese und viele weitere Vorteile helfen Ihnen dabei, dass außerordentliche Eigentümerversammlungen effizient und fair abgehalten werden und dass Ihre Interessen als Eigentümer/-innen angemessen berücksichtigt werden. Sie suchen nach einer neuen Hausverwaltung, möchten Ihre derzeitige Hausverwaltung wechseln und mit uns arbeiten? Dann informieren Sie sich gerne auf unserer Informationsseite Hausverwaltung Kosten über unser Angebot! Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.