5 Tipps für den Ablauf einer Eigentümerversammlung

Leider überraschen viele Hausverwaltungen ihre WEGs mit einem Termin, ohne diesen im Voraus mit den Eigentümern/-innen abzustimmen. Häufig warten sie auch bis zum Ende des Jahres, um die ETV einzuberufen. 

Manche legen den Termin sogar bewusst auf einen letztmöglichen Termin, manchmal sogar im Dezember, um so den Wechsel zu einer neuen Verwaltung zu erschweren. Schließlich bleibt dann nicht mehr viel Zeit und die Eigentümer/-innen haben andere Themen in ihren Kalendern. 

Als Eigentümer/-in sollten Sie allerdings versuchen, an der Eigentümerversammlung teilzunehmen, um von Ihrem Mitspracherecht Gebrauch zu machen. Natürlich kann man nicht immer physisch vor Ort sein, daher ist es empfehlenswert, eine Hausverwaltung zu suchen, die hybride Eigentümerversammlungen anbietet.

Falls die Hausverwaltung gar nicht zu einer ordentlichen Eigentümerversammlung einlädt, ist dies direkt ein triftiger Kündigungsgrund.

Achten Sie vor allem darauf, dass eine Eigentümerversammlung reibungslos, entspannt und informativ abläuft. Dies ist im Interesse aller Parteien, die in einer WEG involviert sind. Und damit es klappt, haben wir die besten 5 Tipps für Sie, wie die Eigentümerversammlung zum Erfolg wird.

Bevollmächtigten senden oder Online-Versammlung

Es gibt für die Eigentümer/-innen keine Anwesenheitspflicht bei der Eigentümerversammlung. In der Tat ist die Teilnahmequote oft sehr gering, insbesondere in großen WEGs, und häufig liegt sie sogar bei weniger als 30 %. Wenn Ihr Objekt allerdings von einer modernen Hausverwaltung verwaltet wird, müssen Sie in der Regel auch nicht physisch anwesend sein, denn einige Hausverwaltungen bieten mittlerweile sogenannte Hybridge Versammlungen an. 

Hybride ETV 

Die hybride ETV (also Versammlung vor Ort und gleichzeitig Videokonferenz) ist eine weitere Möglichkeit, die mit der Änderung des WEG-Gesetzes am 1. Dezember 2020 akzeptiert wird und seit der Corona-Pandemie häufiger gelebt wird. Dies ist besonders dann hilfreich, wenn Sie weit weg von Ihrem Eigentum wohnen oder verhindert sind. 

Im Grunde könnte die gesamte Eigentümerversammlung auch unkompliziert ausschließlich online stattfinden, allerdings verpflichtet die Gesetzgebung derzeit Verwaltungen noch zu einer hybriden Variante. Bei der hybriden Versammlung ist der/die Verwalter/-in verpflichtet, sicherzustellen, dass die Videokonferenz aufgezeichnet werden kann und es sich um eine private und sichere Verbindung handelt. 

Reine Online Versammlung

Eigentümerversammlungen dürfen auch heute bereits ausschließlich online durchgeführt werden, allerdings ist für die reine Online-Versammlung derzeit noch ein einstimmiger Beschluss aller Eigentümer/-innen nötig, denn es soll sichergestellt sein, dass alle Eigentümer/-innen die notwendigen technischen Voraussetzungen für das Online Format haben. Besonders ältere Wohnungsbesitzer verfügen oft nicht über die nötigen Gerätschaften.

Vollmacht

Sollten Sie sich auch nicht zum Termin einwählen können, empfehlen wir, dass Sie einer Person Ihres Vertrauens aus der WEG oder dem/der Verwalter/-in eine Vollmacht auszustellen. Bei Ralph können Sie bequem auch im Voraus der ETV online Ihre Entscheidungen zu den einzelnen Beschlüssen abgeben. In Einzelfällen ist es möglich, dass das Recht der Vollmachtserteilung in Ihrer Teilungserklärung allerdings unterbunden wird. Dies ist allerdings nur sehr selten der Fall.

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Erstellung einer Agenda

Ihre Verwaltung sollte unbedingt im Voraus der eigentlichen Eigentümerversammlung die Agenda zusammengestellt haben und sich bei dem Treffen strikt daran halten. Damit vermeiden Sie, dass einzelne Beschlüsse anfechtbar werden, wichtige Punkte in Vergessenheit geraten oder die Versammlung zu lange dauert. Jeder/jede Eigentümer/-in hat das Recht, einen Tagesordnungspunkt vorzuschlagen. Natürlich sollte die Hausverwaltung vor allem die Punkte auf die Tagesordnung setzen, die wichtig für die WEG sind.

Es ist zudem sinnvoll, dass der/die Verwalter/-in bereits die Diskussion zu den einzelnen Beschlüssen leitet und die erzielten Ergebnisse direkt im Protokoll festhält, sodass dieses noch am selben Tag der ETV versandt werden kann. Hier müssen lediglich die Ergebnisse der Diskussionen und Abstimmungen festgehalten werden, nicht der komplette Verlauf.

Halten Sie die Eigentümerversammlung stets privat

Manche WEG-Verwalter/-innen laden zu einer Eigentümerversammlung in einer Gaststätte ein, in der öffentlicher Publikumsverkehr herrscht. Dies sollten Sie unbedingt vermeiden. Eine Eigentümerversammlung muss übersichtlich sein, sodass nur die Eigentümer/-innen oder deren Bevollmächtigte teilnehmen. 

In manchen Fällen, besonders bei kleineren WEGs, werden Versammlungen noch an öffentlich zugänglichen Orten durchgeführt. Die Beschlüsse sind deshalb nicht unbedingt ungültig. Allerdings können sie durch diesen Umstand ggf. juristisch angefochten werden. 

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Zeichnen Sie die Versammlung ggf. auf

Heute sind die technischen Möglichkeiten so weit fortgeschritten, dass es kein Problem mehr ist, die Eigentümerversammlung aufzuzeichnen. Dies bewahrt den/die Verwalter/-in vom Mitschreiben während des eigentlichen Treffens. Allerdings heißt das nicht, dass man sich dadurch das Verfassen des Protokolls erspart. Es muss zusätzlich eine lesbare Version des Protokolls vorhanden sein, das alle Beschlüsse und deren Abstimmungsergebnisse klar darstellt und spätestens drei Wochen nach der Versammlung an die Eigentümer/-innen versandt wird. Mit modernen Tools sollten Sie das Protokoll direkt nach der Versammlung erhalten.

Eine Ton- oder Videoaufzeichnung kann bei einer Klärung helfen, wenn es um Anfechtungen bestimmter Beschlüsse im Nachhinein geht. Achten Sie jedoch darauf, dass die Teilnehmer/-innen vorab über die Aufzeichnung informiert werden, und damit einverstanden sind. 

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Stellen Sie sicher, dass Sie alle gesetzlichen Punkte beachten

Besonders bei Wohnungseigentümergemeinschaften, die sich selbst verwalten möchten, können schnell Fehler unterlaufen, die dann dazu führen, dass Beschlüsse anfechtbar sind und Sie als Beiratsmitglied ggf. haften. Wir empfehlen daher unbedingt die professionelle Unterstützung einer Verwaltung, sofern Sie eine WEG mit mehr als drei Parteien sind und/oder sich nicht schon seit mehreren Jahren gut kennen und vertrauen, oder einfach keine Zeit haben sich mit der Organisation der ETV und der gesamten Buchhaltung und Organisation der Versorger/-innen und Partner/-innen zu beschäftigen.

Ralph ist eine moderne Hausverwaltung aus Berlin für Berlin, die die internen Prozesse hauptsächlich digital organisiert hat und dadurch mehr Zeit für die eigentliche Kundenbetreuung hat und häufiger vor Ort sein kann. Wir verbinden moderne Technologie mit langjähriger Erfahrung und Expertise. Melden Sie sich gern jederzeit für ein kostenloses Angebot bei uns, wir verfolgen 100 % aller Anfragen stets persönlich.